Нужно ли регистрировать заявления работников в организации

Коротко

Регистрировать заявления работников закон не требует: в Трудовом кодексе нет ни обязанности вести журнал, ни его формы. Регистрация — внутреннее дело компании, и нужна она для другого: доказать дату, когда работник подал заявление, и что оно вообще было. Без отметки о получении заявление, написанное «задним числом», становится козырем в трудовом споре.

Обязанности вести журнал нет

Трудовой кодекс регулирует, какие документы работодатель обязан оформлять: трудовой договор, приказы, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Журнала заявлений среди них нет. Нет и утверждённой формы такого журнала — компания заводит её сама.

Поэтому регистрация заявлений — вопрос управления, а не соблюдения закона. Работодатель вправе вообще не вести журнал: заявление, подписанное работником и принятое представителем компании, уже имеет силу. Но без учёта легко попасть в ситуацию, когда работник утверждает, что подал заявление об увольнении месяц назад, а в компании его никто не видел.

Зачем регистрировать заявления на практике

Дата. От даты заявления зависят сроки: две недели предупреждения об увольнении по собственному желанию, сроки отпуска, начало больничного. Отметка о получении фиксирует точку отсчёта.
Спор. В суде работник может предъявить заявление с более ранней датой, чем то, что есть у компании. Запись в журнале с подписью принявшего и работника снимает вопрос о том, когда документ поступил.
Порядок. Когда заявлений десятки, журнал показывает, кто и что просил, кому передали, что исполнено. Без него заявления теряются в переписке и папках.
Отчётность. Кадровые решения опираются на заявления: отпуск, перевод, увольнение, материальная помощь. Регистрация помогает восстановить хронологию при проверке трудовой инспекции.

Какие заявления стоит фиксировать

Заявление	Зачем регистрировать	Что фиксировать
Об увольнении по собственному желанию	Срок предупреждения — две недели, дата критична	Дату получения, подпись работника и принявшего
Об отпуске	Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала	Дату заявления, даты отпуска
О переводе	Меняются условия договора, нужна письменная форма	Дату, подписи сторон
О приёме на работу	Основание для приказа и договора	Дату, входящий номер
О материальной помощи	Решение принимает руководитель, нужна отметка	Дату, резолюцию руководителя

Как вести журнал

Форма свободная. Обычно в журнале графы: порядковый номер, дата поступления, фамилия и должность работника, краткое содержание заявления, кто принял, подпись работника, отметка об исполнении. Журнал можно вести на бумаге или в электронном виде — закон не запрещает ни то, ни другое.

Важнее не форма, а привычка: любое заявление принимают под подпись. Если работник присылает заявление по электронной почте, сохраняют письмо и отвечают на него — переписка тоже подтверждает дату. Если заявление опустили в ящик для корреспонденции, ставят дату на самом документе и регистрируют.

Журнал не заменяет заявление. Само заявление хранят в личном деле или отдельной папке, а журнал — это учётная запись. Сроки хранения кадровых документов устанавливает перечень Росархива; заявления об отпуске и увольнении относятся к кадровым документам, и их хранят не один год.

Частые вопросы

Может ли инспектор труда оштрафовать за отсутствие журнала заявлений?

Нет. Журнал заявлений не входит в перечень обязательных кадровых документов. Штраф возможен за отсутствие обязательных документов — трудовых договоров, приказов, трудовых книжек, — но не за отсутствие учётного журнала.

Что делать, если работник отказывается подписывать журнал?

Отметку о получении делает принявший сотрудник, а отказ работника фиксируют актом. Акт составляют в присутствии свидетелей — так подтверждают, что заявление было подано.

Нужен ли отдельный журнал для каждого вида заявлений?

Нет. Можно вести один журнал на все заявления или несколько по видам — например, отдельно по отпускам и по увольнениям. Закон форму не задаёт, компания выбирает удобный вариант.

Обязательно ли хранить заявления работников?

Да, кадровые документы хранят по правилам архивного учёта. Конкретный срок зависит от вида заявления: заявления об отпуске и увольнении входят в кадровые документы, и их нельзя выбрасывать сразу после исполнения.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Порядок в кадровых документах начинается с рутины

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, приказы, ответы на типовые вопросы сотрудников — это часы кадровика и руководителя. Я смотрю, на что уходят эти часы, и показываю, какую часть работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время руководителей и кадровой службы.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»