Что такое командировочные
Коротко
Командировочные — это выплаты работнику за служебную поездку: сохранённый средний заработок за рабочие дни командировки, суточные и возмещение расходов на проезд, жильё и другие затраты, которые работодатель согласовал. Служебной командировкой считают поездку по распоряжению работодателя в другую местность для выполнения служебного поручения.
Что входит в командировочные
Закон обязывает работодателя возместить работнику расходы на проезд, наём жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места, — суточные, — а также иные расходы, которые работник произвёл с разрешения или ведома работодателя (статья 168 Трудового кодекса).
Помимо возмещения, за рабочие дни командировки по графику работника сохраняется средний заработок (статьи 167 и 139 Трудового кодекса). Поэтому «командировочные» — это не одна выплата, а несколько: средний заработок, суточные и компенсация подтверждённых расходов.
Порядок направления в служебные командировки в 2026 году регулирует Положение, утверждённое постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Конкретные правила возмещения работодатель закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (часть 2 статьи 168 Трудового кодекса).
Что такое командировочные расходы
- Проезд: билеты, услуги по их оформлению, постельное бельё в поездах, проезд до вокзала или аэропорта, если они вне населённого пункта работы.
- Наём жилья: гостиница, апартаменты и другие подтверждённые документами расходы на проживание.
- Суточные — дополнительные расходы на проживание вне дома. Для коммерческих организаций закон не устанавливает ни минимума, ни максимума: размер определяет работодатель своим локальным актом.
- Иные расходы, которые работник произвёл с разрешения или ведома работодателя: служебная связь, интернет, визы, обмен валюты и подобное.
Что такое командировочные выплаты и командировочные деньги
Командировочные выплаты складываются из двух частей. Первая — средний заработок за рабочие дни поездки по графику сотрудника. Вторая — суточные за каждый календарный день командировки, включая выходные и праздники, а также дни в пути.
Командировочные деньги работник получает до поездки или в ходе неё: работодатель выдаёт аванс на проезд, жильё и суточные, а после возвращения возмещает подтверждённые перерасходы. Из среднего заработка удерживают НДФЛ, а сверхлимитные суточные облагают налогом и взносами.
Средний заработок считают по правилам статьи 139 Трудового кодекса и Положения, утверждённого постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. В заработок входят оклад, надбавки, доплаты и трудовые премии; отпускные, больничные и прежние командировочные в базу не входят, как и дни этих периодов.
Что такое командировочные и суточные: чем отличаются
Суточные — часть командировочных, а не отдельная выплата. Их платят за каждый день поездки, и тратить их работник может по своему усмотрению: обычно на питание. Отчёта за суточные не требуют, в отличие от расходов на проезд и жильё, которые подтверждают документами.
Если работник каждый день возвращается домой из командировки, суточные, по разъяснениям Минтруда, не выплачивают: условия поездки не связаны с проживанием вне постоянного места. Исключение — загранкомандировки, где платят половину установленной нормы.
Командировка и налоги
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 ₽ за день по России и 2 500 ₽ за день за границей (пункт 1 статьи 217 и статья 422 Налогового кодекса). Суммы сверх лимита облагают НДФЛ и взносами по общим правилам.
Расходы на проезд и проживание, подтверждённые документами, НДФЛ не облагаются. С 2026 года в перечень необлагаемых командировочных расходов вошло оформление ДМС для загранкомандировок.
У работодателя командировочные расходы уменьшают налог на прибыль или налог при УСН «доходы минус расходы» при документальном подтверждении и экономической обоснованности. Для отдельных регионов действует повышенный необлагаемый лимит суточных — 8 480 ₽ в день при поездках на восстановление инфраструктуры ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.
Частые вопросы
Кому положены командировочные?
Штатному работнику, направленному в служебную поездку распоряжением работодателя. Те же гарантии распространяются на дистанционных сотрудников: их рабочее место — населённый пункт, где они фактически работают, поэтому поездка в головной офис в другом городе по решению работодателя считается командировкой.
Можно ли отказаться от командировки?
Отказаться от командировки можно, если она запрещена (беременные — ч. 1 ст. 259 ТК; работники до 18 лет — ст. 268 ТК с предусмотренными законом исключениями; при медицинских противопоказаниях), либо если требуется письменное согласие работника и он его не дал (женщины с детьми до 3 лет, матери и отцы, воспитывающие без супруга детей до 14 лет, опекуны таких детей, работники с детьми-инвалидами, работники, ухаживающие за больными по медицинскому заключению, — ч. 2 ст. 259, ст. 264 ТК). Все остальные отказаться не вправе — это нарушение трудовой дисциплины (ст. 192 ТК).
Как считают средний заработок за командировку?
Берут выплаты за труд за 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки, делят на фактически отработанные дни и умножают на рабочие дни командировки по графику сотрудника. Отпускные, больничные и дни прошлых командировок из расчёта исключают.
Платят ли суточные за выходные в командировке?
Да, суточные платят за каждый календарный день поездки, включая выходные и праздники, а также дни в пути. Средний заработок сохраняется только за рабочие дни по графику.
Облагаются ли командировочные НДФЛ?
Средний заработок за дни командировки — обычный доход, с него удерживают НДФЛ. Суточные в пределах 700 ₽ по России и 2 500 ₽ за границей, а также подтверждённые расходы на проезд и жильё НДФЛ не облагаются. Сверхлимитные суточные облагают налогом и страховыми взносами.
Можно ли установить суточные больше лимита?
Да, для коммерческих организаций закон не ограничивает размер суточных: его определяет работодатель в коллективном договоре или локальном акте. Но сумма сверх 700 ₽ по России и 2 500 ₽ за границей облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Когда командировочные нужно считать регулярно
Чтобы расчёт командировочных не отнимал часы у бухгалтера
Если сотрудники ездят часто, расчёт среднего заработка и суточных по каждому выезду повторяется из месяца в месяц и легко ошибиться с исключаемыми днями и лимитами.
Я внедряю ИИ в рутинные процессы компании, в том числе в бухгалтерии: нахожу повторяющиеся операции, подключаю программы к вашей учётной системе и показываю, сколько часов освободилось.