Принята на должность бухгалтера в трудовой книжке

Коротко

Запись о приёме на должность бухгалтера в трудовую книжку вносят по точному наименованию должности из трудового договора и штатного расписания. В графе 3 указывают структурное подразделение, если оно есть в договоре, а затем фразу «Принята на должность бухгалтера» или «Принят на должность бухгалтера» — в зависимости от рода работника. В графе 4 повторяют дату и номер приказа о приёме на работу.

Что должно быть в записи о приёме

Запись о приёме на работу — первая запись в трудовой книжке нового сотрудника. Она состоит из четырёх граф: дата, сведения о приёме, наименование должности и основание — приказ. В графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма, в графе 3 — формулировку о приёме, в графе 4 — дату и номер приказа или иного решения работодателя.

Формулировка должна совпадать с трудовым договором. Если в договоре написано «бухгалтер», нельзя записать «главный бухгалтер» или «бухгалтер по расчётам». Если в договоре указано структурное подразделение, его тоже вносят в графу 3 перед наименованием должности.

Порядок внесения записи

Издать приказ о приёме на работу. В приказе указать должность точно как в трудовом договоре.
Внести запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней со дня оформления приказа или иного решения работодателя о приёме.
В графе 3 написать: «Принята на должность бухгалтера» или «Принят на должность бухгалтера» — в зависимости от пола работника.
В графе 4 указать дату и номер приказа о приёме.
Ознакомить работника с записью под подпись в личной карточке (форма Т-2) или в книге учёта движения трудовых книжек.

Как указать должность и подразделение

Наименование должности пишут так, как оно записано в трудовом договоре и штатном расписании. Если в договоре есть структурное подразделение, его указывают в графе 3 перед должностью: «Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера». Если подразделения в договоре нет, писать его в трудовой книжке не нужно.

Сокращать наименование должности нельзя, если сокращение не предусмотрено штатным расписанием. Например, «бухгалтер» нельзя заменить на «бух.». Если в организации есть несколько бухгалтеров с разными участками, в договоре и в трудовой книжке указывают полное наименование: «бухгалтер по расчёту заработной платы», «бухгалтер материальной группы».

Частые варианты формулировок

	Правильно	Неправильно
Женщина, должность «бухгалтер»	Принята на должность бухгалтера	Принят на должность бухгалтера (если работник — женщина)
Мужчина, должность «бухгалтер»	Принят на должность бухгалтера	Принята на должность бухгалтера (если работник — мужчина)
С подразделением	Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера	Принята бухгалтером в бухгалтерию (если в договоре указано подразделение)
Должность с уточнением	Принята на должность бухгалтера по расчётам	Принята на должность бухгалтера (если в договоре уточнение есть)

Как исправить ошибку в записи

Если запись внесена неверно, её исправляют по правилам, установленным для трудовых книжек. Неверную запись не зачёркивают — рядом вносят новую запись с правильной формулировкой. В графе 3 пишут: «Запись за № __ недействительна», затем вносят правильную запись. В графе 4 повторяют дату и номер приказа, на основании которого внесена неверная запись, либо указывают реквизиты нового решения, если исправлен сам приказ.

Исправления в трудовой книжке заверяют подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации, если печать есть. Работника знакомят с исправлением под подпись.

Частые вопросы

Нужно ли писать «принята» или «принят»?

Да, окончание зависит от пола работника. Для женщины — «принята», для мужчины — «принят». Это правило русского языка, и его придерживаются при внесении записей в трудовую книжку.

Можно ли указать в трудовой книжке только «бухгалтер», без слов «на должность»?

Можно, если такая формулировка прямо следует из трудового договора. Но чаще пишут «Принята на должность бухгалтера» — это точнее отражает кадровое решение.

Что делать, если в приказе должность указана иначе, чем в трудовом договоре?

Запись в трудовую книжку вносят по трудовому договору. Если приказ расходится с договором, нужно привести приказ в соответствие с договором до внесения записи.

Нужно ли вносить запись о приёме, если работник — внешний совместитель?

По желанию работника запись о работе по совместительству вносят по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Если работник не просил, запись не вносят.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые документы должны работать на бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока бухгалтер вносит записи в трудовые книжки, готовит отчёты и отвечает на одни и те же вопросы, время уходит на повторяющиеся операции. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»