Сколько действительна копия трудовой книжки
Коротко
Срок действия копии трудовой книжки задаёт тот, кто её требует: в законе общего срока нет. Если организация принимает копию по своему регламенту, она сама пишет, сколько действует заверенная копия, — чаще всего это месяц или три месяца с даты заверения. Когда срока в правилах нет, копия не становится недействительной сама по себе: значение имеет, насколько свежие сведения в ней есть.
Почему в законе нет одного срока
Трудовая книжка подтверждает стаж и места работы, и закон не устанавливает, сколько живёт её копия. Трудовой кодекс говорит о том, как вести книжку и как исправлять записи, а срок годности копии документа оставляет тому, кто её принимает.
Поэтому вопрос «сколько действительна копия» решается не поиском статьи, а чтением правил приёма документов у того, кому копию несут: банка, контрагента, отдела кадров, конкурсной комиссии. Если там написано «копия действительна 30 дней», отсчёт идёт от даты заверения, а не от даты выдачи книжки.
От чего отсчитывают срок
- От даты заверения копии — так считают почти все регламенты: месяц, три месяца, полгода с подписи и печати.
- От даты последней записи в книжке — так бывает, когда требуют копию со всеми записями на текущий момент; тогда старая копия устаревает после нового перевода или увольнения.
- От даты приёма документов — реже, но встречается в правилах конкурсов и тендеров: копия должна быть заверена не раньше определённого числа до подачи.
- Никак — если принимающая сторона срок не установила: копия действует, пока в книжке не появились новые записи и пока её содержание совпадает с оригиналом.
Как заверить копию, чтобы вопрос о сроке не возникал
Копию снимают со всех заполненных страниц книжки и вкладыша. На каждой странице пишут «Верно», ставят должность, подпись и расшифровку того, кто заверил, дату и печать организации — при её наличии. На копии делают отметку, что человек работает в этой организации и на какой должности, если копию выдаёт работодатель.
Заверяет копию работодатель по месту работы или нотариус. Работодатель заверяет книжку своего работника, в том числе бывшего, по его письменному заявлению; нотариус — любую книжку по предъявлении оригинала. Дата заверения на копии и есть та точка, от которой потом считают срок.
Кто задаёт срок
| Кто принимает | Где искать срок | Что обычно указано |
|---|---|---|
| Банк при выдаче кредита | Правила кредитования и список документов | Срок с даты заверения, часто не больше месяца |
| Работодатель при приёме | Положение о кадровом делопроизводстве | Срок не задан: копию сверяют с оригиналом при приёме |
| Контрагент при проверке | Регламент проверки контрагентов | Срок с даты заверения или требование свежих записей |
| Конкурсная или тендерная комиссия | Конкурсная документация | Дата заверения не раньше определённого числа до подачи |
| Суд и госорганы | Требования к письменным доказательствам | Копия при предъявлении оригинала; срок не установлен |
Частые вопросы
Есть ли срок действия у нотариально заверенной копии трудовой книжки?
Общего срока закон не устанавливает: нотариус подтверждает, что копия соответствует оригиналу на дату заверения. Сколько копия годится для конкретной цели, решает тот, кто её требует, — его правила и надо смотреть.
Копия, заверенная работодателем год назад, действительна?
Для того, кто срок не устанавливал, — да, пока содержание совпадает с оригиналом. Если в книжке с тех пор появились записи о переводе или увольнении, копия перестала отражать текущее положение, и её попросят обновить.
Нужно ли заверять копию заново после перевода на другую должность?
Если принимающая сторона требует копию с актуальными сведениями — да: в книжке появилась запись, и старая копия её не содержит. Срок с даты заверения при этом не обнуляется, но содержание важнее срока.
Что делать, если в правилах приёма срок не указан?
Сдать копию с датой заверения и быть готовым предъявить оригинал. Если копию не принимают, попросить сослаться на пункт правил, где срок задан, — без такого пункта отказ держится только на внутреннем решении принимающего.
Можно ли отправить копию электронно?
Можно, если принимающая сторона согласна на электронный документ. Тогда способ подтверждения — усиленная квалифицированная электронная подпись или согласованный сторонами порядок; в правилах приёма обычно указано, какой вариант они принимают.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить сделки
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Справки, копии, выписки и одинаковые ответы сотрудникам и контрагентам съедают часы кадровика и бухгалтера. Я смотрю, на что в отделах уходят эти часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.