Что такое код номенклатуры
Коротко
Код номенклатуры — это уникальное обозначение позиции учёта: товара, материала, услуги или работы. По нему в учётной системе находят карточку позиции, отличают один вариант товара от другого, связывают приход, расход и остаток. Код присваивает сама компания, а не поставщик и не государство.
Зачем компании код номенклатуры
В учёте каждая позиция должна быть узнаваема однозначно. Пока товаров десять, хватает названия. Когда позиций сотни и тысячи, названия путаются: «болт М8» у двух поставщиков — это два разных болта, а у одного поставщика «саморез 4,2×75» и «саморез 4,2 х 75» — один и тот же.
Код решает эту задачу. Кладовщик принимает товар по коду, менеджер выставляет счёт по коду, закупщик сверяет остатки по коду, бухгалтер видит в учёте ту же позицию, что и склад. Одинаковый код во всех документах означает, что речь об одном и том же товаре.
Второе назначение — порядок. Код задаёт место позиции в справочнике: по нему строят группы, отчёты и выгрузки, и по нему же удобно искать нужную строку, когда позиций тысячи.
Из чего складывается код
Жёсткого стандарта на код номенклатуры нет: каждая компания строит его под себя. Работает простой принцип: код состоит из групп знаков, и каждая группа что-то значит.
Например, первые знаки — товарная группа, следующие — подгруппа, дальше — порядковый номер внутри подгруппы. Тогда по коду видно, к чему относится позиция, ещё до того, как открыли карточку. Второй вариант — сплошная нумерация без смысла: короче и проще, но по коду ничего не подсказывает.
Что важно в любом варианте: длина кода одинаковая для всех позиций, разделители одни и те же, а сам код после присвоения не меняется. Если код поменять, все документы, где он уже стоит, перестанут сходиться с карточкой.
Код, артикул и штрихкод
| Код номенклатуры | Артикул | Штрихкод | |
|---|---|---|---|
| Кто присваивает | Сама компания | Производитель или поставщик | Производитель или торговая система |
| Для чего | Учёт внутри компании | Обозначение товара у производителя | Считывание на кассе и складе |
| Меняется ли | Нет, после присвоения постоянен | Может отличаться у разных поставщиков | Привязан к конкретной упаковке |
| Может совпадать у двух позиций | Нет | Да, у разных поставщиков | Нет |
Где код номенклатуры работает
- В справочнике учётной системы — как ключ, по которому открывают карточку позиции.
- В закупках — в заявке поставщику и в сверке цен: одна и та же позиция у разных поставщиков сравнивается по одному коду.
- На складе — в приёмке, размещении и инвентаризации: кладовщик ищет и считает по коду, а не по названию.
- В продажах — в счёте, накладной и спецификации: покупатель и менеджер видят одну и ту же позицию.
- В отчётах — в остатках, оборотах и продажах по группам: код позволяет собрать цифры по товарной группе.
- При обмене с маркетплейсами и поставщиками — как поле сопоставления их артикула с вашей позицией.
Как присвоить коды без путаницы
Сначала решают, что считать отдельной позицией. Один и тот же товар в разных расфасовках, цветах и размерах — это разные позиции или одна с вариантами, зависит от того, как компания ведёт учёт остатков. Правило фиксируют один раз, иначе один товар заведут дважды.
Дальше строят справочник: заводят группы и подгруппы, задают длину кода и правила заполнения. Потом присваивают коды существующим позициям и только после этого заводят новые — уже по правилу.
Отдельная работа — убрать дубли. Два кода на один товар хуже, чем один: остатки расходятся, закупка идёт дважды, а отчёт по группе показывает неправду. Перед запуском справочник просматривают на повторы по названию, артикулу поставщика и штрихкоду.
Частые вопросы
Код номенклатуры и артикул — это одно и то же?
Нет. Артикул присваивает производитель или поставщик, и у двух поставщиков один товар может иметь разные артикулы. Код номенклатуры компания присваивает сама для своего учёта, и он один на позицию, сколько бы поставщиков её ни привозили.
Обязателен ли код номенклатуры по закону?
Общего требования присваивать код каждой позиции закон не устанавливает: это внутреннее дело компании. Учёт должен быть достоверным и подтверждён документами, а каким способом различать позиции — кодом, артикулом или названием — компания решает сама.
Можно ли поменять код у позиции?
Технически можно, но не стоит: код уже стоит в документах, и после замены старые и новые записи перестанут сходиться. Если код ошибочный, позицию закрывают и заводят новую, а не переписывают историю.
Что делать, если один товар завели под двумя кодами?
Найти дубль по названию, артикулу поставщика и штрихкоду, оставить один код, а второй закрыть. Остатки и движения по закрытому коду переносят на основной, чтобы отчёты по группе сошлись.
Нужен ли код услугам и работам?
Нужен так же, как товарам: услуга в счёте и акте должна быть узнаваема однозначно. Код услуги отличает, например, монтаж от пусконаладки, даже если в названии обоих стоит слово «работы».
Чем код номенклатуры отличается от штрихкода?
Штрихкод — это обозначение для считывания сканером, и он привязан к конкретной упаковке товара. Код номенклатуры — учётное обозначение позиции внутри компании. У одной позиции может быть несколько штрихкодов, а код один.
Читать в журнале
Когда справочник номенклатуры разросся и цифры не сходятся
Чтобы видеть, что приносит прибыль, а что её съедает
Код номенклатуры нужен не сам по себе: он держит учёт, в котором видно, сколько компания зарабатывает на каждой позиции после себестоимости, рекламы, доставки и возвратов.
Я считаю юнит-экономику по каждому товару, услуге, клиенту и каналу и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.