Основы кадровой работы: что входит и с чего начать

Кадровую работу удобно делить на четыре части. Учёт: приём, переводы, увольнения, отпуска, больничные, личные карточки, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Оформление решений: приказы, трудовые договоры, дополнительные соглашения, локальные акты. Обязательный учёт перед государством: воинский учёт, отчётность в Социальный фонд, документы по охране труда. И работа с людьми: подбор, адаптация, оценка, обучение.

В небольшой компании все четыре части часто висят на одном человеке — секретаре, бухгалтере или самом собственнике. Это законно, если у него есть нужные знания и обязанности записаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Приём оформляют трудовым договором. Приказ работодатель издаёт по своему решению — статья 68 ТК больше не требует знакомить с ним работника в трёхдневный срок. Достаточно подписи на договоре и записи в трудовой книжке или сведений о трудовой деятельности.

Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения ведут по статье 66.1 ТК. Срок предупреждения об увольнении по собственному желанию начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление, и по общему правилу составляет две недели.

Сверхурочная работа с 01.09.2026 ограничена четырьмя часами в день и 120 часами в год; коллективным договором или отраслевым соглашением годовой предел можно поднять до 240 часов. Первые два часа сверхурочной работы оплачивают минимум в полуторном размере, последующие — в двойном, а начиная со 121-го часа за год каждый час — минимум вдвойне.

Отпускные считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540: средний дневной заработок — заработок за 12 календарных месяцев, делённый на 12 и на 29,3, если месяц отработан полностью. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска, а за просрочку положена компенсация не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день.

Больничный за 2026 год считают по доходу 2024 и 2025 годов, делённому на 730. Доход каждого года ограничен предельной базой: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год. Процент зависит от страхового стажа: 60 % при стаже от полугода до пяти лет, 80 % — от пяти до восьми, 100 % — от восьми лет.

С 2026 года единый тариф взносов — 30 % в пределах базы 2 979 000 ₽ и 15,1 % сверх неё. Для МСП с основным видом деятельности из перечня Правительства при соблюдении условий, включая долю профильных доходов не менее 70 %, тариф на часть месячной выплаты работнику свыше 1,5 МРОТ составляет 15 %. Для отвечающих условиям МСП из перечня обрабатывающих отраслей он составляет 7,6 %. На часть выплаты до 1,5 МРОТ применяют общий тариф с учётом предельной базы. Взносы на травматизм — от 0,2 % до 8,5 % по классу риска, отдельным платежом в Социальный фонд.

Воинский учёт ведут все организации, у которых есть военнообязанные работники. Призывников и военнообязанных учитывают по форме № 10, а о приёме и увольнении сообщают в военкомат в установленные сроки.

По охране труда работодатель проводит инструктажи: повторный — не реже раза в шесть месяцев, а с 31.08.2026 для впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности — не реже раза в три месяца в течение первого года. Стажировка на рабочем месте длится не менее двух смен. Обучение по охране труда руководители и специалисты проходят по программам А и Б, а работы повышенной опасности требуют программы В.

Если в компании больше 50 работников и есть производственная деятельность, создают службу охраны труда или вводят должность специалиста.

Сначала определяют ответственного и закрепляют обязанности документом. Затем собирают то, что обязательно по закону: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры, приказы, личные карточки, график отпусков, документы по охране труда и воинскому учёту.

Дальше проверяют, что записи в трудовых книжках и сведения о трудовой деятельности совпадают с приказами, а сроки хранения соблюдаются: данные бухгалтерского и налогового учёта и документы для расчёта налогов хранят пять лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок.

Кадровые документы проверяет Государственная инспекция труда, а за грубые нарушения правил работы с персональными данными отвечает Роскомнадзор. Порядок проверок и штрафы стоит смотреть в Трудовом кодексе и Кодексе об административных правонарушениях на дату проверки.