Что такое администрирование
Коротко
Администрирование — это управление текущей работой компании по установленным правилам. Оно отвечает на вопросы, кто что делает, кому подчиняется, как принимается решение и как проверяется результат. Стратегия решает, куда идти, а администрирование — чтобы каждый день работа шла одинаково и без ручного вмешательства собственника.
Чем администрирование отличается от стратегии и менеджмента
Слова близкие, и их часто путают. Стратегия — это выбор: на каком рынке работать, что продавать, куда вкладывать. Менеджмент — это управление людьми и процессами ради результата. Администрирование — та часть управления, которая закрепляет порядок: структуру, полномочия, правила и контроль исполнения.
Проще говоря, стратегия отвечает на вопрос «что делать», администрирование — «как это делать каждый день и кто за это отвечает». Без второго первое остаётся планом в столе: решения принимаются заново каждый раз, а собственник становится узким местом, через которое проходит любая мелочь.
Из чего состоит администрирование
- Организационная структура: кто кому подчиняется, у кого сколько людей в подчинении и кто принимает решения на своём уровне.
- Полномочия и лимиты: что руководитель отдела решает сам, а что выносит наверх, до какой суммы может подписать договор или потратить деньги.
- Регламенты и инструкции: как повторяющаяся работа делается правильно — от приёма заявки до отгрузки и закрытия месяца.
- Планирование и отчётность: какие цифры собираются, с какой периодичностью и кто их смотрит.
- Контроль исполнения: как проверяется, что решения выполнены, и что происходит, когда срок сорван.
- Документооборот и хранение документов: где лежат договоры, приказы и переписка, кто имеет к ним доступ.
Когда видно, что администрирования не хватает
Признаки обычно одинаковые. Собственник согласовывает каждую закупку и каждую скидку. Два отдела делают одну работу или, наоборот, никто не делает. Решения, принятые на встрече, через месяц никто не помнит. Новый сотрудник полгода учится «по ходу дела», потому что инструкций нет.
Это не значит, что компания плохая. Так выглядит бизнес, который вырос на энергии основателя и до сих пор держится на ней. Администрирование нужно, когда людей и задач становится больше, чем собственник может удержать в голове.
Частые вопросы
Администрирование — это только документы и приказы?
Нет. Документы — следствие. Суть в том, что решения принимаются на своём уровне, а не стекаются к одному человеку, и что результат проверяется, а не предполагается. Приказы и регламенты лишь закрепляют этот порядок.
Нужно ли администрирование малому бизнесу?
Пока в компании работают три-пять человек, многое держится на прямом разговоре, и жёсткие правила только мешают. Когда появляются руководители отделов и повторяющиеся процессы, без распределения полномочий и контроля собственник перестаёт успевать за ростом.
Чем администрирование отличается от бюрократии?
Бюрократия — это правила ради правил, когда согласование нужно даже там, где решение очевидно. Администрирование нужно, чтобы ускорить работу: понятно, кто решает, и не надо ждать собственника. Если правило тормозит дело и никого не защищает, его убирают.
С чего начать наводить порядок?
С описания того, кто за что отвечает и какие решения принимает сам. Дальше — самые частые повторяющиеся процессы и цифры, по которым видно, что работа идёт. Начинать с толстого регламента на все случаи обычно бесполезно: его не прочитают.
Читать в журнале
Когда порядок в управлении нужно навести, а не описывать словами
Собрать цифры бизнеса на одном экране
Администрирование держится на цифрах: если руководитель не видит выручку, заявки, деньги и маржу, правила остаются на бумаге.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: собственник видит, как работает компания, за пять минут в день и получает сообщение, когда цифра уходит за заданные пределы.