Расшифровка ПКО
Коротко
ПКО — приходный кассовый ордер. Это документ, которым оформляют поступление наличных в кассу организации. ПКО оформляют организации; индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу, но могут делать это добровольно. В ордере записано, кто внёс деньги, сколько, по какому основанию и кто их принял.
Что такое приходный кассовый ордер простыми словами
Приходный кассовый ордер — первичный документ кассы. Он подтверждает, что наличные физически поступили и их принял кассир или тот, кто ведёт кассу. ПКО оформляют на поступление наличных. По окончании кассовых операций ордер также можно оформить на основании фискальных документов; для денег, принятых платёжным агентом, предусмотрен отдельный ПКО.
Расшифровка ПКО нужна, когда сверяют кассу: по ордерам видно, откуда взялись деньги в ящике и совпадает ли это с записями в учёте. Порядок ведения кассовых операций устанавливает Банк России (Указание от 11.03.2014 № 3210-У), а сама форма ПКО № КО-1 (код по ОКУД 0310001) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88; в кассовых операциях применяется именно она (п. 4.1 Указания № 3210-У).
Из чего состоит ПКО: расшифровка полей
- Наименование организации — полное название компании или ИП, как в учредительных документах.
- Код формы по ОКУД и номер ордера — номер сквозной по кассе за год, чтобы ордера не повторялись.
- Дата составления — день, когда деньги фактически приняли, а не день, когда выписали документ задним числом.
- Корреспондирующий счёт — счёт бухгалтерского учёта, с которого или на который идёт поступление: 50 «Касса» и второй счёт, например 62 «Расчёты с покупателями» или 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
- От кого принято — физлицо или организация, внёсшая деньги; для компании — её название, для человека — фамилия и инициалы.
- Основание — договор, счёт, заявление или иной документ, по которому вносят деньги.
- Сумма — цифрами и прописью; расхождение между ними делает ордер недействительным.
- Принято от и вложено — строки о плательщике и назначении платежа.
- Подписи — того, кто принял деньги, и того, кто проверил ордер; обычно это кассир и главный бухгалтер или руководитель.
- Квитанция — отрывная часть, которую отдают человеку, внёсшему деньги.
Чем ПКО отличается от кассового чека
Это два разных документа, и один другого не заменяет. Кассовый чек выдаёт кассовый аппарат покупателю: он подтверждает расчёт с покупателем и нужен по правилам применения контрольно-кассовой техники. ПКО оформляют внутри компании на любое поступление наличных в кассу, в том числе когда чека нет: возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, выручка, принятая из кассы другого подразделения.
На практике при продаже за наличные бывает и чек, и ПКО. Чек уходит покупателю, ПКО остаётся в кассе и служит основанием для записи в кассовой книге.
Частые вопросы
Кто подписывает приходный кассовый ордер?
Тот, кто принял деньги, и тот, кто проверил ордер. Ордер подписывают кассир и главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — кассир и руководитель. Если руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет документы, достаточно его подписи. Кто именно ставит подпись в вашей компании, закрепляют в учётной политике и в должностных обязанностях.
Можно ли исправить ошибку в ПКО?
Порядок исправления первичных документов смотрят в правилах бухгалтерского учёта и в указании Банка России о кассовых операциях. Проще и надёжнее не зачёркивать сумму в ордере, а оформить новый документ, если старый ещё не отражён в кассовой книге; как именно поступать в вашем случае, лучше уточнить у бухгалтера.
Нужен ли ПКО, если деньги пришли на расчётный счёт?
Нет. ПКО оформляют на наличные, поступившие в кассу. Поступления на банковский счёт оформляют банковской выпиской, и ордер на них не выписывают.
Сколько лет хранить приходные кассовые ордера?
Срок хранения первичных документов устанавливает законодательство об архивном деле и о бухгалтерском учёте. Конкретный срок для вашей компании лучше уточнить у бухгалтера: он зависит от вида документа и от того, нужен ли он для расчёта налогов.
Что делать, если в ПКО не хватает подписи?
Ордер без подписи принявшего деньги не подтверждает, что наличные поступили. Если документ уже подшит, ошибку разбирают с бухгалтером: иногда достаточно оформить ордер заново или приложить пояснение.
Когда касса не сходится с учётом
Чтобы видеть, откуда в кассе деньги и куда они ушли
Ордер за ордером касса выглядит ровно, а в учёте деньги не совпадают: значит, где-то потерялся документ, смешались поступления или выручку записали не тем числом.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа. Если расхождение в кассе тянет за собой прибыль, это видно на панели, а не через месяц в отчёте бухгалтера.