Что такое управленческая отчетность
Коротко
Управленческая отчётность — это набор отчётов, которые компания составляет для себя: чтобы собственник и руководители видели, сколько заработали, где убыток и хватит ли денег на платежи. Формы, состав строк и частоту каждая компания определяет сама, закона, который их задаёт, нет.
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской
Бухгалтерскую отчётность компания сдаёт потому, что обязана: её формы утверждены приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н, её читают налоговая, банк и аудиторы. Она описывает прошлый период и собрана по правилам, которые к управлению не приспособлены.
Управленческую отчётность читают собственник, директор и руководители подразделений. Её задача — ответить на вопросы, с которыми приходят к собственнику: сколько мы заработали, какое направление убыточно, хватит ли денег расплатиться в этом месяце. Поэтому в ней есть план и факт, разбивка по направлениям, товарам и менеджерам, и собирают её так часто, как нужно: отчёт о деньгах иногда каждый день, остальные — раз в месяц.
Три отчёта, из которых состоит управленческая отчётность
Чаще всего хватает трёх форм. Отчёт о прибылях и убытках показывает, заработала ли компания за период: выручка, расходы, прибыль. Отчёт о движении денег показывает, сколько денег пришло и ушло и что осталось на счёте. Управленческий баланс показывает, чем компания владеет и что должна: деньги, запасы, долги покупателей, кредиты, долги поставщикам.
Три отчёта нужны вместе, потому что по отдельности каждый врёт. Прибыль в отчёте о прибылях и убытках может быть, а денег на счёте нет: покупатели не заплатили, а склад закуплен. И наоборот: деньги на счёте есть, а прибыли нет, потому что их собрали авансами за работу, которую ещё не сделали.
Управленческий отчёт о прибылях и убытках
Это отчёт о том, сколько компания заработала за период. Сверху выручка, из неё вычитают себестоимость и расходы, внизу — прибыль. От бухгалтерского отчёта о финансовых результатах он отличается детализацией и группировкой: расходы раскладывают по направлениям, товарам, каналам продаж и менеджерам, чтобы было видно, что именно съело прибыль.
Главное правило при его сборке — расходы относят к тому периоду, в котором они заработали выручку, а не к тому, в котором пришёл счёт. Иначе картина по месяцам поедет: один месяц покажет прибыль, следующий — убыток, хотя бизнес работает ровно.
Внутри отчёта считают показатели, по которым собственник принимает решения: валовую прибыль, прибыль до вычетов процентов, налогов и амортизации (EBITDA), чистую прибыль. EBITDA нужна, чтобы сравнивать себя с конкурентами и видеть, сколько бизнес зарабатывает до того, как посчитали налоги и проценты по кредитам.
Что должно быть в управленческой отчётности
- План и факт рядом: без плана отчёт показывает, что было, но не отвечает, хорошо это или плохо.
- Разбивка по направлениям, товарам, каналам и менеджерам — в том разрезе, в котором собственник принимает решения.
- Единые правила: как считают выручку, куда относят расходы, что считают долгом. Если правила меняются от месяца к месяцу, сравнивать периоды нельзя.
- Срок: отчёт за месяц у собственника на руках к约定的 дате, обычно до середины следующего месяца, а деньги — каждую неделю.
- Расшифровка: за каждой цифрой должна быть возможность провалиться до документов и операций, иначе отчёту не поверят.
Частые вопросы
Обязательна ли управленческая отчётность по закону?
Нет. Её формы компания разрабатывает и утверждает сама, и сдавать её никуда не нужно. Обязательна только бухгалтерская отчётность, её формы утверждены приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н.
Можно ли собрать управленческую отчётность из бухгалтерской?
Можно, если к счетам открыта нужная аналитика по направлениям и статьям. Но бухгалтерский учёт ведут по правилам для налоговой, и часть расходов и доходов в нём признают иначе. Поэтому цифры приходится перегруппировывать, а иногда и пересчитывать.
Как часто её составлять?
Отчёт о движении денег — каждую неделю или чаще, особенно когда денег впритык. Отчёт о прибылях и убытках и управленческий баланс — раз в месяц. Чем чаще, тем раньше видно проблему, но и тем больше работы: частоту выбирают по тому, как быстро собственник принимает решения.
Почему прибыль есть, а денег нет?
Прибыль считают по отгрузке, а деньги — по оплате. Деньги оседают в долгах покупателей, в запасах на складе, в авансах поставщикам и в выплате кредита, который в прибыли не весь. Поэтому отчёт о прибылях и убытках всегда читают вместе с отчётом о движении денег и балансом.
Кому нужна управленческая отчётность в небольшой компании?
Собственнику, который хочет видеть, какое направление зарабатывает, а какое нет, и хватит ли денег на платежи. В маленькой компании отчётность часто ведёт сам собственник или привлечённый финансист, а формы хватает двух-трёх.
Что будет, если её не вести?
Решения принимают по ощущениям: расширяют направление, которое на самом деле убыточно, берут кредит, не видя, что деньги нужны через две недели, узнают о кассовом разрыве, когда платить уже нечем. Отчётность не спасает от ошибок, но показывает их раньше, чем они станут дорогими.
Читать в журнале
Когда отчёты уже есть, а яснее не стало
Чтобы главные цифры бизнеса были на одном экране
Управленческая отчётность отвечает на вопросы, если её собирают из всех источников: CRM, рекламных кабинетов, учёта и таблиц. Когда каждый отчёт живёт отдельно, собственник тратит полдня на сборку картины, а к понедельнику она устаревает.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. Вы видите бизнес за пять минут в день и получаете сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали.