Основные этапы управления проектами
Коротко
Основные этапы управления проектами — это пять стадий, через которые проходит проект: запуск, планирование, исполнение, контроль и закрытие. Этап — это отрезок работы с понятным результатом и точкой проверки на выходе. Контроль не стоит отдельной остановкой между исполнением и закрытием: он идёт параллельно работе и возвращает отклонения в план.
Что такое этап и чем он отличается от метода
Этап отвечает на вопрос «где сейчас проект», метод — на вопрос «как внутри этапа работают». Водопад, гибкая разработка и смешанный подход проходят одни и те же этапы: запуск, планирование, исполнение, контроль, закрытие. Меняется длина цикла и частота проверок, а не набор стадий.
В гибком подходе планирование, исполнение и контроль повторяются короткими циклами внутри одного проекта. Поэтому на вопрос «сколько этапов» отвечают двояко: пять стадий за весь проект или пять стадий в каждом цикле. Для собственника важно другое — у каждой стадии есть результат, который можно предъявить, и решение, которое на ней принимают.
Пять этапов по порядку
- Запуск: зачем проект нужен, что входит в его границы, кто заказчик и кто принимает решения, сколько денег и людей выделено. Результат — одобренное описание проекта с целями и границами.
- Планирование: разбивка работ, сроки, бюджет, ответственные, риски, порядок согласования изменений. Результат — план с зафиксированными сроками, стоимостью и содержанием.
- Исполнение: работы идут, задачи распределены, подрядчики подключены, промежуточные результаты сдаются. Результат — работающий продукт или услуга, принятые по частям.
- Контроль: сравнение факта с планом по срокам, деньгам и качеству, разбор причин отклонений, решения о корректировке. Результат — отчёт об отклонениях и принятые меры.
- Закрытие: приёмка результата, расчёты с подрядчиками, передача дел в эксплуатацию, разбор ошибок и удачных решений. Результат — подписанный акт приёмки и выводы, которые используют в следующем проекте.
Что должно быть готово к концу этапа
| Этап | Документ на выходе | Признак, что этап пройден |
|---|---|---|
| Запуск | Описание проекта: цель, границы, участники, бюджет | Заказчик подписал границы и выделил деньги и людей |
| Планирование | План работ, бюджет, список рисков, порядок изменений | Сроки, стоимость и содержание зафиксированы и согласованы |
| Исполнение | Промежуточные результаты, протоколы приёмки частей | Очередной промежуточный результат принят |
| Контроль | Отчёт об отклонениях, решения по корректировке | Отклонения объяснены, по каждому есть мера и ответственный |
| Закрытие | Акт приёмки, закрытые расчёты, разбор проекта | Результат принят, деньги закрыты, выводы записаны |
Запуск: самый дешёвый этап, чтобы передумать
На запуске решают, нужен ли проект вообще. Формулировка цели «повысить продажи» проверки не проходит: непонятно, что считать успехом и когда его измерять. Рабочая формулировка отвечает на три вопроса — какой показатель меняется, на сколько и к какому сроку.
Здесь же очерчивают границы: что проект делает и чего не делает. Проект без границ разрастается, и каждая новая просьба «заодно» съедает срок и бюджет. Если на запуске не нашлось человека, который принимает решения и отвечает деньгами, дальше проект будет буксовать на каждом согласовании.
Планирование: план, по которому можно проверять реальность
Планирование превращает цель в набор работ с ответственными и сроками. Крупные работы делят до размера, который один человек может сделать и сдать за несколько дней: длинную задачу не видно, пока она не сорвётся.
К концу этапа фиксируют три вещи: что делаем, к какому сроку и за какие деньги. Это база для контроля — без неё на этапе исполнения не с чем сравнивать факт. Отдельно записывают риски и порядок согласования изменений: любая новая просьба проходит оценку влияния на срок, деньги и содержание, а не попадает в работу по устной договорённости.
Исполнение и контроль: работа и проверка идут вместе
Исполнение — это сама работа: задачи распределены, подрядчики подключены, промежуточные результаты сдаются по частям. Контроль не ждёт, пока проект закончится: на каждом отрезке факт сравнивают с планом и смотрят, куда движутся сроки, деньги и качество.
Проверяют не только «успеваем или нет». Полезны три вопроса: решает ли результат исходную задачу, укладываемся ли в стоимость, не выросло ли содержание. Отклонение — не повод для разноса, а сигнал: либо план был нереалистичен, либо что-то изменилось снаружи. Решение по каждому отклонению записывают с ответственным и сроком, иначе следующий контроль покажет то же самое.
Закрытие: приёмка, расчёты и выводы
Закрытие — не формальность. На нём принимают результат по документу, закрывают расчёты с подрядчиками и передают то, что создано, в постоянную эксплуатацию: инструкции, доступы, ответственных. Проект, который «закончился, но никто не знает, кто теперь за это отвечает», возвращается проблемами через месяц.
Последний шаг — разбор: что сработало, что сорвало срок, какие решения стоит повторить. Выводы записывают коротко и по делу, чтобы следующий проект начинался не с нуля. Это единственный этап, где опыт превращается в документ.
Частые вопросы
Сколько этапов в управлении проектом?
Пять: запуск, планирование, исполнение, контроль, закрытие. В гибком подходе эти же пять стадий повторяются внутри каждого короткого цикла, поэтому этапов за проект получается больше.
Контроль — отдельный этап или часть исполнения?
И то и другое. Как стадия он идёт параллельно исполнению и отвечает за сравнение факта с планом. Как отдельная остановка он нужен в точках приёмки, когда решают, продолжать проект или менять план.
Можно ли пропустить планирование и сразу начать делать?
Можно, но тогда проверять нечего: не с чем сравнить сроки и деньги, и любая задержка обнаружится, когда исправлять её дорого. Планирование занимает малую долю времени проекта, а экономит гораздо больше.
Что делать, если заказчик добавляет работы по ходу проекта?
Пропустить просьбу через оценку: как она влияет на срок, стоимость и содержание. Дальше решение принимает тот, кто отвечает за бюджет. Изменение, принятое по устной договорённости, почти всегда означает сорванный срок без объяснения причин.
Чем этап отличается от контрольной точки?
Этап — отрезок работы с результатом. Контрольная точка — момент, когда этот результат принимают и решают, идти дальше или менять план. У этапа одна-две контрольные точки, и на каждой должен быть человек, уполномоченный сказать «да» или «нет».
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Этапы пройдены, а денег не прибавилось
Посчитаю, что проект приносит после всех расходов
План сходится по срокам и бюджету, а на счёте денег не больше, чем до проекта. Так бывает, когда общая выручка прячет убыточные направления: часть товаров, услуг или клиентов работает в минус.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов. Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.