Номер платёжно-расчётного документа: что это и где его взять

Коротко

Платёжно-расчётный документ — это документ, которым оформлен платёж: платёжное поручение, банковский ордер, чек, квитанция. Его номер и дата — реквизиты, которые в отдельных случаях указывают в счёте-фактуре, чтобы было видно, каким именно платежом закрыта операция.

Что считается платёжно-расчётным документом

Платёжно-расчётный документ оформляет движение денег. При безналичном расчёте это платёжное поручение, инкассовое поручение, платёжный ордер, банковский ордер. При оплате картой или через терминал — чек и слип. При приёме наличных — приходный кассовый ордер и квитанция.

Номер у каждого документа свой, и берётся он из самого документа, а не придумывается. У платёжного поручения номер стоит в верхней части формы в поле «№», дата — рядом в поле «Дата». У чека номер и дата напечатаны в его верхней части.

Договор, счёт на оплату, акт и накладная платёжно-расчётными документами не являются: они фиксируют обязательство и его исполнение, но не сам платёж. Поэтому номер счёта на оплату в поле платёжно-расчётного документа не ставят.

Когда реквизиты платёжно-расчётного документа обязательны в счёте-фактуре

Налоговый агент по пункту 2 статьи 161 Налогового кодекса — при покупке товаров на территории России: указывает номер и дату документа, которым оплатил эти товары.
Налоговый агент по пункту 3 статьи 161 — например, при аренде государственного или муниципального имущества у органов власти: указывает реквизиты документа об оплате.
Налоговый агент по пункту 4 статьи 174 — при перечислении налога в бюджет: указывает документ о перечислении суммы налога.
Комиссионер или агент, покупающий товары, работы, услуги от своего имени: указывает реквизиты документов о перечислении денег агентом продавцу и комитентом агенту.
Комитент или принципал, выставляющий счёт-фактуру агенту, который продаёт двум и более покупателям: указывает реквизиты документов о перечислении денег покупателями агенту и агентом комитенту.

Как заполнить строку: номер, дата, несколько платежей

Строка называется «Номер и дата платёжно-расчётного документа». В неё вписывают номер и через пробел или через знак «;» дату того документа, которым прошёл платёж. Дату пишут в формате день.месяц.год.

Если платёж шёл частями, в строке перечисляют реквизиты всех документов через знак «;». Так же поступают комиссионер и комитент, когда деньги шли двумя перечислениями: от покупателя агенту и от агента комитенту.

При получении денежного аванса продавец указывает в строке 5 реквизиты платёжного документа или кассового чека. Если оснований для заполнения строки нет, в ней ставят прочерк.

Оплата без денег: зачёт, бартер, вексель

Если товары, работы или услуги оплачены не деньгами, а зачётом встречных требований, соглашением о замене долга или передачей имущества, платёжно-расчётного документа в привычном виде нет. Тогда в строке указывают реквизиты документа, которым стороны оформили прекращение обязательства: соглашения о зачёте, соглашения о новации, акта приёма-передачи имущества в счёт оплаты.

Правила заполнения счёта-фактуры прямо описывают только денежные перечисления, поэтому порядок для неденежных расчётов стоит закрепить в учётной политике и держать одинаковым от документа к документу.

При оплате векселем третьего лица платёжно-расчётным документом будет акт приёма-передачи векселя с его номером и датой.

Какие документы путают с платёжно-расчётным

Документ	Что фиксирует	Годится ли для строки счёта-фактуры
Платёжное поручение	Списание денег со счёта	Да, это основной случай
Банковский ордер	Списание или зачисление денег без расчётного документа клиента	Да
Чек и квитанция	Приём оплаты картой или наличными	Да
Счёт на оплату	Требование заплатить, а не сам платёж	Нет
Договор, акт, накладная	Обязательство и его исполнение	Нет
Соглашение о зачёте	Прекращение обязательства без денег	Ставят, когда денежного платежа нет

Частые вопросы

Где взять номер платёжно-расчётного документа?

В самом документе о платеже. У платёжного поручения номер и дата стоят в верхней части формы, у чека — в верхней части чека, у банковского ордера — в его шапке. Выписка по счёту показывает те же номер и дату, по ней удобно сверяться, но сам номер берут из документа.

Что писать, если оплата прошла несколькими платежами?

Перечислить реквизиты всех платёжных документов через знак «;» — так же, как это делают комиссионер и комитент при двух перечислениях.

Нужна ли эта строка в обычном счёте-фактуре продавца?

Строку заполняют, в частности, при получении продавцом денежного аванса, а также в предусмотренных правилами случаях у налоговых агентов и посредников. Если оснований для заполнения нет, ставят прочерк.

Можно ли указать номер счёта на оплату?

Нет. Счёт на оплату — это предложение заплатить, а не подтверждение платежа. Указывают документ, которым деньги фактически ушли или пришли.

Что указать при оплате зачётом?

Реквизиты соглашения о зачёте или другого документа, которым стороны прекратили обязательство. Денежного платежа в этом случае нет, и платёжного поручения тоже.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Цифры в счетах и отчётах должны сходиться

Соберу деньги бизнеса на одном экране

Платёжные документы, счета, CRM и учёт живут отдельно, и собственник видит выручку, но не видит, каким платежом она закрыта и что осталось неоплаченным.

Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа. Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день.

Читать об услуге «Панель собственника»