Что такое виза в документе
Коротко
Виза в документе — это подпись или отметка должностного лица на самом документе, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием документа. Слово пришло из латинского visus — «увиденный, просмотренный»: визой человек подтверждает, что документ прочитал.
Что означает виза
Визу ставят на документе, который уже написан: на приказе, заявлении, счёте, проекте договора, служебной записке. Человек с полномочиями читает документ и своей подписью показывает, что с ним согласен. Если не согласен, виза бывает с замечанием — тогда она фиксирует несогласие, а не одобрение.
У визы две стороны. Первая — подтверждение, что документ просмотрели. Вторая — согласие или несогласие с тем, что в нём написано. Определение визы документа закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ранее — ГОСТ Р 51141-98): виза — реквизит документа, содержащий указание на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.
Какие бывают визы
- Согласующая — должностное лицо подтверждает, что с содержанием документа согласно. Так визируют проекты приказов, договоров, заявлений.
- С замечаниями — виза с пометкой о том, что не устраивает. Документ возвращают на доработку.
- Придающая силу — без такой визы документ не действует. Её ставит тот, чьё одобрение обязательно по закону или по внутреннему порядку компании.
- Отметка о просмотре — на документе фиксируют, что его видели и приняли к сведению, без оценки содержания.
- Въездная — разрешительная отметка в паспорте на въезд в другое государство. Это отдельное значение того же слова, к внутренним документам компании оно не относится.
Чем виза отличается от подписи
Подпись подтверждает, что документ исходит от конкретного человека: он его составил или от его имени документ выпущен. Виза подтверждает другое — что документ просмотрели и с ним согласны. Поэтому на одном приказе стоят и подпись руководителя, который приказ издаёт, и визы тех, кто его согласовал до подписания.
Порядок обычно такой: исполнитель готовит проект, его визируют заинтересованные руководители, затем документ подписывает лицо, у которого есть право его издать. Виза стоит до подписи, подпись завершает путь документа.
Виза не делает человека автором документа и не переносит на него ответственность за содержание. Она показывает, что он содержание проверил и возражений не имеет.
Где визу ставят и что в ней пишут
Визу ставят на листе документа или на отдельном листе согласования, который прикладывают к документу. В визе указывают должность, подпись, расшифровку подписи и дату. Если есть замечания, их пишут рядом или на отдельном листе.
В компании порядок визирования закрепляют локальным актом: кто какие документы визирует, в какой очерёдности и что делать с замечаниями. Такой порядок называют инструкцией по делопроизводству или регламентом согласования. Он снимает споры о том, чья виза обязательна, а чья — для сведения.
Электронный документ визируют электронной подписью по тем же правилам: виза нужна, чтобы подтвердить, что документ просмотрели и согласовали, до того как его подпишут.
Частые вопросы
Виза и подпись — это одно и то же?
Нет. Подпись подтверждает, что документ исходит от человека или выпущен от его имени. Виза подтверждает, что документ просмотрели и с содержанием согласны. На одном документе бывают и то и другое: визы согласующих и подпись того, кто документ издаёт.
Может ли виза означать несогласие?
Да. Виза выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Несогласие оформляют визой с замечаниями: документ возвращают на доработку, а не подписывают.
Когда без визы документ не действует?
Виза подтверждает согласование внутри компании; без визы документ, подписанный уполномоченным лицом, продолжает действовать. Недействительным или не вступившим в силу документ делает только несоблюдение требований закона — подпись неуполномоченного лица, отсутствие обязательного согласия органа общества, несоблюдение формы, — а не отсутствие визы по внутреннему регламенту. Обязательное согласие органа общества, например на крупную сделку или сделку с заинтересованностью, оформляют решением органа, а не визой на документе.
Кто ставит визу?
Должностное лицо, у которого есть полномочия согласовывать такой документ. Круг таких лиц и очерёдность визирования определяет компания — в инструкции по делопроизводству или регламенте согласования.
Что написать в визе?
Должность, подпись, расшифровку подписи и дату. Если есть замечания — их текст рядом с визой или на отдельном листе согласования.
Виза в паспорте — это то же слово?
Слово то же, значение другое. В паспорте виза — разрешительная отметка на въезд в другое государство, пребывание там и выезд. К согласованию внутренних документов компании она отношения не имеет.
Когда документы в компании визируют кто во что горазд
Чтобы порядок согласования был записан, а не держался в голове
Пока порядок визирования нигде не записан, каждый согласует как привык: кто-то ставит визу на проекте, кто-то в переписке, а спорные документы застревают на неделю.
Я собираю цифры и правила компании в рабочие документы и настраиваю рутину так, чтобы она шла без ручного контроля: в том числе порядок согласования и визирования. Это видно в услуге «Цифры и аналитика».