Проведение денежных расчётов с покупателями

Коротко

Проведение денежных расчётов с покупателями — это путь денег от покупателя до вашего счёта или кассы и дальше до конкретной сделки: кто заплатил, за что, каким способом и что после этого компания должна покупателю. Способ оплаты задаёт свои правила: наличные упираются в лимит 100 000 ₽ по одному договору, карта требует кассы, перевод по реквизитам — сверки с заявкой, а оплата по счёту — контроля, что деньги пришли именно за тот заказ.

Из чего состоит расчёт с покупателем

Расчёт — не одна операция, а цепочка: покупатель выбрал товар или услугу, получил счёт или ссылку на оплату, заплатил, деньги пришли, а компания закрыла обязательство отгрузкой, актом или чеком. Разрыв в любом звене даёт одно и то же: деньги на счёте есть, а к какой сделке они относятся, никто не знает.

Поэтому расчёт начинают не с кассы, а с заявки. В заявке фиксируют покупателя, предмет, сумму, способ оплаты и срок. Дальше оплата приходит уже с привязкой к этой заявке, и бухгалтерия видит, что закрывать. Если заявки нет, оплату всё равно принимают, но связывать её со сделкой приходится вручную, а часть денег так и остаётся неопознанной.

Способы, которыми покупатель платит

Наличные в кассу или курьеру: обычно покупателю выдают кассовый чек, кроме случаев освобождения от применения ККТ по закону. Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены 100 000 ₽ по одному договору, включая расчёты после окончания его действия (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Карта и оплата по ссылке: деньги приходят через эквайринг, покупателю выдаётся чек, а в выписке банка операция видна отдельной строкой.
Безналичный перевод по реквизитам счёта: покупатель платит сам, и в назначении платежа важно увидеть номер счёта или договора, иначе платёж придётся искать вручную.
Оплата по счёту от компании: счёт выставляют на конкретную сумму и срок, а поступление сверяют с выставленным счётом.
Частичная оплата и аванс: покупатель платит часть суммы заранее, и это отдельное обязательство компании перед ним.

Наличные и лимит

Наличные расчёты между организациями и предпринимателями ограничены 100 000 ₽ по одному договору. Лимит считают по договору, а не по одной оплате: несколько платежей по тому же договору складываются, и после его окончания ограничение продолжает действовать. Безналичные платежи в этот лимит не входят, поэтому крупную сделку удобнее вести переводом.

Если покупатель — обычный человек, лимит к нему не применяется. Но при наличной оплате обычно требуется кассовый чек; для отдельных видов деятельности закон разрешает расчёты без ККТ, и расчёт без чека создаёт риск не только для покупателя, но и для компании.

Безналичный перевод и оплата по счёту

При переводе по реквизитам компания не видит покупателя в момент оплаты: деньги приходят на счёт, и опознать их можно только по назначению платежа. Поэтому в счёте заранее пишут, что указать в назначении: номер счёта, номер договора или номер заявки. Тогда поступление находит свою сделку без ручного поиска.

Оплата по счёту удобна тем, что счёт фиксирует сумму и предмет. Но счёт — не обязательство покупателя заплатить: он может оплатить позже, частично или не оплатить вовсе. Сверка поступлений с выставленными счетами показывает, какие счёта закрыты, какие висят и по каким покупатель пропал.

Аванс, частичная оплата и отгрузка

Когда покупатель платит вперёд, у компании появляется обязательство: отгрузить товар, выполнить работу или вернуть деньги. Это обязательство нужно видеть отдельно от выручки, иначе кажется, что денег стало больше, хотя часть их ещё не заработана.

Частичная оплата требует правила: что компания делает, если пришла половина суммы. Отгружает половину, ждёт остаток или возвращает деньги. Если правила нет, менеджер решает каждый раз заново, и покупатели получают разный ответ на один и тот же вопрос.

Частые вопросы

Можно ли принять от компании больше 100 000 ₽ наличными?

По одному договору — нет. Наличные расчёты между организациями и ИП ограничены 100 000 ₽ по одному договору, включая расчёты после окончания его действия (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Сумму сверх лимита принимают безналичным переводом.

Обязателен ли чек, если покупатель — компания и платит наличными?

При расчёте наличными чек обычно обязателен, кроме случаев освобождения от ККТ по статье 2 Закона № 54-ФЗ. При безналичной оплате между организациями и ИП без предъявления электронного средства платежа касса не применяется (пункт 9 статьи 2 Закона № 54-ФЗ), а при оплате картой или через платёжную ссылку чек выдаётся.

Что делать, если покупатель не указал номер счёта в назначении платежа?

Платёж всё равно приходит на счёт, и его нужно опознать: по сумме, дате и покупателю. Чтобы этого не случалось, в счёте заранее пишут, что указать в назначении, а поступления сверяют с выставленными счетами каждый день.

Чем аванс отличается от оплаты по факту?

При авансе компания сначала получает деньги и остаётся должна покупателю отгрузку или работу. При оплате по факту деньги приходят за уже переданный товар или выполненную работу. В отчётности эти два случая нужно видеть раздельно, иначе выручка и деньги смешиваются.

Кто отвечает за то, что оплата нашла свою сделку?

Тот, кто выставляет счёт и принимает оплату. Если счёт выставляет менеджер, он же следит, чтобы покупатель указал номер, а поступление сверяется с заявкой в тот же день. Бухгалтерия видит только то, что дошло до неё.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Деньги должны находить свою сделку

Соберу цифры, по которым видно, откуда пришли деньги и куда ушли

Оплата без привязки к заявке — это потерянный след: непонятно, какой канал принёс покупателя и какая сделка закрыта. Я связываю рекламу, сайт, звонки, мессенджеры и CRM так, чтобы у каждой продажи был источник, а у каждой кампании — цена продажи.

Это для собственников, которые платят за рекламу в нескольких каналах и хотят видеть, что усилить, а что отключить. Вы получаете отчёт, который обновляется сам каждый день, и понимание, куда вложить следующий рубль.

Читать об услуге «Сквозная аналитика»