Основные функции деловых коммуникаций
Коротко
Функции деловых коммуникаций — это задачи, которые решает общение внутри компании и с внешним миром: довести цель, обменяться информацией, договориться о совместных действиях, проконтролировать исполнение, дать оценку. В учебной литературе набор функций описывают по-разному: через целевое ядро, обмен информацией и воздействие либо через инструментальную, интегративную, трансляционную функции, самовыражение, социальный контроль и социализацию. Для собственника это не спор о терминах, а список того, что в компании должно работать.
Что значит эта формулировка
Деловое общение — взаимодействие, в котором стороны обмениваются информацией, опытом и действиями ради конкретного результата: решённой задачи, заключённой сделки, принятого решения. Функции деловых коммуникаций — это роли, которые такое общение выполняет в этом процессе.
Один и тот же разговор несёт несколько функций сразу. Руководитель на планёрке ставит задачу (целевая функция), объясняет, как её выполнять (трансляционная), слышит возражения и корректирует курс (обратная связь), а по итогу оценивает результат (оценочная). Разрывать эти роли бессмысленно: задача без объяснения не выполняется, объяснение без обратной связи превращается в монолог.
Основные функции делового общения
- Предметно-целевая — ядро общения: пока у сторон есть общий интерес, коммуникация идёт; после достижения цели отношения либо закрываются, либо переходят в неформальные.
- Коммуникативная — обмен информацией, передача интеллектуального и эмоционального содержания.
- Волюнтативная — поиск средств воздействия, чтобы привести партнёра к поставленной цели.
- Инструментальная — общение как механизм управления: получить и передать сведения, нужные для действия или решения.
- Интегративная — объединить людей для общей работы: решить задачу, собрать идеи, выработать договор.
- Трансляционная — передать способы работы, оценки, мнения и суждения от того, кто знает, тому, кто будет делать.
- Функция социального контроля — задать рамки поведения и речи участников, в том числе когда речь о коммерческой тайне.
- Функция самовыражения — показать свой интеллектуальный и психологический потенциал, самоутвердиться в деловой среде.
- Функция социализации — привить культуру делового общения и деловой этикет.
- Экспрессивная — выразить и понять эмоциональное состояние друг друга, чаще через невербальные средства.
Три стороны, через которые эти функции работают
Информационная сторона отвечает за содержание: стороны не только обмениваются готовыми сведениями, но и вместе формируют новое знание, генерируют идеи и принимают управленческие решения. Чтобы обмен был полезным, информация должна быть актуальной, своевременной, понятной, релевантной и поданной в удобном для получателя объёме и форме.
Интерактивная сторона — само взаимодействие при достижении общих целей. Здесь работает обратная связь: по реакции собеседника видно, дошла ли мысль, и стратегию можно поправить на ходу. Позитивная оценочная обратная связь поддерживает позицию партнёра и сложившиеся отношения, негативная служит сигналом менять тему, формулировки или подход.
Перцептивная сторона — то, как участники воспринимают друг друга. С ней связаны стили поведения в конфликте: приспособление и уступчивость, уклонение, конкуренция и соперничество, сотрудничество, компромисс. Выбор стиля зависит от двух вещей: насколько сторона реализует собственные интересы и насколько учитывает интересы другой. Выход из конфликта лежит через открытое сотрудничество, обмен мнениями и компромисс.
Функции в управленческом общении
| Функция | Что делает руководитель | Что ломается без неё |
|---|---|---|
| Получение информации | Собирает сведения для целей, задач и решений | Решения принимаются вслепую |
| Выдача распорядительной информации | Ставит приказы, указания, рекомендации, мотивирует | Задача есть, исполнителя нет |
| Получение обратной связи | Узнаёт о ходе исполнения и о климате в коллективе | Проблема всплывает, когда срок вышел |
| Выдача оценочной информации | Оценивает итоги, поощряет и наказывает | Люди не понимают, что считается хорошей работой |
Как это выглядит в бизнесе
Деловые коммуникации устанавливают и развивают отношения сотрудничества между коллегами, руководителями и подчинёнными, партнёрами и конкурентами, участниками профессионального сообщества. Функция интеграции здесь видна прямо: без налаженного общения совместная работа распадается на отдельные задачи, которые никто не сводит вместе.
Практический признак, что функции работают: сотрудник может пересказать задачу своими словами и назвать срок, а руководитель знает, где задача застряла, не дожидаясь отчёта. Если разговор заканчивается словами «вроде понял», не сработали сразу две функции — трансляционная и контрольная.
Интернационализация делового общения не отменяет его отличительных черт: официальность и соблюдение дистанции между партнёрами — психологической, иерархической, субординарной — остаются в силе и при работе с зарубежными контрагентами.
Частые вопросы
Чем функции деловых коммуникаций отличаются от функций делового общения?
Ничем по сути. Это два названия одного набора задач: обмен информацией, постановка и достижение цели, воздействие на партнёра, контроль и оценка. Разные учебники перечисляют их с разной степенью подробности.
Сколько всего функций?
Единого закрытого перечня нет. Один подход выделяет три: предметно-целевую, коммуникативную и волюнтативную. Другой — инструментальную, интегративную, трансляционную, самовыражение, социальный контроль, социализацию и экспрессивную. Для управления важнее не количество, а то, что ни одна из ролей не выпадает.
Что такое волюнтативная функция?
Это поиск средств воздействия через коммуникацию, чтобы привести партнёра к поставленной цели. Проще говоря, не просто сообщить, а добиться нужного действия.
Зачем собственнику разбираться в этих функциях?
По ним удобно проверять коммуникацию в компании. Если решения принимаются без нужных сведений, задачи не доходят до исполнителей или люди не понимают оценку своей работы — сломан конкретный участок, и его видно по названию функции.
Относится ли это к переписке и документам?
Да. Функции проявляются прежде всего в речевом общении, и письменная коммуникация подчиняется тем же правилам: цель, понятность, обратная связь, рамки конфиденциальности.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Когда общение срывается, страдают деньги
Посчитаю, где в вашей экономике теряется выручка
Сорванная коммуникация редко видна в отчёте прямо: она выходит как убыточный канал, товар с минусовой маржой или клиент, который ушёл после третьего звонка. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов и показываю, где рост выручки не приносит денег.
Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.