Приказы по личному составу: это какие приказы
Коротко
Приказы по личному составу — это распоряжения руководителя, которые оформляют отношения с конкретными работниками: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировку, поощрение, взыскание, изменение оплаты труда. Их главный признак — в документе есть персональные данные сотрудника и решение, которое касается именно его.
Чем приказ по личному составу отличается от приказа по основной деятельности
Приказы делят на две группы. По основной деятельности — это распоряжения о работе самой организации: утвердить локальный акт, провести мероприятие, изменить структуру. По личному составу — всё, что касается конкретных людей и их трудовых отношений с работодателем.
Ориентир простой: если в документе есть фамилия работника и решение о его приёме, переводе, отпуске или выплате, это приказ по личному составу. Если речь о должностях, правилах или делах компании без привязки к человеку, это приказ по основной деятельности.
В нормативных актах встречается и прямое правило: не совмещать в одном документе приказы по основной деятельности и по личному составу. Поэтому кадровые решения оформляют отдельными распоряжениями и ведут по ним отдельную нумерацию.
Что входит в перечень приказов по личному составу
- О приёме на работу и о прекращении трудового договора (увольнении).
- О переводе на другую должность, в другое подразделение или филиал.
- Об отпуске — ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы, об отзыве из отпуска.
- О направлении в командировку.
- О поощрении: премии, благодарности, присвоении звания.
- О дисциплинарном взыскании и о его снятии.
- Об изменении оплаты труда: повышении оклада, установлении доплаты, надбавки, районного коэффициента.
- О совмещении профессий, расширении зоны обслуживания, возложении обязанностей отсутствующего коллеги.
- О повышении квалификации, аттестации, присвоении новой профессии или разряда.
- О назначении на должность и зачислении в распоряжение — там, где такие формулировки приняты в организации.
Приказ на отпуск — это приказ по личному составу?
Да. Отпуск, командировка, премия и взыскание относятся к приказам по личному составу: в каждом из них назван работник и указано решение о нём.
Сюда же относят документы, где фамилии нет, но решение касается персонала в целом: об утверждении графика отпусков, об изменении штатного расписания, о введении локального акта о работе с кадрами. Часть специалистов относит такие распоряжения к кадровым приказам по основной деятельности — главное, чтобы порядок был закреплён во внутренней инструкции по делопроизводству и соблюдался одинаково.
Что не относится к приказам по личному составу
Приказ об утверждении штатного расписания сам по себе — про должности и оклады, а не про конкретного человека, поэтому его относят к основной деятельности.
Приказ о возложении ответственности, например о назначении материально ответственного лица за склад, — это административно-хозяйственный вопрос. А вот если тем же документом работнику добавляют обязанности заболевшего коллеги, решение уже кадровое.
Наличие в документе только фамилии и должности ещё не делает его приказом по личному составу: смотрят на суть решения, а не на упоминание человека.
Как оформляют и нумеруют
Унифицированные формы есть только для части приказов: приём (Т-1, Т-1а), перевод (Т-5, Т-5а), отпуск (Т-6, Т-6а), увольнение (Т-8, Т-8а), поощрение (Т-11, Т-11а), командировка (Т-9 на одного работника, Т-9а на нескольких). Применять их не обязательно: работодатель вправе утвердить свои бланки.
В приказе указывают наименование организации, дату и номер, фамилию и должность работника, основание (трудовой договор, заявление, акт), подпись руководителя и ознакомление работника.
Приказы по личному составу нумеруют отдельно от приказов по основной деятельности — с индексом «-к» или «-лс» и своим журналом регистрации. Порядок нумерации, оформления и хранения закрепляют в инструкции по делопроизводству.
Срок хранения зависит от вида приказа: приказы о приёме, переводе, увольнении, поощрении и награждении хранят 75 лет, если дело закончено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после; приказы о ежегодных и учебных отпусках и командировках обычно хранят 5 лет, для работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет, а для отпусков по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты — 50/75 лет. Перечень типовых архивных документов стоит сверить с действующей редакцией перед настройкой архива.
Частые вопросы
Приказы по личному составу — это какие приказы одним словом?
Кадровые. Это распоряжения о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении, взыскании и изменении оплаты труда конкретных работников.
Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по кадрам?
На практике это одно и то же: оба названия используют для распоряжений о трудовых отношениях с работниками. В некоторых организациях к кадровым дополнительно относят приказы об утверждении графика отпусков и изменении штатного расписания.
Можно ли объединить приказ по основной деятельности и по личному составу?
Нет, совмещать их в одном документе не допускается. Кадровые решения оформляют отдельными приказами со своей нумерацией.
Обязательно ли применять формы Т-1, Т-6, Т-8?
Нет. Унифицированные формы можно не использовать, если работодатель утвердил свои бланки. В своих формах важно сохранить обязательные реквизиты, иначе документ могут не принять при проверке.
Куда относить приказ о премировании?
К приказам по личному составу: в нём названы работники и суммы, причитающиеся каждому. Основание — служебная записка руководителя подразделения или положение о премировании.
Сколько хранятся приказы по личному составу?
Срок зависит от вида приказа. Приказы о приёме, переводе, увольнении, поощрении и награждении хранят 75 лет для дел, законченных до 1 января 2003 года, и 50 лет для дел, законченных после этой даты; приказы о ежегодных и учебных отпусках и командировках обычно хранят 5 лет, для работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет; приказы об отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты хранят 50/75 лет; о дисциплинарных взысканиях — 5 лет. Перед тем как закладывать срок в номенклатуру дел, сверьтесь с действующей редакцией перечня типовых архивных документов и с отраслевыми правилами, если они у вас есть.
Когда кадровые приказы пора передать машине
Чтобы рутина с приказами не держала кадровика целый день
Приказы о приёме, отпуске и переводе повторяются из месяца в месяц по одному сценарию: взять данные из заявления, подставить в шаблон, зарегистрировать, разослать. Это как раз та задача, которую можно передать ИИ-агенту.
Я собираю агента под одну задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.