Что такое резолюция на документе
Коротко
Резолюция — это краткое указание руководителя по исполнению документа. Она состоит из фамилии и инициалов исполнителя, поручения, при необходимости — срока, подписи и даты. Руководитель ставит её на самом документе, на отдельном бланке резолюции или вносит в систему электронного документооборота.
Что такое резолюция в делопроизводстве
В делопроизводстве резолюция — это реквизит документа, а не отдельный приказ и не письмо. Она появляется после того, как документ получили и обработали: руководитель прочитал входящее письмо, заявление или служебную записку и написал на нём, что с ним делать дальше.
Резолюция отвечает на три вопроса: кто исполняет, что именно делает и к какому сроку. Поэтому в ней четыре части: фамилия и инициалы исполнителя в дательном падеже, само поручение, срок, подпись и дата того, кто резолюцию вынес.
Срок можно не писать, если он уже назван в тексте поступившего документа и руководитель не хочет его менять или сокращать. Если указания по исполнению есть в самом тексте, в резолюции достаточно исполнителя, подписи и даты.
Когда исполнителей несколько, ответственным считают того, кто указан первым, подчёркнут или помечен словом «отв.». Остальные — соисполнители.
Резолюция — основание поставить документ на контроль: по ней видно, с кого спросить и к какому числу.
Где ставить резолюцию
- На свободном месте рабочего поля документа — обычно в заголовочной части, между адресатом и текстом.
- На отдельном бланке резолюции формата A5 или A6: на нём указывают входящий номер и дату документа, к которому он относится, а сам бланк прикрепляют к документу и подшивают вместе с ним.
- В системе электронного документооборота — в поле «Поручение» регистрационной карточки. Резолюцию, написанную на бумаге, всё равно вносят в карточку документа.
Резолюция на заявлении и служебной записке
На заявлении сотрудника — об отпуске, переводе, выплате — резолюция фиксирует согласие руководителя и поручает подготовить документы. Дальше издаётся приказ: о предоставлении отпуска по форме Т-6 или собственной форме, о переводе — после письменного соглашения сторон, о выплате. С приказом работника знакомят под подпись.
На служебной записке резолюция адресует вопрос тому, кто его решает. Пример резолюции на служебной записке о срыве поставки: «Петрову П.П. Проверить причины срыва поставки и доложить к 12.11.2026. Подпись. 28.10.2026». Если в записке несколько вопросов, поручение пишут по каждому пункту отдельно и каждому исполнителю по его части.
На входящем письме от контрагента резолюция обычно короче: «Иванову И.И. Подготовить ответ к 10.11.2026». Срок здесь нужен, потому что в самом письме его нет.
Частые вопросы
Чем резолюция отличается от визы?
Визой согласовывают документ, резолюцией дают поручение по его исполнению. Визу ставит тот, кто готовил или проверял проект, резолюцию — руководитель, который решает, что с документом делать дальше.
Может ли резолюцию написать не первый руководитель?
Да. Резолюцию проставляет руководитель организации или руководитель подразделения. Основной и ответственный исполнители могут давать поручения в виде резолюции своим подчинённым.
Нужно ли писать срок в резолюции?
Не всегда. Его не указывают, если срок назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает нужным его изменить или если для такого документа есть типовой срок.
Кто отвечает, если исполнителей несколько?
Тот, кто указан первым, подчёркнут или помечен словом «отв.». Остальные отвечают за свою часть поручения.
Можно ли обойтись без бумажной резолюции?
Можно, если документ идёт в электронном документообороте: указание вносят в поле «Поручение» регистрационной карточки. Если резолюцию написали на бумаге, её всё равно вносят в карточку документа.
Что делать, если в резолюции нет конкретного указания?
Значит, решение принимает сам исполнитель: руководитель передал ему вопрос целиком.
Когда поручений много и они теряются
Чтобы было видно, кто что должен и к какому сроку
Резолюция работает, пока поручения не расходятся по бумагам, почте и мессенджерам. Тогда никто не помнит, с кого спросить и на каком числе всё встало.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление: видно, что просрочено и где застряло. Это касается и поручений по документам.