Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам
Коротко
Дополнительное соглашение к трудовому договору — письменный документ, которым работник и работодатель меняют условия уже действующего договора: оклад, должность, режим работы, место работы. Отдельной государственной регистрации таких соглашений нет: стороны подписывают документ, работодатель хранит его вместе с трудовым договором. Исключение — работодатель-физлицо без статуса ИП: он регистрирует сам трудовой договор в органе местного самоуправления, и изменения к нему проходят тот же путь.
Что значит регистрация дополнительных соглашений
Слово «регистрация» здесь используют в двух смыслах. Первый — учёт внутри компании: соглашению присваивают номер, вносят запись в журнал, подшивают к трудовому договору. Второй — регистрация в государственном органе. Для обычных организаций и ИП второго смысла нет: Трудовой кодекс не требует нести дополнительное соглашение в Роструд, налоговую или мэрию.
Регистрация возникает только у работодателя — физического лица, не имеющего статуса индивидуального предпринимателя. По части 4 статьи 303 ТК РФ такой работодатель обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор в органе местного самоуправления по месту своего жительства. Дополнительные соглашения, которые меняют условия этого договора, регистрируют там же.
Ещё одно значение слова — кадровый учёт. Соглашение — первичный документ, на его основании издают приказ, вносят запись в личную карточку, меняют график или штатное расписание. Без подписанного соглашения такие изменения незаконны.
Когда без дополнительного соглашения не обойтись
- Перевод на другую должность или в подразделение, указанное в трудовом договоре, обычно требует письменного согласия работника. Перемещение в другое подразделение в той же местности без изменения условий договора такого согласия не требует.
- Изменение оклада, надбавок, порядка премирования — условия оплаты труда по статье 57 ТК РФ.
- Смена режима работы: неполное время, сменный график, дистанционная работа.
- Уточнение места работы при переезде офиса или склада.
- Изменение срока срочного трудового договора — в случаях, когда закон допускает или требует продления. Если срок истёк, никто не потребовал прекращения договора и работник продолжает работу, договор становится бессрочным.
- Изменение условий труда по статье 74 ТК РФ — когда организационные или технологические изменения не позволяют сохранить прежние условия. Здесь соглашение оформляют после письменного уведомления не менее чем за два месяца.
Как оформить соглашение
Единой обязательной формы нет. Закон требует письменной формы и согласия обеих сторон. В шапке указывают номер и дату, стороны — работодателя и работника, реквизиты трудового договора, к которому относится соглашение. В тексте перечисляют, какие пункты договора меняются и в какой редакции они действуют с определённой даты. Если меняется оклад, пишут новую сумму и дату, с которой она действует. Если должность — новое наименование по штатному расписанию.
Соглашение составляют в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй передают работнику. Подписи сторон, расшифровки, дата. Работник вправе получить копию, и отказ выдать её — нарушение статьи 62 ТК РФ.
На основании соглашения работодатель издаёт приказ по форме Т-1 или собственной форме, вносит запись в личную карточку Т-2 и в трудовую книжку, если меняется формулировка должности или перевод. С 2021 года порядок ведения трудовых книжек установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Частые вопросы
Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение в налоговой или Роструде?
Нет. Трудовой кодекс не предусматривает государственной регистрации дополнительных соглашений для организаций и ИП. Соглашение хранится у работодателя. Исключение — работодатель-физлицо без статуса ИП: он регистрирует трудовой договор в органе местного самоуправления по месту жительства, и изменения к нему проходят ту же процедуру.
Можно ли изменить оклад без соглашения, просто приказом?
Нет. Условия оплаты труда — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ. Обычно оклад меняют письменным соглашением сторон: одного приказа недостаточно. При организационных или технологических изменениях работодатель может изменить условие по процедуре статьи 74 ТК РФ, предварительно уведомив работника и предложив другую имеющуюся работу при его несогласии.
Что будет, если работник откажется подписывать соглашение об изменении условий по статье 74?
Работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу, соответствующую квалификации, а при её отсутствии — нижестоящую или нижеоплачиваемую. Если подходящей работы нет или работник от неё отказался, трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ. Увольнение оформляют после двухмесячного срока предупреждения.
Сколько хранить дополнительное соглашение?
Срок зависит от того, какие условия оно меняет. По общему правилу документы по личному составу хранят 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет — до этой даты. Соглашения о переводе на вредные условия, об отпусках без оплаты и по уходу за ребёнком хранят дольше. Точный срок смотрят в перечне Росархива.
Можно ли подписать соглашение задним числом?
Дата в документе должна совпадать с фактическим изменением условий. Если оклад повышен с 1-го числа, а соглашение подписано позже, в тексте указывают дату вступления в силу — 1-е число. Оформление «задним числом» без фактического изменения условий создаёт риск спора с инспекцией труда.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны тормозить работу
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Кадровые документы — это часы на подготовку, согласование и поиск нужной версии. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.