Номер трудового договора: как присвоить

Коротко

Номер трудового договора — учётный реквизит, который работодатель присваивает документу, чтобы отличать его от других договоров с тем же работником и находить нужный в архиве. В перечне обязательных сведений статьи 57 ТК РФ номера нет: Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 подтвердил, что порядок нумерации законом не установлен и работодатель задаёт его сам локальным актом.

Обязателен ли номер

Статья 57 ТК РФ перечисляет сведения и условия, которые должны быть в трудовом договоре: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата труда. Номера договора в этом перечне нет, поэтому отсутствие номера не делает договор недействительным и не создаёт претензий при проверке.

Номер нужен для порядка, а не для закона. Унифицированные формы по учёту труда, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, поле для номера договора предусматривали — в приказе о приёме и личной карточке работника. С 2013 года эти формы применяются добровольно (часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), но привычка ссылаться на номер договора в кадровых документах осталась.

Как присвоить номер: порядок действий

Выберите схему: сквозная нумерация от первого договора компании, нумерация с началом каждого года заново или номер с кодом подразделения и годом.
Опишите схему в локальном акте: правила нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений, кто присваивает номер, где его фиксируют.
Заведите журнал учёта трудовых договоров: дата и номер, фамилия и имя работника, подразделение, должность, срок действия договора, если он срочный.
Ставьте номер на самом договоре и повторяйте его в приказе о приёме, личной карточке и дополнительных соглашениях — так документы одного работника связываются между собой.
Дополнительным соглашениям давайте свои порядковые номера, начиная с первого: у одного человека за годы работы их накопится много, и без нумерации в них легко запутаться.

Номер трудового договора: пример

Минтруд в письме от 28.04.2020 № 14-2/В-519 предложил брать в номер порядковый номер договора и цифры месяца и года заключения. Договор, оформленный в январе 2026 года первым по счёту, получает номер 1-26/01: единица — порядковый номер, 26 — год, 01 — месяц.

Схему можно усложнить под структуру компании: 1-26/01/К — договор с работником кадровой службы, где К — код подразделения. Главное, чтобы номер был уникальным и по нему можно было однозначно найти документ в журнале.

Схемы нумерации

	Сквозная	С началом года заново	С кодом подразделения
Как выглядит	1, 2, 3 … 245	1-26, 2-26 … 1-27	1-26/01/К
Когда удобна	Небольшой штат, редкие приёмы	Много приёмов в год, нужен короткий номер	Несколько офисов, филиалов, служб
Риск	Длинные номера через годы	Повтор номера в разных годах — нужен год в ссылке	Сложнее вести журнал, если коды меняются
Кто ведёт	Кадровая служба или директор в малой компании	Кадровая служба	Каждое подразделение со своим реестром

Частые вопросы

Что будет, если на трудовом договоре нет номера?

Ничего: номер не входит в обязательные сведения статьи 57 ТК РФ, и договор без номера действителен. Нумерация нужна для учёта, а не для законности документа.

Можно ли каждый год начинать нумерацию заново?

Да. Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 указал, что работодатель вправе ежегодно возобновлять нумерацию или продолжать уже установленную. Выбранный порядок закрепите в локальном акте.

Где закрепить порядок нумерации?

В локальном нормативном акте по статье 8 ТК РФ: это может быть инструкция по делопроизводству, положение о кадровом учёте или отдельный приказ. В нём опишите схему номера, кто его присваивает и как ведётся журнал.

Нужен ли журнал учёта трудовых договоров?

Закон его не требует, как и саму нумерацию. Журнал удобен: по номеру из приказа или личной карточки вы за минуту находите нужный договор и все дополнительные соглашения к нему.

Как нумеровать дополнительные соглашения?

Своим порядковым номером, обычно с № 1 у каждого работника. В самом соглашении укажите номер и дату трудового договора, к которому оно относится, — так связь между документами не потеряется.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт держится на мелочах

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Нумерация договоров, журналы, карточки, напоминания о сроках — это часы кадровика, которые уходят на перекладывание документов. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»