Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
Коротко
Пропускать строки при заполнении трудовой книжки не нужно, но и запрета на это нет: ни Трудовой кодекс, ни Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, такой случай не регулируют. Если запись сделана правильно, а строки между записями остались пустыми, книжка не становится недействительной и исправлять её не требуется.
Что говорят Роструд и Минтруд
Минтруд в письме от 30.11.2020 № 14-2/ООГ-17410 указал: оставлять пустые строки между записями не требуется. Правила и Инструкция, на которых основан вывод, уже заменены Порядком № 320н, но подход ведомства с тех пор не изменился.
Роструд на портале «Онлайнинспекция.РФ» (ответ на вопрос № 227659 от 15.08.2025) разобрал ситуацию с пропуском: после последней записи на странице осталось три незаполненные строки, а следующая запись внесена на новой странице. Ведомство ответило, что это не свидетельствует о недействительности новой записи. Ранее Роструд высказывался так же: пропуск строк не требует от работодателя никаких действий.
Что делать, если строки уже пропущены
- Проверьте сами записи: даты, приказы, формулировки, ссылки на статьи ТК и нумерация должны быть верными.
- Если записи корректны, исправления не вносите: Порядок № 320н не предусматривает ни исправления пропуска, ни признания книжки недействительной из-за пустых строк.
- Новые записи вносите в обычном порядке — сразу после последней заполненной строки, не пытаясь заполнить оставленные пустые.
- Зачёркивать, подчищать или дописывать что-то в пустых строках не нужно: исправление в трудовой книжке делается только для неверной записи, и по строгим правилам — со ссылкой на соответствующий документ.
Когда пропуск — уже ошибка
Пустые строки сами по себе безопасны, а вот неправильная запись — нет. Ошибкой считаются неверная дата приёма или увольнения, неточная формулировка основания, пропущенный номер приказа, сбитая нумерация записей. Такие записи исправляют: после последней записи вносят новую под очередным номером — «Запись за номером … недействительна», затем правильную запись, а в графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого внесено исправление. Зачёркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» нельзя.
Отдельно стоит проверить нумерацию: если после пропуска строк сбилась нумерация записей, это уже не косметический недочёт, а нарушение порядка ведения книжки, и его лучше устранить сразу, пока работник не ушёл.
Частые вопросы
Нужно ли заполнять пустые строки задним числом?
Нет. Пустые строки остаются пустыми, а следующая запись идёт после последней заполненной. Задним числом в трудовую книжку ничего не дописывают.
Может ли инспектор ГИТ оштрафовать за пропущенные строки?
Сам по себе пропуск строк нарушением не является: ни ТК, ни Порядок № 320н его не запрещают, и Роструд подтверждает, что исправления не нужны. Нарушением будут неверные записи, отсутствие записи о приёме или увольнении, неправильная формулировка основания.
Что делать, если запись уже внесена на новой странице, а на предыдущей остались пустые строки?
Ничего. Запись действительна, продолжать вести книжку можно с того места, где она закончилась. Переписывать раздел «Сведения о работе» из-за пустых строк не нужно.
Обязательно ли оставлять пустые строки между записью об увольнении и записью о новом приёме?
Нет, наоборот: Минтруд в письме от 30.11.2020 № 14-2/ООГ-17410 указал, что оставлять пустые строки между записями не требуется. Записи идут подряд.
Что делать, если между записями пропущено несколько страниц?
Порядок № 320н этот случай отдельно не регулирует. Если сами записи верны и нумерация не нарушена, книжку не переоформляют: новые записи вносят обычным порядком.
Кадровые документы не должны превращаться в лотерею
Покажу, какую кадровую рутину в компании можно отдать ИИ
Трудовые книжки, приказы, заявления — часть работы, на которую уходят часы, а ошибки всплывают через годы. Я смотрю, где в отделах время уходит на однотипные документы и ответы, и показываю, что из этого выгодно передать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.