Не списано не оплачено расходы при УСН: что значит
Коротко
«Не списано, не оплачено» — служебный статус товара в учётной программе при УСН «доходы минус расходы». Он показывает, что стоимость товара ещё не выполнены оба условия для расхода: товар не оплачен поставщику или не реализован. Пока статус стоит, сумма в книге учёта доходов и расходов не появляется.
Откуда берётся статус
На УСН «доходы минус расходы» расход признают после оплаты. Для товаров этого мало: по пункту 2 статьи 346.17 Налогового кодекса стоимость товаров для перепродажи списывают в расходы по мере их реализации, и только после того, как товар оплачен поставщику. Пока одно из условий не выполнено, программа держит товар в статусе, который бухгалтеры читают как «не списано, не оплачено».
Статус — не отдельная норма закона, а подпись программы к двум условиям сразу. «Не списано» значит, что товар ещё не продан покупателю. «Не оплачено» — что деньги поставщику не ушли. Пока не закрыто и то и другое, расхода нет.
Что должно совпасть, чтобы товар стал расходом
- Товар получен и оприходован — есть документы поставщика.
- Товар оплачен поставщику — обязательство прекращено: деньгами, зачётом встречного требования, отступным или иным способом.
- Товар продан покупателю — есть отгрузка.
- После реализации и оплаты в расходы попадает оплаченная часть стоимости реализованных товаров — по мере погашения долга перед поставщиком.
Почему оплата не попала в расходы
Частая история: товар купили и продали в прошлом году, а поставщику заплатили в этом. В программе он висит как «не списано, не оплачено», и после оплаты сумма сама в расходы не встаёт. Причина в том, что программа не видит реализации за прошлый период: товар уже ушёл, а связка «оплата — реализация» не собралась.
Расход в таком случае проводят вручную — документом записи книги учёта доходов и расходов на дату оплаты. Основание то же: пункт 2 статьи 346.17 Налогового кодекса, расход признают в момент погашения задолженности перед поставщиком.
Отдельно проверяют, не вводились ли остатки товаров на начало года с этим статусом. Если товар на старте был введён как «не списано, не оплачено», после оплаты он тоже не встанет в расходы автоматически: программе не хватает данных о реализации, и запись в книгу делают вручную.
Статусы товара в программе
| Статус | Что означает | Попадёт ли в расходы |
|---|---|---|
| Не списано | Товар не продан покупателю | Нет, пока не будет отгрузки |
| Не списано, не оплачено | Не продан и не оплачен поставщику | Нет, пока не закроются оба условия |
| Не списано, принято | Не продан, но оплачен поставщику | Нет, пока не будет отгрузки |
| Списано, оплачено | Продан и оплачен | Да, в периоде последнего из событий |
Частые вопросы
Можно ли списать товар в расходы, если он продан, но поставщику ещё не заплатили?
Нет. Пока долг перед поставщиком не погашен, расхода по товару нет: оплата — обязательное условие для УСН «доходы минус расходы». Расход появится в том периоде, когда деньги уйдут поставщику.
Что делать, если товар продали в прошлом году, а оплатили в этом?
Провести расход вручную записью в книгу учёта доходов и расходов на дату оплаты. Программа сама такую связку не соберёт: реализация прошлого года уже закрыта, и статус «не списано, не оплачено» после оплаты не сменится.
Статус «не списано, не оплачено» — это ошибка в учёте?
Обычно нет. Это рабочее состояние товара, у которого не выполнены условия для расхода. Ошибкой становится другое: когда товар продан и оплачен, а сумма в расходы так и не попала.
Влияет ли статус на налог?
Напрямую — нет, налог считают по книге учёта. Но если из-за статуса расход не попал в книгу, налоговая база окажется выше, и налог выйдет больше реального. Поэтому расхождения между оплатами и расходами проверяют до сдачи декларации.
Как проверить, всё ли списано в расходы
Сверяют три списка: оплаченные счета поставщиков, отгрузки покупателям и записи в книге учёта. Товары, которые есть в первых двух списках, но отсутствуют в книге, — это и есть недосписанные расходы.
Когда расходы на УСН не сходятся с оплатами
Чтобы видеть, сколько налога вы переплачиваете из-за несписанных расходов
Недосписанный товар — это не только строчка в программе: он поднимает налоговую базу и увеличивает налог. На глаз такие расхождения не видны, особенно когда товаров много и оплаты идут с задержкой.
Я собираю финансовую модель бизнеса, в которой видно, как расходы и оплаты влияют на прибыль и деньги, и где учёт расходится с реальностью.