Договорная деятельность это
Коротко
Договорная деятельность — это весь путь договора внутри компании: проверка контрагента, подготовка проекта, согласование условий, подписание, контроль исполнения, изменения и хранение. Договор здесь не бумага для юриста, а рабочий инструмент собственника: им заданы цена, сроки, ответственность и порядок расчётов.
Что входит в договорную деятельность
Договорная деятельность начинается раньше подписания и заканчивается позже оплаты. До подписания проверяют контрагента: правоспособность, полномочия подписанта, долги и судебные споры. Затем готовят проект, согласуют условия между отделами, фиксируют замечания и подписывают.
После подписания работа не кончается: следят за сроками поставки и оплаты, принимают исполнение, оформляют изменения и расторжение, ведут учёт договоров и хранят их. Если этот контур не выстроен, компания узнаёт о проблеме, когда срок уже прошёл, а деньги ушли.
Стадии договорного процесса
- Проверка контрагента: кто он, чем владеет, кто вправе подписывать, нет ли признаков банкротства и споров.
- Подготовка проекта: кто составляет договор — компания или контрагент, по какой форме, с какими обязательными условиями.
- Согласование: юридический отдел, бухгалтерия, производство или коммерция смотрят свою часть и оформляют замечания.
- Подписание: проверяют полномочия подписанта и соответствие подписанного текста согласованному.
- Исполнение: контроль сроков, приёмка результата, документы по сделке, работа с нарушениями.
- Изменение и расторжение: кто вправе инициировать, какие документы оформляют в каждом случае.
- Учёт и хранение: где ведут реестр договоров, кто отвечает и сколько документы лежат в архиве.
Положение о договорной работе
Чтобы стадии не держались на памяти отдельных людей, компанию выручает положение о договорной работе — внутренний документ, где расписаны все этапы. В нём указывают, какие документы истребуют у контрагента и как действуют, если он их не представил; в какой форме отделы дают замечания; кто проверяет проект, подготовленный контрагентом.
Там же фиксируют порядок изменения и расторжения договора, правила контроля исполнения и порядок учёта и хранения. Положение вводят приказом руководителя. С самим положением как локальным нормативным актом сотрудников, занятых договорной работой, знакомят под роспись — этого требует статья 22 Трудового кодекса. Знакомство с приказом, которым положение введено, можно предусмотреть в самом положении или приказе, но законом оно не требуется.
Частые вопросы
Чем договорная деятельность отличается от работы юриста?
Юрист — один из участников. Договорная деятельность охватывает всю компанию: коммерция приносит условия сделки, бухгалтерия проверяет расчёты и налоги, производство — сроки и объёмы, руководитель принимает решение по рискам. Юрист смотрит правовую часть, но не заменяет остальных.
Кто отвечает за договорную работу в компании?
Ответственность распределяют положением о договорной работе: за подготовку проекта, за согласование, за контроль исполнения и за хранение отвечают конкретные должности. Итоговое решение по спорному договору принимает руководитель после замечаний профильных отделов.
Что проверить у контрагента до подписания?
Правоспособность и отсутствие признаков банкротства, полномочия подписанта, соответствие предмета договора виду деятельности, судебные споры и долги. Если контрагент не представил документы, решение о подписании принимает руководитель, зная о риске.
Зачем нужен лист согласования?
Он показывает, кто и какие замечания дал до подписания. Если спор возникнет позже, видно, что компания проверяла условие и сознательно его приняла. Форму листа и порядок замечаний закрепляют в положении о договорной работе.
Обязательно ли положение о договорной работе?
Закон не требует его от каждой компании. Но без письменного порядка стадии держатся на отдельных людях: уходит сотрудник — теряется контроль. Положение делает процесс повторяемым и позволяет знакомить новых сотрудников с правилами под роспись.
Что делать, если контрагент нарушил сроки?
Сначала смотрят договор: какие сроки, неустойка и порядок претензий в нём прописаны. Дальше фиксируют нарушение документами и действуют по условиям договора. Чем точнее условия на стадии согласования, тем проще на стадии исполнения.
Читать в журнале
Когда договоров много и они повторяются
Чтобы рутина по договорам перестала держаться на людях
Проверка контрагента, сбор замечаний, напоминания о сроках — одна и та же работа каждый раз. Её можно передать ИИ-агенту, который разбирает заявку или документ по заданным правилам и подключается к вашей CRM и почте.
Я собираю такого агента под одну задачу, подключаю к вашим системам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.