Что такое график отпусков
Коротко
График отпусков — это документ, в котором установлена очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и расписано, когда и сколько дней отдыхает каждый работник (статья 123 Трудового кодекса). Его составляют в конце года на следующий и утверждают заранее установленным сроком.
Для чего нужен график отпусков в организации
График решает сразу несколько задач. По нему видно, кого не будет в конкретные недели, и можно заранее распределить нагрузку, найти замену или придержать срочный проект. Он помогает не копить неотгулянные дни и не собирать их годами.
Второе — сроки. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 Трудового кодекса), а уведомить работника о начале отдыха — заранее. Когда даты стоят в графике, эти сроки видно и легко не пропустить.
Третье — дисциплина. Утверждённый график обязателен и для работодателя, и для работника: работодатель не может не отпустить в срок, а работник не может отказаться от запланированного отпуска.
Когда график отпусков утверждается
Работодатель обязан утвердить график не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года (часть 1 статьи 123 Трудового кодекса). Крайняя дата — 17 декабря года, предшествующего планируемому: для графика на 2027 год — 17 декабря 2026 года, для 2028-го — 17 декабря 2027 года и так далее. Раньше можно, позже нельзя.
Сам порядок составления — кто собирает пожелания, кто готовит проект, кто подписывает — компания определяет в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. В крупных компаниях проекты часто готовят руководители подразделений, а кадровая служба сводит их в один документ.
Форму закон не навязывает. Можно взять унифицированную форму № Т-7, утверждённую постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или сделать свой бланк и дополнить его нужными графами.
Кого включают в график
- Всех работников по трудовому договору, в том числе совместителей и тех, кто работает по срочному договору.
- Тех, кто сейчас в отпуске по уходу за ребёнком, — если в следующем году они планируют выйти на работу.
- Работников, у которых трудовой договор приостановлен, в график не вносят.
- Новых сотрудников, принятых после утверждения графика, можно добавить дополнением: невключение создаёт риск спора.
Обязателен ли график отпусков
Да, это обязательный локальный нормативный акт почти для всех работодателей, независимо от численности. За его отсутствие или пропуск срока грозит ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф, для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей за первое нарушение.
Соблюдать утверждённый график должны обе стороны. Отпуск предоставляют за рабочий год сотрудника, а не за календарный: у человека, пришедшего в середине года, свой отсчёт.
Для части работников даты отпуска нельзя назначать по своему усмотрению — им отпуск предоставляют в удобное для них время. С остальными даты согласовывать не обязательно, если такого правила нет в коллективном договоре или локальном акте.
Какие компании вправе не составлять график отпусков
Освобождение узкое. Не составлять график может микропредприятие, которое полностью или частично отказалось от локальных нормативных актов и заключает с работниками трудовые договоры по типовой форме: там график заменяет письменное соглашение сторон, и это условие прописывают в договоре. Такую позицию высказывала инспекция труда со ссылкой на статьи 309.1 и 309.2 Трудового кодекса.
Ещё одна ситуация — компания, которая только начала работать в текущем году: график на этот год ей не нужен, но на следующий его составляют как обычно.
Всем остальным, включая небольшие компании на обычных договорах, график нужен.
Частые вопросы
Что такое график отпусков простыми словами?
Это таблица на год: в строках сотрудники, в столбцах — месяцы, а в клетках даты начала отпуска и число дней. По ней видно, кто когда отдыхает, и обе стороны обязаны её придерживаться.
Можно ли не составлять график, если в компании три человека?
Численность сама по себе ничего не меняет: график нужен всем работодателям, кроме микропредприятий и отвечающих требованиям статьи 309.1 ТК некоммерческих организаций, отказавшихся от локальных актов и закрепивших нужные условия в трудовых договорах по типовой форме. Небольшой компании на обычных договорах график составлять нужно.
Что будет, если не утвердить график вовремя?
Пропуск срока и отсутствие документа — нарушение трудового законодательства. По части 1 статьи 5.27 КоАП это предупреждение или штраф, для организаций от 30 до 50 тысяч рублей за первое нарушение.
Можно ли поменять даты после утверждения?
Да, при согласии обеих сторон отпуск переносят, и в график вносят изменения. Но у части работников есть право выбрать удобное время, и тогда их пожелание учитывают.
Обязательно ли брать форму Т-7?
Нет. Унифицированная форма удобна, но необязательна: можно разработать свой бланк и добавить в него графы, которые нужны компании.
За какой год дают отпуск?
За рабочий год сотрудника, а не за календарный. У человека, принятого в середине года, отсчёт начинается с даты выхода на работу, и в график попадают только неотгулянные дни.
Читать в журнале
Когда в компании много рутины вокруг документов и графиков
Чтобы часть кадровой рутины перестала съедать часы
График отпусков, уведомления, напоминания о сроках — работа, которая повторяется каждый год и всё равно занимает время кадровика или бухгалтера. Часть её можно отдать программам.
Я нахожу в работе компании повторяющиеся операции, которые выгодно передать ИИ, подключаю его к вашим системам и показываю, сколько часов это освобождает.