Нужен ли путевой лист, если есть договор аренды автомобиля
Коротко
Сам по себе договор аренды автомобиля не отменяет путевой лист и не заменяет его. Путевой лист обязателен, когда автомобиль используется для перевозки пассажиров или грузов. Если сотрудник ездит на арендованной машине только в служебных целях и никого, кроме себя, не перевозит, обязанности оформлять путевой лист нет, но для подтверждения расходов на топливо его удобно иметь.
Когда путевой лист обязателен
Обязанность установлена статьёй 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, которое перевозит пассажиров и багаж или грузы. Договор аренды сам по себе не создаёт и не отменяет эту обязанность — значение имеет то, что машина делает на дороге.
Если арендованный автомобиль перевозит сотрудников, клиентов или грузы, путевой лист нужен. Если директор или менеджер ездит на нём один — до встречи, в налоговую, на производство, — перевозки пассажиров и грузов нет, и обязанности оформлять путевой лист закон не устанавливает. Этой позиции придерживаются и суды, например Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 21.12.2015 по делу № А03-4759/2015.
На практике путевой лист всё равно оформляют, когда нужно обосновать расходы на бензин: это самый привычный для инспекции документ. Но подтвердить служебные поездки можно и другими документами — приказом о порядке использования автомобиля, актом, справкой.
Кто оформляет путевой лист при аренде
При аренде с экипажем (статья 632 ГК РФ) арендодатель передаёт машину во владение и пользование и своими силами управляет ею. По статье 6 Устава автомобильного транспорта путевой лист в этом случае оформляет арендодатель. Арендатор не может переложить эту обязанность на себя договором — норма императивная.
При аренде без экипажа машиной управляет работник арендатора. Путевой лист оформляет арендатор как лицо, эксплуатирующее транспортное средство. Если сотрудник использует арендованный автомобиль в служебных целях и перевозит других людей или грузы, путевой лист обязателен, и в нём должны быть обязательные реквизиты, включая отметку о предрейсовом медосмотре.
Медосмотр в путевом листе обязателен, если путевой лист оформляется. Освобождение есть только для случая, когда работник не в должности водителя периодически использует личный транспорт для нужд организации; арендованный автомобиль под него не подпадает.
Что проверить в договоре аренды
- Указан ли экипаж: от этого зависит, кто оформляет путевой лист — арендодатель или арендатор.
- Кто несёт расходы на топливо и ремонт: если платит арендатор, ему и подтверждать расходы.
- Порядок использования автомобиля: служебные поездки без перевозки пассажиров и грузов стоит описать в приказе или соглашении, чтобы не возникало спора о назначении машины.
- Форма путевого листа: можно применять свою с обязательными реквизитами из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 или электронный путевой лист — переход на электронные документы добровольный.
Аренда с экипажем и без: кто оформляет путевой лист
| С экипажем | Без экипажа | |
|---|---|---|
| Кто управляет | Арендодатель | Работник арендатора |
| Кто оформляет путевой лист | Арендодатель (ст. 6 Устава автомобильного транспорта) | Арендатор как лицо, эксплуатирующее автомобиль |
| Когда путевой лист обязателен | При перевозке пассажиров или грузов | При перевозке пассажиров или грузов |
| Медосмотр в путевом листе | Обязателен | Обязателен |
Частые вопросы
Достаточно ли договора аренды, чтобы списать бензин?
Договор аренды подтверждает право пользоваться машиной, но не подтверждает конкретную поездку и количество израсходованного топлива. Для расходов на топливо нужны документы, из которых видно, что машина использовалась в служебных целях: путевой лист, акт, отчёт о поездках. Если перевозок пассажиров и грузов нет, путевой лист не обязателен, но его оформление — самый понятный для инспекции способ подтверждения.
Нужна ли отметка медработника в путевом листе на арендованный автомобиль?
Да, если путевой лист оформляется. Отметка о предрейсовом медосмотре — обязательный реквизит. Освобождение действует только для работника не в должности водителя, который периодически использует личный транспорт для нужд организации; арендованная машина под это исключение не подпадает.
Кто оформляет путевой лист, если машина арендована с экипажем?
Арендодатель. По статье 6 Устава автомобильного транспорта при аренде с экипажем путевой лист оформляет арендодатель, и договором это правило изменить нельзя.
Можно ли вести путевые листы в электронном виде?
Да. Электронный путевой лист допустим, переход на электронные перевозочные документы добровольный. Бумажный путевой лист тоже остаётся действительным, если иное не следует из требований к отдельным видам перевозок.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны тормозить работу
Соберу ИИ-агента, который разберёт заявки и документы
Когда в компании много поездок и перевозок, бумаги и заявки съедают время. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявки, сверяет документы, готовит расчёт и подключается к CRM, 1С, почте и мессенджерам.
Проверяю агента на сотне настоящих случаев из вашей работы, чтобы он приносил пользу, а не создавал новую рутину. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.