Что такое управленческие расходы

В бухгалтерском учёте такие затраты собирают на счёте 26 «Общехозяйственные расходы»: в течение месяца всё, что тратится на управление, идёт по дебету этого счёта. Затраты на продажу при этом живут на другом счёте — 44 «Расходы на продажу».

Дальше есть два способа закрыть счёт 26, и компания выбирает один, закрепив его в учётной политике. Первый — включить в себестоимость незавершённого производства и готовой продукции только те управленческие расходы, которые непосредственно связаны с производством продукции, выполнением работ или оказанием услуг, а остальные признать расходами периода. Второй — списать сразу на счёт 90 «Продажи» в том периоде, когда они возникли. Второй вариант проще и честнее показывает, сколько компания тратит на управление за период.

Закон не даёт определения управленческих расходов и не устанавливает их закрытого перечня. Поэтому две компании с одинаковой выручкой могут показывать разную управленческую строку: одна относит туда зарплату уборщиц и охрану офиса, другая считает это коммерческими или производственными затратами. Сравнивать отчёты разных компаний по этой строке можно, только зная, что каждая в неё включила.

Представьте два цеха. В одном делают товар, во втором — ничего не делают руками, но без него первый цех не сможет ни закупить сырьё, ни нанять людей, ни заплатить налоги. Второй цех — это и есть управление: директор, бухгалтерия, кадры, юристы, офис, где они сидят, и программы, в которых они работают.

Главное свойство управленческих расходов — они условно-постоянные. Аренда офиса и зарплата бухгалтера не меняются от того, продали вы за месяц десять единиц товара или сто. Поэтому, когда выручка падает, именно эта часть затрат становится тяжёлой: она не сжимается вслед за продажами.

Отсюда и главный вопрос собственника: не «сколько мы тратим на управление», а «сколько мы тратим на управление относительно того, что зарабатываем». Одна и та же управленческая строка в 3 млн ₽ в месяц — норма для компании с выручкой 100 млн и приговор для компании с выручкой 10 млн.

Отдельной формулы, по которой закон предписывает считать управленческие расходы, нет. На практике их считают как сумму затрат, отнесённых к управлению в учётной политике за период: складывают все проводки по дебету счёта 26 за месяц или год, включая страховые взносы с зарплат управленцев, амортизацию офисного имущества и стоимость внешних услуг.

Для анализа к этой сумме добавляют относительные показатели. Доля управленческих расходов в выручке = управленческие расходы за период / выручка за тот же период. Доля в валовой прибыли = управленческие расходы / валовая прибыль — это съеденная управлением часть валовой прибыли; остаток = валовая прибыль − управленческие расходы, или 1 − доля. Первый показатель показывает, какую часть оборота съедает управление, второй — какую часть прибыли до управления оно забирает.

Если вы считаете управленческие расходы не для отчёта, а для решений, добавьте к ним ещё один разрез: постоянные и переменные. Аренда, оклады, лицензии — постоянные. Премии управленцам в процентах от продаж, оплата консультантов под конкретную сделку — переменные. Первые надо планировать на год вперёд, вторые — привязывать к результату.

Административные расходы — то же самое, что управленческие: в русскоязычной практике эти слова используют как синонимы. В западной отчётности им соответствует строка administrative expenses, и туда попадает примерно тот же набор: содержание аппарата управления, офиса, юридические и аудиторские услуги.

Если вы встречаете в чужом отчёте или в программе учёта отдельную строку «административные расходы», смотрите, что в неё положили. Иногда туда включают только содержание офиса и аппарата, а консалтинг и аудит выносят отдельно. Для сравнения периодов внутри компании это неважно, для сравнения с другой компанией — важно.

В отчёте о финансовых результатах управленческие расходы стоят отдельной строкой 2220, сразу под коммерческими (строка 2210). Логика отчёта такая: выручка минус себестоимость даёт валовую прибыль, из неё вычитают коммерческие и управленческие расходы и получают прибыль от продаж.

Есть нюанс, из-за которого строка 2220 может быть пустой. Если компания в учётной политике выбрала включать управленческие расходы в себестоимость продукции, они уже сидят внутри строки 2120 и отдельно в 2220 не показываются. Поэтому у двух похожих компаний валовая прибыль и управленческая строка могут различаться в разы — не потому, что они по-разному работают, а потому, что по-разному считают.

Для собственника это значит простое правило: смотрите на прибыль от продаж и на прибыль до налогов, а не на промежуточные строки. Промежуточные строки нужны, чтобы понять, где именно теряются деньги: в производстве, в продажах или в управлении.