ПУД расшифровка в бухгалтерии
Коротко
ПУД — это первичные учётные документы. Так называют документы, которыми оформлен факт хозяйственной жизни: отгрузка, приёмка, оплата. К ПУД относят акт выполненных работ или услуг, товарную накладную, универсальный передаточный документ, кассовый чек, бухгалтерскую справку, банковскую выписку по платежу. Договор, счёт на оплату и приложения к договору — коммерческие документы и основание сделки, а не ПУД. Банки и контрагенты часто запрашивают их вместе с ПУД, отсюда путаница.
Что значит ПУД
Аббревиатура читается по первым буквам: первичные учётные документы. Слово «первичные» здесь ключевое: документ составляют в момент операции или сразу после неё, и он подтверждает, что операция была.
В бухгалтерии тот же смысл несёт словосочетание «первичный учётный документ». Когда банк или контрагент просит «ПУД по сделке», речь о документах, которыми оформлен сам факт операции: акт, накладная, чек, выписка по платежу. Договор и счёт к ним прикладывают как основание сделки.
Какие документы называют ПУД
- Акт выполненных работ или оказанных услуг — им подтверждают, что работу сдали и приняли.
- Товарная накладная или универсальный передаточный документ — ими оформляют передачу товара.
- Платёжное поручение и банковская выписка — ими подтверждают, что деньги ушли и пришли.
- Кассовый чек, если расчёт идёт наличными или картой.
- Бухгалтерская справка — ею оформляют операции, для которых нет отдельного документа.
- Договор и счёт на оплату — не ПУД, а основание сделки: их прикладывают к акту, накладной или выписке.
Чем ПУД отличается от первички
Первичка — разговорное слово, которым бухгалтеры называют первичные документы. ПУД — то же самое, только в официальной формулировке и чаще в требованиях к сделке, а не в учёте.
Разница не в составе бумаг, а в том, кто и зачем их спрашивает. Бухгалтер смотрит на первичку, чтобы отразить операцию в учёте. Банк, контрагент или проверяющий смотрит на ПУД, чтобы убедиться, что сделка настоящая и её есть чем подтвердить.
Что с ними делать
ПУД собирают по каждой сделке и хранят вместе: акт, накладная или выписка по одной операции лежат в одной папке, а договор и счёт — приложены к ним как основание. Так их проще найти, когда их запросит банк, контрагент или налоговая.
По документам, которыми оформляют операции, ведут учёт: на их основании отражают выручку, расходы и задолженность. Закон устанавливает обязательные реквизиты ПУД (часть 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а форму документа утверждает руководитель организации (часть 4 статьи 9). Унифицированные формы обязательны только там, где это прямо предусмотрено, например для кассовых документов.
Хранят ПУД не менее пяти лет после отчётного года по правилам бухгалтерского учёта, а для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, Налоговый кодекс также устанавливает пять лет, если для отдельных документов не предусмотрен иной срок.
Частые вопросы
ПУД и первичка — это одно и то же?
По сути да. ПУД — официальная расшифровка: первичные учётные документы. Первичка — то же самое в разговорной речи бухгалтеров.
Зачем банк просит ПУД?
Чтобы убедиться, что сделка настоящая: есть договор, счёт, документ о приёмке и платёж. Так банк проверяет операцию по счёту, а при кредите — что деньги уйдут на заявленные цели.
Входит ли договор в ПУД?
Договор к ПУД не относят — это основание сделки. ПУД по этой сделке: акт (УПД) или накладная о передаче и выписка банка о платеже; счёт и договор прикладывают к ним как обоснование.
Что делать, если ПУД потерялись?
Восстанавливают: запрашивают у контрагента копии акта и счёта, берут выписку из банка по платежу, при необходимости оформляют дубликаты. Пока документов нет, операцию подтвердить нечем.
Обязательно ли хранить ПУД в бумаге?
Закон допускает электронные документы с электронной подписью. Бумажные экземпляры хранят, если этого требует контрагент или сама сделка оформлена на бумаге; сроки хранения смотрят в законе.
Когда документов много, а порядка в них нет
Чтобы цифры в учёте сходились с документами
ПУД сами по себе порядок не создают: договоры, акты и платёжки лежат в разных папках и почтах, и сверить их с учётом вручную долго.
Я собираю цифры бизнеса из учёта, CRM и касс в одну панель и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: видно, сходится ли выручка с документами и где расхождение.