Платёжный календарь представляет собой документ

Коротко

Платёжный календарь — это плановый финансовый документ, в котором поступления и расходы денег расписаны по конкретным датам внутри короткого периода: месяца, недели или дня. Он показывает остаток на каждый день и заранее отвечает на вопрос, хватит ли денег на ближайшие платежи.

Что это за документ

Платёжный календарь ведут не для отчётности, а для управления: он нужен, чтобы ежедневно видеть, сколько денег придёт и уйдёт и какой остаток будет на счёте завтра. В отличие от годового бюджета, где суммы стоят по месяцам, здесь каждая строка привязана к дате платежа или поступления.

Документ охватывает короткий горизонт — обычно месяц, иногда неделю или день. Чем ближе дата, тем точнее суммы: поступления от известных клиентов и обязательные платежи ставят конкретными числами, дальние поступления — прогнозом.

Что в нём отражают

Остаток денег на начало периода по каждому счёту и кассе.
Поступления: оплаты клиентов, авансы, возвраты, кредиты и займы — с датами, когда деньги реально придут.
Платежи: зарплата, налоги и взносы, аренда, поставщикам, кредиты и проценты — с датами списания.
Остаток на конец каждого дня: он и показывает, где денег не хватает.
Контрагенты, статьи расходов, приоритет платежа и источник финансирования — если нужно разбирать, за счёт чего закрывается разрыв.

Чем календарь отличается от бюджета

	Платёжный календарь	Бюджет доходов и расходов
Что показывает	Движение денег по датам	Доходы и расходы по методу начисления
Горизонт	Месяц, неделя, день	Квартал, год
Точность	Конкретные суммы и даты платежей	Плановые суммы по статьям
Вопрос, на который отвечает	Хватит ли денег в конкретный день	Заработает ли бизнес прибыль за период
Кто ведёт	Финансовая служба или сам собственник	Финансовая служба

Как его составляют и кто ведёт

Сначала собирают договоры, счета и графики платежей: откуда и когда придут деньги и что нужно оплатить. Затем раскладывают суммы по датам и считают остаток день за днём. Если на каком-то дне остаток уходит в минус, это видно заранее — до того, как платить станет нечем.

В небольшой компании календарь может вести сам собственник или бухгалтер; в компании покрупнее — финансовая служба. Важнее не должность, а регулярность: календарь обновляют, как только меняется дата или сумма платежа, иначе он показывает вчерашнюю картину.

Частые вопросы

Обязателен ли платёжный календарь по закону?

Нет. Это внутренний управленческий документ, закон его форму и обязательность не устанавливает. Компания сама решает, на какой период и в каком виде его вести.

Можно ли вести календарь в таблице?

Да. Для небольшого бизнеса хватает таблицы: строки — поступления и платежи, столбцы — дни месяца, внизу остаток на каждый день. Когда платежей становится много, таблицу заменяют сервисом или настройкой в учётной программе.

Как часто его обновлять?

Каждый раз, когда меняется дата или сумма платежа, и не реже раза в день в период, когда денег впритык. Иначе календарь перестаёт показывать реальный остаток.

Помогает ли календарь при нехватке денег?

Он показывает, на каком дне образуется разрыв и на какую сумму. Дальше решают, что сдвинуть, где попросить отсрочку или чем закрыть нехватку — но сам календарь денег не находит.

Читать в журнале

Календарь есть, а картина по деньгам всё равно собирается вручную

Соберу цифры бизнеса на одном экране

Когда платежи, поступления и остатки лежат в разных таблицах, календарь приходится сводить руками, и к утру он уже устарел. Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами.

Вы видите деньги, выручку и заявки на телефоне и компьютере и получаете сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников, которые хотят смотреть на бизнес несколько минут в день, а не полдня.

Читать об услуге «Панель собственника»