Структурные подразделения в штатном расписании
Коротко
Структурное подразделение в штатном расписании — это запись в графе 1 формы № Т-3: отдел, управление, цех или иное подразделение, в котором числится должность. Работодатель сам определяет структуру и названия подразделений, а в штатном расписании они должны отражать иерархию и подчинённость.
Где указывать подразделение
Штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, содержит графу 1 «Структурное подразделение». В ней записывают название отдела, управления, цеха или другого подразделения, к которому относится должность. Если подразделений несколько, их перечисляют в том порядке, который отражает структуру компании: сначала руководство, затем основные и вспомогательные отделы.
Закон не требует создавать определённые подразделения и не устанавливает жёстких требований к их названиям — работодатель определяет организационную структуру сам. Но если в трудовом договоре указано подразделение как место работы, оно должно совпадать с записью в штатном расписании. Обязательным указание подразделения становится, когда работник принимается в филиал или иное обособленное подразделение в другой местности.
Как заполнить графу 1 и графу 2
- В графе 1 напишите полное название подразделения так, как оно звучит в организационной структуре: «Отдел продаж», «Бухгалтерия», «Производственный цех № 1».
- В графе 2 «Код» присвойте подразделению номер, по которому видна подчинённость. Например, правовому департаменту — код 02, входящим в него управлениям — 02.1 и 02.2, отделам внутри управления — 02.1.1 и 02.1.2.
- Если подразделения нет, графу 1 можно не заполнять — закон этого не запрещает. Но тогда в трудовом договоре место работы указывают без подразделения.
- Штат подразделений организации, включая обособленные, можно отразить в одном штатном расписании либо оформить отдельные штатные расписания филиалов, утверждённые работодателем или уполномоченным представителем.
Обособленные подразделения и головной офис
Когда у компании появляются обособленные подразделения, в штатном расписании их указывают наравне с остальными. Если головной офис раньше назывался «Основное подразделение», а после появления филиалов его переименовали в «Головное», это не ошибка: закон не запрещает менять названия. Но если два подразделения по смыслу дублируют друг друга, лучше провести переименование или объединение, чтобы не путаться в кадровом учёте и отчётности.
Для статистики по подразделениям коды могут отличаться от кодов в штатном расписании — это допустимо, если внутренний учёт не противоречит приказу об учётной политике.
Частые вопросы
Обязательно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании?
Нет. Закон не требует создавать подразделения и заполнять графу 1. Но если подразделение есть в организационной структуре и указано в трудовом договоре как место работы, его нужно отразить в штатном расписании.
Можно ли назвать подразделение как угодно?
Да, законодательство не устанавливает жёстких требований к названиям. Работодатель сам определяет перечень подразделений и их наименования. Исключение — случаи, когда название подразделения влияет на льготы или ограничения по закону; тогда его лучше согласовать с кадровой службой.
Нужно ли составлять отдельное штатное расписание для филиала?
Нет. Отдельное штатное расписание филиала не обязательно, но допустимо. Работодатель выбирает единый документ или отдельные расписания подразделений и определяет, кто уполномочен их утверждать.
Что делать, если подразделение переименовали?
Издайте приказ об изменении организационной структуры и внесите изменения в штатное расписание. С работниками, у которых подразделение указано в трудовом договоре, заключите дополнительное соглашение — либо сразу укажите, что подразделение не является условием договора.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Структура должна помогать деньгам, а не мешать
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Когда подразделений много, часть работы дублируется: одни и те же отчёты, ответы клиентам, карточки в CRM. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.