Приказ в делопроизводстве — это
Коротко
Приказ в делопроизводстве — это распорядительный документ, которым руководитель организации ставит задачи и даёт поручения работникам. Приказ действует с момента подписания или указанной в нём даты, а под подпись с ним знакомят только в случаях, прямо установленных законом, — например, при увольнении и дисциплинарном взыскании.
К какому виду документов относится приказ
По назначению приказ — распорядительный документ. Руководитель им распоряжается: что сделать, кому, в какой срок. Отсюда и название группы — распорядительные документы, куда вместе с приказами входят распоряжения и указания.
Делопроизводство делит все документы на несколько групп. Организационные документы задают устройство компании — это устав, положения, штатное расписание. Распорядительные проводят решения руководителя в жизнь — это приказы и распоряжения. Информационно-справочные фиксируют события и служат основанием для решения — это служебные записки, акты, протоколы. Приказ стоит в распорядительной группе, потому что он не описывает, а предписывает.
Кто принимает приказы и инструкции
Приказ и распоряжение издаёт руководитель организации. Распоряжение может издать и другое лицо, но только если оно специально уполномочено на это уставом, локальным актом или доверенностью. Заместитель руководителя или начальник отдела без такого полномочия ни приказ, ни распоряжение не издаёт.
Инструкция — документ другой группы. Это организационный документ: она описывает, как выполнять работу, и сама по себе никого ни к чему не обязывает, пока её не ввели в действие. Вводят инструкцию приказом руководителя: в тексте пишут «утвердить инструкцию» и указывают, с какой даты она действует. Так приказ и инструкция работают в паре: приказ — решение, инструкция — порядок исполнения.
Инструкция по делопроизводству обязательна для государственных органов и органов местного самоуправления: для них действуют Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71. Остальные организации, включая бюджетные учреждения, принимают инструкцию по решению руководителя или учредителя. Содержание локальных нормативных актов определяет статья 8 Трудового кодекса: включать в них пункты, которые ухудшают положение работников по сравнению с законом, нельзя.
Какие бывают приказы
- По основной деятельности — обо всём, что касается работы компании в целом: о введении инструкции по делопроизводству, о создании комиссии, о порядке согласования договоров.
- По личному составу — о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении, взыскании. Это распоряжения о том, как складываются отношения между работником и компанией.
- По административно-хозяйственной деятельности — о хозяйственных вопросах: о закреплении помещения, о порядке пропускного режима, об инвентаризации.
- Приказ по делопроизводству — отдельный случай: им вводят в действие инструкцию по делопроизводству и упорядочивают работу с документами во всей организации.
Из чего состоит приказ
Приказ строят по общей схеме распорядительного документа. Сначала идёт констатирующая часть: зачем издаётся приказ, на каком основании. Если пояснять нечего, текст сразу начинают с распорядительной части.
Распорядительная часть начинается со слова «Приказываю», написанного с новой строки прописными буквами, после него ставят двоеточие. Дальше идут пункты и подпункты: если исполнителей несколько и действия у них разные, каждый пункт получает своего адресата. Пункты начинают с глагола в неопределённой форме — «утвердить», «назначить», «обеспечить». В последнем пункте называют того, кто контролирует исполнение, либо пишут «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если приказ отменяет или меняет ранее изданные приказы, это оговаривают в тексте. Приложения нумеруют, а в тексте на них ссылаются; на первом листе приложения в правом верхнем углу ставят отметку с видом, датой и номером приказа. Подпись — должность, личная подпись и расшифровка; от текста её отделяют тремя межстрочными интервалами.
Приказы персонального характера доводят до работника под подпись в случаях, установленных законом, например при дисциплинарном взыскании и увольнении. Для приказа о приёме на работу такой обязанности статья 68 ТК РФ не устанавливает.
Приказ, распоряжение и инструкция
| Приказ | Распоряжение | Инструкция | |
|---|---|---|---|
| Группа документов | Распорядительный | Распорядительный | Организационный |
| Кто издаёт | Руководитель организации | Руководитель организации и лицо, уполномоченное уставом, локальным актом или доверенностью | Руководитель — утверждает документ |
| Что делает | Поручает и предписывает | Поручает и предписывает | Описывает порядок выполнения работы |
| Как действует | С момента подписания или указанной даты | С момента подписания или указанной даты | После ввода в действие приказом |
Как приказ проходит через делопроизводство
Проект приказа готовит то подразделение, которое отвечает за вопрос: кадровая служба — по кадровым вопросам, служба делопроизводства — по документам. Проект согласуют с заинтересованными руководителями, при наличии замечаний проводят согласительное совещание и согласуют повторно. Служба делопроизводства проверяет, правильно ли оформлен проект.
Подписанный приказ регистрируют: ему присваивают номер и дату, и с этого момента он существует как документ. Дальше его доводят до исполнителей, а исполнение контролируют.
Срок хранения зависит от вида приказа. Приказы по личному составу о приёме, увольнении, перемещении, аттестации и доплатах хранят 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. По отпускам срок зависит от вида отпуска: приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет; об отпусках без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком, при вредных и опасных условиях труда — 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственной деятельности попадают в перечень типовых управленческих архивных документов со своими сроками.
Частые вопросы
Приказ и распоряжение — это одно и то же?
По назначению да: оба документа распорядительные и оба ставят задачи работникам. Оба издаёт руководитель организации; распоряжение может издать и другое лицо, специально уполномоченное уставом, локальным актом или доверенностью.
Обязательно ли оформлять приказ письменно?
Распорядительный документ существует в письменной форме: его подписывают, регистрируют и доводят до исполнителей. Устное поручение приказом не становится, и подтвердить его исполнение потом нечем.
Нужен ли приказ, чтобы ввести инструкцию в действие?
Для государственных органов и органов местного самоуправления инструкция по делопроизводству обязательна, и её вводят приказом. Остальные организации решают сами; ввести инструкцию можно приказом, а можно — штампом утверждения на титульном листе с подписью руководителя и датой. Приказ удобнее, когда вместе с инструкцией нужно дать и другие указания.
Кто подписывает приказ?
Руководитель организации или его заместитель в пределах своих полномочий. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи и расшифровки — инициалов и фамилии.
Сколько хранится приказ?
Зависит от содержания. Приказы по личному составу о приёме, увольнении, переводе, аттестации и оплате труда хранят 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. По отпускам срок зависит от вида отпуска: ежегодные и учебные — 5 лет; без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком, при вредных и опасных условиях труда — 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003, и 75 лет, если до этой даты. Для приказов по основной деятельности срок задаёт перечень типовых управленческих архивных документов.
Чем приказ отличается от служебной записки?
Служебная записка — информационно-справочный документ: она сообщает сведения и предлагает решение. Приказ — распорядительный: он это решение принимает и поручает исполнение. Записка служит основанием, приказ — распоряжением.
Читать в журнале
Когда поручений много и они теряются
Чтобы рутина с документами и заявками перестала зависеть от памяти сотрудников
Приказ ставит задачу, но дальше её кто-то должен довести до конца: передать, проверить, напомнить. Когда таких задач сотни в месяц, ручной контроль даёт сбои.
Я собираю ИИ-агента под одну понятную задачу — разобрать заявку, сверить документы, подготовить ответ — и подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам, где вы уже работаете. Агента проверяют на ваших настоящих случаях, поэтому видно, как он справляется, до того как он встанет в рабочий процесс.