Что такое актуализация персональных данных
Коротко
Актуализация персональных данных — это приведение сведений о человеке в соответствие с тем, что есть на самом деле сейчас: новая фамилия после брака, новый паспорт, другой адрес или телефон. Оператор вносит изменения, когда сведения стали неполными, неточными или неактуальными, и делает это в срок, установленный законом о персональных данных.
Чем актуализация отличается от исправления и удаления
Три действия стоят рядом в законе о персональных данных, но решают разные задачи. Актуализация обновляет сведения, которые устарели: человек сменил фамилию, получил новый паспорт, переехал. Исправление касается неточности: в базе записан неверный номер или перепутаны буквы в имени. Удаление нужно, когда данные получены незаконно или больше не нужны для заявленной цели обработки.
На практике граница проходит по вопросу человека. Если он говорит «эти сведения обо мне устарели, вот подтверждение» — это актуализация. Если «здесь ошибка, вот как правильно» — исправление. Оператору важно и то и другое отработать в срок и подтвердить результат.
Что обязан сделать оператор
Закон обязывает оператора сообщить человеку или его представителю, есть ли у него персональные данные этого человека, и дать возможность с ними ознакомиться. Информацию оператор сообщает и возможность ознакомиться предоставляет при обращении либо в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения запроса. Мотивированный отказ тоже даётся в течение 10 рабочих дней. Это право человека на доступ, и с него начинается любая актуализация: сначала человек видит, что о нём записано.
Дальше работает срок на изменения. Если человек представил сведения, подтверждающие, что его персональные данные неполные, неточные или неактуальные, оператор обязан внести необходимые изменения в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления таких сведений. Тот же семидневный срок дан на уничтожение данных, которые получены незаконно или не нужны для заявленной цели.
После изменений оператор уведомляет человека или его представителя о внесённых изменениях и принятых мерах и принимает разумные меры, чтобы уведомить третьих лиц, которым эти данные передавались. Без этого шага актуализация остаётся недоделанной: сведения исправлены в одном месте, а у получателей живёт старая версия.
Какие сведения чаще всего устаревают
- Фамилия и имя: смена после брака или его расторжения, перемена имени.
- Паспортные данные: замена документа по возрасту или при утере.
- Адрес регистрации и адрес для связи.
- Телефон и адрес электронной почты: человек сменил номер, а рассылки и звонки идут на старый.
- Сведения о работе: должность, подразделение, стаж — в кадровом учёте и отчётности.
- Банковские реквизиты для выплат: новый счёт вместо закрытого.
Как оператору выстроить работу с обращениями
Нужен один порядок, по которому любое обращение человека о его данных попадает в журнал с датой получения. От даты получения запроса считают 10 рабочих дней на ответ о наличии данных и ознакомление; от представления подтверждающих сведений — 7 рабочих дней на изменения или уничтожение в случаях, предусмотренных законом. Неточные данные при обращении или запросе блокируют с этого момента на период проверки, если блокирование не нарушает права и законные интересы субъекта или третьих лиц. Журнал показывает, что оператор уложился в срок, и помогает, если человек обратится повторно или пожалуется в Роскомнадзор.
Второй шаг — определить, кто в компании ведёт каждую систему с персональными данными: кадры, бухгалтерия, CRM, сайт, служба доставки. Изменение должно дойти до всех, где записан человек, а не только до той базы, из которой пришёл запрос. Третье — хранить подтверждение, что третьи лица, получавшие данные, уведомлены об изменениях.
Если человек просит удалить данные, а закон требует их хранить — например, документы для налогового учёта, — оператор отказывает в удалении в этой части и объясняет причину. Актуализация при этом не отменяется: устаревшие сведения всё равно приводят в порядок.
Частые вопросы
В какой срок оператор обязан исправить устаревшие персональные данные?
В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня, когда человек или его представитель представил сведения, подтверждающие, что данные неполные, неточные или неактуальные. Отсчёт идёт от даты получения подтверждающих документов, а не от даты устного обращения.
Что считается подтверждением, что данные устарели?
Документ, из которого видно новое состояние сведений: новый паспорт, свидетельство о перемене имени или о браке, справка о регистрации, договор с новым номером телефона. Оператор сверяет документ с тем, что записано у него, и вносит изменения.
Обязан ли оператор отвечать, какие данные о человеке у него есть?
Да. Возможность ознакомиться оператор предоставляет при обращении либо в срок не более 10 рабочих дней с даты получения запроса; отказ — мотивированный, письменный, тоже в течение 10 рабочих дней.
Надо ли сообщать тем, кому данные передавали, что они изменились?
Да. После внесения изменений оператор уведомляет человека о принятых мерах и принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого человека передавались. Это прямое требование закона, а не добрая воля.
Чем актуализация отличается от уничтожения данных?
Актуализация меняет сведения на верные, а уничтожение прекращает их обработку. Уничтожение применяют, когда данные незаконно получены или не нужны для заявленной цели; на это тоже дано семь рабочих дней со дня представления подтверждающих сведений.
Что делать, если оператор не отвечает на обращение?
Обращение стоит направить письменно с подтверждением получения и приложить копии документов. Если ответа нет или он не устроил, человек вправе обратиться в Роскомнадзор — он рассматривает жалобы на обработку персональных данных — либо в суд. Для этого нужны дата обращения и доказательства, что документы переданы.
Когда данные сотрудников и клиентов лежат в CRM, 1С и таблицах
Чтобы изменения доходили до всех систем, а не до одной
Устаревшие сведения о человеке почти всегда живут в нескольких местах сразу: в кадровом учёте, в CRM, в рассылке, в базе подрядчика. Исправить одну запись мало — старая версия остаётся у получателей и всплывает через месяцы.
Я собираю цифры и данные бизнеса в одну систему: видно, где какие сведения о клиентах и сотрудниках хранятся, откуда они приходят и куда расходятся. С такой картой изменение доходит до всех мест, а не до одного.