Что такое УПД в Честном знаке
Коротко
УПД в Честном знаке — это универсальный передаточный документ, который продавец оформляет в электронном виде и передаёт покупателю через оператора электронного документооборота. Документ одновременно подтверждает переход права собственности на товар и передаёт в систему «Честный знак» коды маркировки — GTIN, количество, а при поэкземплярном учёте коды каждой единицы. Без электронного УПД движение маркированного товара между участниками оборота не фиксируется в системе.
Зачем УПД в маркировке
Обычный бумажный УПД или накладная не передаёт коды маркировки в «Честный знак». Система видит только то, что пришло через электронный документооборот. Поэтому для маркированного товара УПД формируют в учётной программе или в кабинете оператора ЭДО, подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют покупателю. После подписания обеими сторонами оператор передаёт документ в систему.
Сроки перехода на ЭДО с передачей кодов смотрят по постановлению своей товарной группы: для действующих групп требование уже работает, срок зависит от товара: для косметики и бытовой химии передача сведений об обороте началась с 1 июля 2026 года, а для бритв и лезвий перенесена на 1 февраля 2027 года. УПД с кодами нужен для передачи товара другому участнику оборота — отгрузки и приёмки, возврата. Списание и прочий вывод из оборота без перехода к другому участнику оформляют заявлением о выводе из оборота в «Честном знаке», УПД здесь не применяется.
Что содержит УПД с кодами маркировки
- Стандартные реквизиты первичного документа: номер и дата, ИНН и КПП продавца и покупателя, наименование товара, количество, цена и сумма, ставка НДС.
- GTIN — глобальный номер товарной позиции из системы GS1. Его указывают для маркированного товара.
- Коды маркировки: при поэкземплярном учёте — код Data Matrix каждой единицы; при объёмно-сортовом — GTIN и общее количество; при партионном — ещё и номер партии.
- Функция документа: «СЧФДОП» (счёт-фактура и передаточный документ) или «ДОП» (только передаточный документ).
Как проходит обмен
Продавец проверяет, что все коды на упаковке введены в оборот и числятся на его балансе в «Честном знаке», а покупатель зарегистрирован в системе. Между операторами ЭДО сторон должен быть настроен роуминг, иначе документ не дойдёт.
Продавец формирует УПД в учётной системе или кабинете оператора, подписывает УКЭП и отправляет. Покупатель сверяет товар с документом, при отсутствии расхождений подписывает. Оператор передаёт подписанный документ в «Честный знак», система проверяет сведения, и после успешной обработки товар учитывается у покупателя.
Подписание в сервисе ЭДО ещё не значит, что коды приняты: нужно дождаться результата обработки в системе маркировки.
Что меняется в 2026 году
С 1 июля 2026 года передача сведений об обороте через ЭДО действует для косметики и бытовой химии. Для бритв и лезвий начало передачи сведений об обороте перенесено на 1 февраля 2027 года. Также требование действует для заварных и растворимых напитков — чая, кофе, какао, цикория. Требование распространяется на производителей, импортёров, оптовое звено и розницу.
В 2026 году 13 товарных групп переходят на поэкземплярный учёт: с 1 февраля — технические средства реабилитации второй волны, с 1 марта — ветеринарные препараты, безалкогольные напитки и пиво, лёгкая промышленность, антисептики, медицинские изделия, с 1 апреля — моторные масла и автожидкости, с 1 июня — икра лососёвых рыб, с 1 ноября — растительные масла, с 1 декабря — строительные материалы, радиоэлектронная продукция и корма для животных. Для молочной продукции со сроком годности более 40 суток партионный учёт действует с 1 ноября 2026 года; для продукции со сроком годности 40 суток и менее он вводится с 1 марта 2027 года.
При объёмно-сортовом учёте в УПД указывают GTIN и общее количество. При партионном добавляют номер партии, который формирует производитель или импортёр и резервирует в «Честном знаке». При поэкземплярном учёте вносят код каждой единицы.
Частые вопросы
Чем УПД в Честном знаке отличается от обычного УПД?
Обычный УПД подтверждает отгрузку и служит счётом-фактурой. УПД в Честном знаке дополнительно передаёт коды маркировки в систему через оператора ЭДО. Без электронной передачи кодов товар не будет учтён у покупателя.
Можно ли оформить УПД на бумаге?
Для товаров, по которым уже действует требование передавать сведения об обороте через ЭДО, оформляют электронный УПД. Срок начала зависит от товарной группы; бумажный документ движение кодов в системе не фиксирует.
Что будет, если покупатель не зарегистрирован в «Честном знаке»?
Передача кодов не состоится: система не примет документ, пока покупатель не зарегистрирован и не имеет активного кабинета. Проверьте это до отгрузки.
Нужен ли УПД при продаже физическому лицу через кассу?
При продаже через кассу сведения обычно передаются через оператора фискальных данных, а не посредством УПД. УПД нужен для операций между участниками оборота: продажи организации или ИП, отгрузки дистрибьютору, передачи в розницу, возврата, поставки на склад маркетплейса.
Какой код маркировки указывать в УПД?
Зависит от типа учёта. При поэкземплярном учёте — код Data Matrix каждой единицы. При объёмно-сортовом — GTIN и количество. При партионном — GTIN, количество и номер партии. Тип учёта для своей товарной группы сверяйте с действующими постановлениями и графиком «Честного знака».
Когда УПД с кодами нужно формировать сотнями
Чтобы ручная сборка УПД не съедала время
Если отгрузок много, кладовщик или бухгалтер вручную переносит коды в документы, ошибки в GTIN и количестве ломают передачу в «Честный знак». ИИ-агент берёт на себя одну понятную задачу: разбирает заявку или документ и готовит данные для учётной системы.
Я собираю агента под задачу компании, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.