Что значит заверенная копия
Коротко
Заверенная копия — это копия документа, на которой проставлены отметка «Верно», должность и подпись заверившего, расшифровка подписи и дата. Надлежаще заверенная копия принимается вместо подлинника там, где это допускается (часть 8 статьи 75 АПК РФ, статья 71 ГПК РФ), но подлинник сохраняет юридическую силу и может быть истребован судом или органом. Копии документов, касающихся прав граждан, выдаются и заверяются при предъявлении подлинника, а нотариальная копия возможна только по подлиннику.
Что такое заверенная копия документа
Копия документа — это экземпляр, который полностью повторяет информацию подлинника. Заверенная копия — та же копия, но с дополнительными реквизитами, которые придают ей юридическую силу (пункты 23 и 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Главное отличие от простой копии: на заверенной стоит отметка о соответствии подлиннику. Без неё документ не примут в налоговой, суде или другом органе, где требуется подтвердить, что копия сделана именно с оригинала.
Заверять копии могут не только нотариусы. Организация вправе заверить копии своих документов сама — это самый быстрый и бесплатный способ.
Кто вправе заверить копию
От имени организации копию заверяет руководитель — он действует без доверенности. Также это может сделать сотрудник, которому такое право дано доверенностью или локальным актом (например, приказом или инструкцией по делопроизводству).
Если копия нужна для другого органа, в отметке указывают, что подлинник хранится в организации, и ставят печать. Внутри компании печать не обязательна, если иное не установлено её правилами.
Самый простой случай — заверить копию документа, который изначально создан в организации: устава, приказа, договора, трудовой книжки. Копии чужих документов (например, паспорта) организация заверяет, только если это разрешено законом или нужно для работы.
Какие реквизиты должны быть на заверенной копии
- Слово «Верно» — его пишут от руки или ставят штампом под реквизитом «Подпись».
- Наименование должности того, кто заверил копию.
- Собственноручная подпись заверившего.
- Расшифровка подписи: инициалы и фамилия.
- Дата заверения.
- Если копия выдаётся в другую организацию — надпись о месте хранения подлинника: «Подлинник документа находится в (название организации) в деле № … за … год».
- Печать организации — если копия предназначена для представления вовне или если это предусмотрено локальным актом.
Как заверить копию устава организации: образец
Копию устава заверяет руководитель или уполномоченное лицо. Если устав многостраничный, его можно сшить и заверить целиком или заверить каждый лист отдельно. В первом случае на сшивке делают надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов», указывая количество листов словами, и ставят заверительную надпись с подписью и печатью.
Образец надписи на последнем листе или на обороте: «Верно. Генеральный директор ООО «Пример» (подпись) И.И. Иванов. 30.10.2026». Если копия для внешнего органа, добавляют: «Подлинник документа находится в ООО «Пример» в деле № 01-У за 2025 год» и ставят печать.
Штамп «Копия верна» допустим вместо рукописной надписи, но он должен содержать все обязательные элементы: слово «Верно», должность, место для подписи, расшифровку и дату. Готовый штамп удобен, но если в нём нет даты, её ставят от руки.
Как заверить копию договора
Копия договора заверяется так же, как и любого другого документа: надпись «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата. Если договор сшит, заверяют весь документ; если листы отдельные — каждый лист.
Для суда или налоговой часто требуют заверить копию договора вместе с приложениями и дополнительными соглашениями. В таком случае заверяют каждый документ отдельно или сшивают всё в одно дело и заверяют целиком.
Если договор был подписан электронной подписью, его бумажная копия заверяется в обычном порядке. Электронную копию можно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя — тогда она равнозначна бумажной с печатью.
Заверенная копия и нотариальная копия: в чём разница
| Заверенная копия организации | Нотариальная копия | |
|---|---|---|
| Кто заверяет | Руководитель или уполномоченный сотрудник | Нотариус |
| Стоимость | Бесплатно | По тарифу нотариуса |
| Когда нужна | Для налоговой, суда, контрагентов, работников | Когда закон прямо требует нотариального удостоверения (например, копии учредительных документов для некоторых сделок) |
| Юридическая сила | Подтверждает соответствие подлиннику и принимается вместо него в случаях, допускаемых законом или принимающим органом; оригинал не утрачивает силы и может быть истребован | Подтверждает верность копии представленному документу. Нотариус может свидетельствовать копию с подлинника или с копии, заверенной нотариально либо в ином установленном законом порядке. |
Частые вопросы
Что значит заверенная копия документа?
Это копия, на которой стоит отметка о том, что она соответствует подлиннику. Отметка включает слово «Верно», должность и подпись заверившего, расшифровку и дату. Такая копия принимается вместо подлинника там, где это допускается, но сам подлинник сохраняет силу и может быть истребован.
Кто может заверить копию устава организации?
Руководитель организации или сотрудник, которому это право предоставлено доверенностью или локальным актом. Нотариус для этого не обязателен, если иное не требуется законом.
Обязательно ли ставить печать на заверенной копии?
Внутри организации печать не обязательна, если это не предусмотрено её внутренними правилами. Для представления в другую организацию или госорган печать обычно ставят — это подтверждает подлинность подписи заверившего.
Как заверить многостраничный документ?
Два способа: заверить каждый лист отдельно или сшить документ, пронумеровать листы и заверить всё вместе. При сшивке на последнем листе или на обороте делают заверительную надпись и указывают количество листов словами.
Можно ли заверить копию документа, выданного другой организацией?
Организация вправе заверить копию документа, который у неё хранится, если это не запрещено законом. Например, копию паспорта работника кадровая служба может заверить для личного дела, но для представления в третьи органы может потребоваться нотариальное заверение.
Что писать в надписи «Копия верна»?
Под подписью руководителя или уполномоченного лица пишут слово «Верно», затем должность, подпись, фамилию и инициалы, дату. Если копия предназначена для другой организации, добавляют фразу о месте хранения подлинника и ставят печать.
Когда нужно навести порядок в документах компании
Проверить, как в компании заверяют копии и оформляют документы
Если сотрудники каждый раз заверить копию по-разному, документы могут не принять в налоговой или суде. Я провожу аудит документооборота и подсказываю, как настроить единый порядок заверения копий и оформления дел.
Это часть услуги «Цифры и аналитика»: я смотрю, какие документы создаются и как они хранятся, и предлагаю простые правила, которые снижают риск отказа в приёме копий.