Неотфактурованные поставки это простыми словами
Коротко
Неотфактурованная поставка — это товары, работы или услуги, которые уже поступили к вам от поставщика, а документов на них от поставщика ещё нет. Неотфактуровка — то же самое, короткое слово из речи бухгалтеров. Товар на складе есть, цена и сумма к оплате не подтверждены, и учесть его всё равно нужно в том месяце, когда он пришёл.
Что считается неотфактурованной поставкой
Определение дано в инструкции к плану счетов: неотфактурованные поставки — это товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н, пояснения к счёту 60). Речь о расчётных документах: накладной, акте, счёте-фактуре или универсальном передаточном документе.
Проще говоря: машина с товаром приехала, кладовщик её принял, а бумаг с ценой и суммой нет. Или бумаги есть, но в них не хватает цены за единицу. Это неотфактуровка.
Неотфактуровкой не считаются две похожие ситуации. Первая — товар пришёл со всеми документами, но вы его ещё не оплатили: это обычная поставка, долг висит на расчётах с поставщиком. Вторая — товар пришёл без документов, но по договору право собственности остаётся за поставщиком до оплаты или до другого события: тогда товар принимают на ответственное хранение и отражают за балансом на счёте 002, пока право собственности не перейдёт к вам.
Если поставщик вообще неизвестен, товар тоже принимают на ответственное хранение на счёте 002, пока поставщика не установят.
Почему нельзя просто дождаться документов
Учёт ведут методом начисления: факт хозяйственной жизни отражают тогда, когда он произошёл, а не тогда, когда пришли бумаги. Товар поступил в этом месяце — он должен попасть в запасы на отчётную дату, даже если документы ещё в пути. Если ждать накладную и не отражать поступление, это уже ошибка в учёте, а не задержка документооборота.
Поэтому неотфактурованную поставку покупатель регистрирует сам, в одностороннем порядке, по тем сведениям, которые у него есть: по договору, по транспортной накладной, по количеству в приёмке. Когда придут документы поставщика, данные уточняют.
Как учесть неотфактурованную поставку
- Составьте внутренний первичный документ — бухгалтерскую справку. Она подтверждает, что поставка была, и заменяет документ поставщика до его прихода.
- Оприходуйте запасы по договорной стоимости. Если цены в договоре нет, берите среднюю цену поступления таких же активов.
- Отразите долг перед поставщиком на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — сумма пока предполагаемая.
- НДС к вычету не принимайте. Вычет возможен только после получения оригинала счёта-фактуры или УПД от поставщика.
- Когда документы придут, сверьте количество и сумму, поправьте учётную цену запасов и сумму долга. Если запасы к этому моменту уже списаны в производство или проданы, корректируйте и сумму признанных затрат.
- Такая корректировка после получения документов — не исправление ошибки, а изменение оценочного значения: ведь вы отразили поставку по той информации, которая была доступна. Ошибкой будет наоборот — не отразить поставку и ждать документов.
Что с налогом на прибыль
Расходы уменьшают налоговую базу, только если они документально подтверждены. Стоимость использованных или проданных запасов можно учесть в расходах при достаточном документальном подтверждении затрат. Если имеющихся документов недостаточно, дождитесь подтверждений от поставщика.
Расходы, не признанные из-за отсутствия документов поставщика, можно учесть в периоде получения этих документов. Если же расход относится к прошлому периоду, пересчитать базу за этот период обязательно только при занижении налога; при излишней уплате налогоплательщик вправе исправить базу в текущем периоде, только если действующая в нём ставка не выше ставки периода ошибки; иначе исправляют прошлый период (абзацы 2 и 3 пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса).
Входной НДС по неотфактурованной поставке к вычету не принимают, пока нет оригинала счёта-фактуры от поставщика. Это главная причина, по которой неотфактуровку невыгодно держать долго: вы уже пользуетесь товаром, а налог ещё висит.
Чем неотфактуровка отличается от похожих ситуаций
| Неотфактурованная поставка | Неоплаченная поставка | Товар на ответственном хранении | |
|---|---|---|---|
| Документы от поставщика | Нет или неполные | Есть все | Нет или неполные |
| Право собственности | Уже у вас | Уже у вас | Ещё у поставщика или поставщик неизвестен |
| Где учитывают | На балансе, в составе запасов | На балансе, в составе запасов | За балансом, на счёте 002 |
| Долг перед поставщиком | Есть, сумма предполагаемая | Есть, сумма точная | Нет |
Частые вопросы
Можно ли не принимать товар, пока нет документов?
Товар вы принимаете, а документы поставщик обязан передать вместе с ним, если в договоре не сказано иначе (статья 456 Гражданского кодекса). Если документов нет, покупатель назначает поставщику разумный срок на их передачу, а если поставщик не уложился — вправе отказаться от товара (статья 464 Гражданского кодекса).
По какой цене оприходовать товар без документов?
По договорной стоимости. Если в договоре цены нет, берут среднюю цену поступления аналогичных активов. Когда документы придут, цену уточняют.
Когда можно принять НДС к вычету?
Только после получения оригинала счёта-фактуры или УПД от поставщика. До этого входной НДС по неотфактурованной поставке к вычету не принимают.
Что будет, если не отразить поставку и дождаться документов?
Это ошибка в учёте: организация знала о поступлении актива и не отразила его. Получение документов позже — не повод не показывать товар в запасах на отчётную дату.
Чем неотфактуровка отличается от неоплаченной поставки?
Неоплаченная поставка — это товар со всеми документами, за который вы ещё не заплатили: долг есть, цена известна. Неотфактуровка — это товар без документов: долг есть, а сумма пока предполагаемая.
Что делать, если в накладной нет цены за единицу?
Это тоже неотфактурованная поставка: документ есть, а фактическую себестоимость по нему не определить. Оприходуйте по договорной или средней цене и уточните данные, когда поставщик пришлёт документы с ценой.
Нужен ли отдельный акт приёмки?
Да, внутренний первичный документ — бухгалтерская справка — подтверждает факт хозяйственной жизни, пока нет документа поставщика. На её основании запасы и принимают к учёту.
Когда неотфактуровка тянется месяцами
Чтобы видеть, что происходит с запасами и деньгами
Неотфактурованные поставки — симптом: документооборот не успевает за реальными операциями, а в запасах и расчётах копятся суммы, которых никто не сверяет.
Я собираю цифры бизнеса в одну картину: сколько запасов на складе, сколько денег в расчётах с поставщиками и что из этого подтверждено документами. С этой картиной видно, где учёт расходится с реальностью.