Техника ведения договорной работы
Коротко
Техника ведения договорной работы — это порядок, по которому в компании появляется, согласуется и исполняется каждый договор: кто готовит проект, кто проверяет контрагента, кто согласует правки, где хранится подписанный экземпляр и кто следит за сроками. Порядок закрепляют регламентом или положением о договорной работе — единым документом либо несколькими связанными актами по отдельным этапам, например положением о проверке контрагентов и положением о претензионной работе.
Зачем нужен регламент, а не устные договорённости
Когда техника договорной работы держится на памяти юриста и переписке в мессенджере, компания теряет три вещи: скорость, потому что каждая сделка ждёт юриста, единообразие, потому что каждый менеджер приносит свою редакцию, и контроль, потому что никто не помнит, что договор истекает через неделю.
Регламент переносит рутину на тех, кто ближе к сделке: менеджер готовит проект по утверждённому шаблону, коммерческие условия согласует руководитель направления, юрист подключается к отклонениям от шаблона. Юрист перестаёт быть узким горлышком и занимается тем, что действительно требует его квалификации.
Из каких разделов состоит регламент договорной работы
- Область действия и виды договоров: какие сделки идут по стандартному маршруту, а какие требуют отдельного согласования — крупные, с иностранным элементом, с обеспечительными мерами.
- Порядок проверки контрагента: какие сведения запрашивают, по каким открытым источникам проверяют, кто принимает решение о работе с ним.
- Порядок подготовки проекта: подразделение-инициатор разрабатывает проект само или берёт редакцию контрагента, для типовых сделок использует шаблон, прошедший проверку юридическим департаментом.
- Маршрут согласования: кто и в какой последовательности визирует проект, какие замечания считаются блокирующими, в какой срок каждый участник даёт ответ.
- Подписание и хранение: кто вправе подписывать, сколько экземпляров оформляют, где хранят оригиналы и электронные копии.
- Исполнение и контроль сроков: кто ведёт календарь платежей, поставок и продлений, как фиксируют исполнение и что делают при просрочке контрагента.
- Претензионная работа: как оформляют и направляют претензию, кто решает, идти ли в суд.
Проверка контрагента: что смотреть до подписания
Проверка начинается с выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: действует ли организация, не в ликвидации и не в банкротстве ли она, кто руководитель и не менялся ли он недавно. Дальше смотрят картотеку арбитражных дел, реестр недобросовестных поставщиков, исполнительные производства и сведения о дисквалификации руководителя.
Смысл проверки не в том, чтобы найти идеального контрагента, а в том, чтобы решение о работе с ним принимал человек, который видел риски и зафиксировал, почему риск приемлем. Результат проверки оформляют справкой или отметкой в карточке контрагента — тогда через год понятно, на чём основывалось решение.
Типовой шаблон и редакция контрагента
| Типовой шаблон компании | Редакция контрагента | |
|---|---|---|
| Кто готовит | Подразделение-инициатор по утверждённой форме | Контрагент, компания получает проект |
| Согласование | Юрист смотрит отклонения от шаблона, а не весь текст | Юрист проверяет весь текст и сравнивает с шаблоном |
| Срок | Короткий: отклонений мало | Длиннее: каждая правка обсуждается |
| Риск | Условия уже проверены на прошлых сделках | Условия могут смещать баланс в пользу контрагента |
| Когда уместно | Типовые закупки, поставки, услуги | Сложные сделки, крупные суммы, иностранный элемент |
Согласование и подписание
В регламенте фиксируют маршрут: кто визирует первым, кто последним, сколько рабочих дней даётся на каждый шаг. Без срока согласование растягивается на недели, и сделка уходит к конкуренту.
Подписывать договор вправе руководитель или лицо, уполномоченное законом и учредительными документами. Доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо; подписи главного бухгалтера пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ не требует.
Договор считают заключённым, когда стороны согласовали все существенные условия. При отсутствии требования об особой форме его заключают перепиской, которая позволяет сохранить текст и достоверно определить стороны (статьи 432 и 434 ГК РФ). Поэтому в регламенте стоит прописать, какие письма и от кого считаются согласованием условий, — иначе переписка менеджеров станет договором.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный регламент, если есть юрист?
Да. Регламент нужен не вместо юриста, а чтобы юрист не смотрел каждый типовой договор целиком. Он описывает, какие сделки идут по шаблону и кто согласует отклонения, а юрист подключается к тому, что действительно требует его квалификации.
Кто должен вести договорную работу — юрист или менеджер?
Проект по шаблону готовит подразделение-инициатор: оно ближе к сделке и знает коммерческие условия. Юрист проверяет отклонения от шаблона и сложные сделки. Контроль сроков исполнения ведёт тот, кто отвечает за сделку, — обычно менеджер или руководитель направления.
Что делать, если контрагент присылает свой договор?
Сравнить с типовым шаблоном и согласовать отклонения по маршруту из регламента. Чем больше отклонений, тем выше уровень согласования: мелкие правки закрывает менеджер, существенные — юрист и руководитель.
Как контролировать сроки исполнения договоров?
Завести календарь ключевых дат: платежи, поставки, продления, окончание срока действия. Ответственного за каждую дату назначают при подписании, а не когда срок уже прошёл. Напоминания ставят заранее, чтобы успеть продлить договор или направить претензию.
Что делать при просрочке контрагента?
Зафиксировать нарушение и направить претензию в порядке, установленном договором. По денежным требованиям из сделок иск в арбитраж подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок или порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ).
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Договорная работа без узкого горлышка
Соберу ИИ-агента, который снимет рутину с договоров
Пока договоры идут через одного юриста, сделки ждут, а сроки исполнения теряются в почте. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: разобрать заявку, сверить документы, напомнить о сроке, подготовить расчёт.
Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.