Что такое мировое кафе
Коротко
Мировое кафе — это формат групповой встречи, в котором участники сидят за несколькими столами, обсуждают вопрос и записывают идеи на общем листе, а по команде ведущего переходят за другой стол и дополняют то, что наработали до них. За столом остаётся хозяин, он встречает новую группу и рассказывает, что уже придумали. В конце каждая группа показывает свои идеи всем.
Откуда взялся формат
Формат придумали Хуанита Браун и Дэвид Айзекс. По самой известной версии в 1995 году группа предпринимателей и учёных собралась у них дома в калифорнийском Милл-Вэлли обсудить общую тему, но пошёл дождь, и большая встреча распалась на маленькие группы за отдельными столами. Идеи записывали прямо на бумажных скатертях, а участники переходили от стола к столу и обменивались мыслями. Разговор оказался продуктивнее, чем ожидали.
Есть и вторая версия: в конце 1950-х — начале 1960-х в американском кафе собрались промышленники, которые раньше не встречались, и записывали решения на бумажных скатертях. Обе версии сходятся в одном: формат вырос из неформального разговора за столом, а не из совещания с докладами.
В 2005 году Браун и Айзекс выпустили книгу о формате, и с тех пор он используется по всему миру.
Как проходит встреча
Ведущий открывает встречу и за несколько минут объясняет правила и то, какой результат нужен в конце. Участники рассаживаются за столы по три–семь человек. Столов столько, сколько вопросов нужно проработать: если вопросов три, то и столов три.
За каждым столом выбирают хозяина. Его задача — записывать идеи без критики, следить, чтобы высказались все, и писать разборчиво. Хозяин не переходит вместе с группой: он остаётся и передаёт наработанное следующей группе.
На первый круг обсуждения за столом дают обычно от десяти до двадцати минут. Меньше — и группа не успевает разогреться; больше — участники устают и работа теряет энергию.
По сигналу ведущего группы меняются столами, обычно по часовой стрелке. Хозяин приветствует новых участников, вводит их в тему и рассказывает, что уже придумали до них. Новая группа дополняет лист своими идеями; удобно писать маркером другого цвета или в отдельном секторе листа.
Кругов может быть несколько. В конце каждая группа представляет свои идеи остальным, и вся встреча собирает результат в одном месте.
Кто за что отвечает
- Ведущий даёт установку, следит за временем, объявляет смену кругов и следит за регламентом представления результатов.
- Хозяин стола фиксирует идеи, вводит новых участников в наработанное и представляет итог стола на общей презентации.
- Участники высказывают идеи, слушают группу и дополняют чужие мысли своими.
Правила, без которых формат не работает
Держаться цели встречи: все вопросы и реплики работают на тот результат, ради которого собрались.
Принимать все идеи без критики и не спорить с чужим мнением. Неожиданная мысль за столом часто оказывается самой полезной.
Поощрять участие каждого: ценность мнения и опыта любого участника подчёркивают прямо, иначе половина группы промолчит.
Создать обстановку, в которой легко говорить: удобные столы, кофе и лёгкие закуски, доброжелательность. Название формата обязывает — атмосфера кафе здесь часть метода, а не украшение.
Обмениваться точками зрения: переход от стола к столу даёт свежий взгляд на вопрос, который своя группа уже замылила.
Как формулировать вопросы
Вопросы должны быть практическими, понятными участникам и работать на нужный результат. Абстрактная тема вроде «развитие компании» разваливает разговор на общие слова; вопрос «что мешает нам выполнять заказы в срок» даёт конкретные идеи.
Рабочие формулировки: «О чём нам важно помнить?», «Это всё, что нужно для вопроса?», «Кто ещё может нам помочь?», «Что позволило вам успешно выполнить задачу?», «Что улучшить в следующий раз?». Такие вопросы запускают и генерацию идей, и разбор уже сделанного.
Если вопросов несколько, каждый стол получает свой. Тогда за один круг группа отвечает на один вопрос, а за следующие круги все группы проходят через все вопросы.
Когда брать мировое кафе
Формат годится, когда нужно собрать много взглядов на сложную тему и получить не одно решение, а набор вариантов: разобрать комплексную проблему, найти причины ситуации, объединить позиции разных отделов, спланировать общую работу, подвести итоги проекта, конференции или года, обменяться опытом.
Он же помогает быстро свести вместе людей, которые обычно не пересекаются, и снять недопонимание между ними.
Встреча обычно занимает от сорока минут до двух часов — в зависимости от числа участников и вопросов. Для одного короткого решения с готовым ответом формат избыточен: там хватит обычного обсуждения.
Частые вопросы
Чем мировое кафе отличается от обычного совещания?
На совещании люди сидят на местах и слушают докладчиков, а решение вызревает в голове руководителя. В мировом кафе все говорят за столами, идеи пишут на общем листе, а группы переходят и дополняют чужие записи. Результат собирается из мыслей всех участников, а не из выступлений.
Сколько человек можно собрать?
За стол садятся по три–семь человек, столов столько, сколько вопросов. Верхнего предела формально нет, но чем больше людей, тем важнее чёткая работа ведущего и хозяев столов, иначе часть голосов потеряется.
Зачем нужен хозяин стола?
Он хранит наработанное. Без него новая группа садится за пустой лист и начинает с нуля, а идеи предыдущих кругов пропадают. Хозяин встречает группу, рассказывает, что уже есть, и следит, чтобы все высказались.
Можно ли критиковать идеи?
Нет. Критика останавливает людей, и на лист попадают только безопасные мысли. Идеи принимают все, а разбирают и отбирают их позже, когда встреча закончилась.
Что получается на выходе?
Листы столов с идеями и их общая презентация. Это набор вариантов и мыслей по каждому вопросу, из которого дальше выбирают решения. Если нужен план с ответственными и сроками, его собирают после встречи.
Нужно ли специальное помещение?
Нет. Нужны столы, стулья, большие листы и маркеры, а также кофе и лёгкие закуски. Пространство должно быть удобным и располагать к разговору — в этом смысл формата.
Читать в журнале
Когда нужен не разговор, а решение с числами
Собрать из идей команды план на год
Мировое кафе даёт набор мыслей и вариантов. Дальше из них нужно выбрать направление и посчитать, во что оно обойдётся, — иначе встреча остаётся разговором.
Я провожу стратегическую сессию для команды: заранее готовлю цифры компании, за день мы приходим к общим целям и решениям, а через неделю у вас на руках план с ответственными.