При обнаружении недостачи или брака в товаре составляется односторонний акт

Коротко

Односторонний акт — документ о недостаче или браке, который получатель составляет сам, когда вторая сторона на приёмку не пришла или отказалась подписывать бумаги. Приёмку он не отменяет: товар пересчитывают и осматривают, а в акте фиксируют, что поставщика или перевозчика пригласили и он не явился.

Когда акт становится односторонним

Сначала товар принимают по количеству и качеству. Если выявлена недостача или брак, получатель вызывает представителя поставщика или перевозчика и фиксирует расхождение. Акт становится односторонним в двух случаях: представитель на приёмку не пришёл в назначенное время или пришёл и отказался подписывать документ.

Отказ от подписи не делает акт недействительным, но подписывать его в одиночку без следов вызова второй стороны бессмысленно: в споре такой документ легко назвать составленным задним числом. Поэтому к акту прикладывают доказательства вызова и приёмки.

Что сделать до составления акта

Принять товар в срок, который задаёт договор поставки или перевозки, и остановить дальнейшую приёмку до вызова второй стороны, если договор это позволяет.
Направить поставщику или перевозчику письменное уведомление о выявленной недостаче или браке и о времени и месте совместной приёмки; сохранить подтверждение отправки и доставки.
Проверить товар в присутствии незаинтересованных лиц, если представитель не явился: привлечь сотрудников компании или сторонних специалистов.
Сфотографировать упаковку, пломбы, маркировку, сам товар и дефекты, сохранить транспортные документы с отметками о состоянии груза.
Составить акт в день приёмки, подписать у участников приёмки, при отказе — сделать в акте отметку об отказе и указать причину.

Что указать в акте

Акт должен отвечать на три вопроса: что за товар, в чём расхождение и кто это зафиксировал. Пишут дату и место составления, реквизиты договора и товарной накладной или транспортной накладной, наименование и количество товара по документу и фактически, описание недостачи или дефектов.

Обязательная часть — сведения о вызове второй стороны: когда и как её уведомили, кто должен был прийти и почему акт составлен без неё. Подписывают акт участники приёмки с расшифровкой должностей и фамилий; если представитель поставщика или перевозчика отказался, об этом делают отдельную запись.

По качеству отдельно описывают, как проверяли товар: осмотр, вскрытие упаковки, проверка маркировки, при необходимости — заключение специалиста. Выводы «товар бракованный» без описания дефекта в споре не помогают.

Частые вопросы

Можно ли составить акт без вызова поставщика?

Тогда в споре придётся доказывать, что вызвать его было невозможно или что вторая сторона уклонялась. Надёжнее отправить уведомление и сохранить подтверждение: без него односторонний акт легко оспорить.

Что делать, если представитель пришёл, но подписывать отказался?

Составить акт, внести в него запись об отказе с указанием фамилии и должности представителя и подписать документ участниками приёмки. Отказ фиксируют в самом акте, отдельный протокол не нужен.

Нужно ли привлекать независимого эксперта?

Закон этого не требует. Экспертиза нужна, когда спор о качестве идёт дальше переписки: заключение специалиста подтверждает, что дефект возник до передачи товара, а не при хранении у получателя.

Можно ли исправить акт после подписания?

Исправления вносят только с оговоркой: зачёркивают неверную запись, пишут верную, заверяют подписями участников приёмки и датой. Новый акт «взамен прежнего» без объяснения причин вызывает вопросы у суда.

Что приложить к акту для суда?

Уведомление о вызове с подтверждением отправки, транспортные и товарные документы с отметками, фотографии, заключение эксперта при его наличии, переписку с поставщиком о недостаче или браке.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы приёмки не должны зависеть от чужой подписи

Соберу ИИ-агента, который готовит акты и сверяет документы

Приёмка товара тонет в бумагах: накладные, уведомления, акты, переписка с поставщиком. Я собираю ИИ-агента под одну задачу — например, сверять документы поставки и готовить черновик акта о расхождении по вашим шаблонам.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне ваших настоящих случаев, прежде чем он начнёт работать. Это для компаний, где приёмка и сверка документов повторяются каждый день.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»