Что такое отчёт
Коротко
Отчёт — это документ, в котором исполнитель показывает заказчику результат работы по заранее заданным вопросам: что делали, что получилось, на каких данных это видно и что из этого следует. Отчёт читают, чтобы принять решение, поэтому в нём важны не описания процесса, а цифры, выводы и то, чем каждый вывод подтверждён.
Из чего состоит отчёт
У рабочего отчёта почти всегда одна и та же основа. Сначала — вопрос или задание: что именно нужно было выяснить или сделать. Потом — что и на каких данных проверяли: за какой период, из каких источников, каким способом считали. Дальше — результат: числа, таблицы, наблюдения. И в конце — выводы и предложения: что из этого следует и что делать дальше.
Отчёт отличается от первичного документа. Акт, накладная, чек или платёжное поручение фиксируют отдельную операцию: кто, кому, сколько и когда. Отчёт собирает операции и наблюдения в картину и отвечает на вопрос, который до него был открыт. Поэтому один и тот же набор документов может лечь в основу разных отчётов — смотря какой вопрос задан.
Ещё отчёт путают со служебной запиской. Записка обычно объясняет ситуацию или просит решения, а отчёт показывает измеренный результат и то, как его получили. Если в документе нет данных и способа их получить, это скорее записка, чем отчёт.
Чем отчёт отличается от соседних документов
| Отчёт | Первичный документ | Служебная записка | |
|---|---|---|---|
| Что показывает | Результат по заданному вопросу | Одну операцию | Ситуацию и просьбу |
| Основа | Данные, источники, способ расчёта | Дата, стороны, сумма | Изложение обстоятельств |
| Кому нужно | Тому, кто принимает решение | Бухгалтерии и учёту | Руководителю внутри компании |
| Что проверяют | Сходятся ли цифры и выводы | Реквизиты и подписи | Логику и полноту изложения |
Какие бывают отчёты
- По периоду: за месяц, квартал, год — когда важно сравнить отрезки между собой.
- По теме: о продажах, рекламе, деньгах, рынке, работе сотрудников — когда нужен ответ на один вопрос.
- По заказчику: внутренний, для своего руководителя или собственника, и внешний, для клиента или подрядчика.
- По способу: собранный из готовых учётных данных или из отдельного исследования, когда нужных цифр в учёте нет и их приходится добывать.
- Разовый и регулярный: один отчёт к решению или повторяющийся с одинаковой структурой, чтобы сравнивать месяцы и годы.
Как читать отчёт и что в нём проверять
Первым делом смотрят, отвечает ли отчёт на тот вопрос, ради которого его заказывали. Если вопрос был «почему упала прибыль», а в документе только выручка и число заявок, ответа в нём нет, сколько бы страниц он ни занимал.
Дальше проверяют данные: за какой период взяты цифры, из какого источника, совпадают ли они с тем, что видно в учёте и кабинетах. Расхождение — не всегда ошибка, но его должны объяснить в самом отчёте.
Потом смотрят, как из данных получились выводы. Вывод без числа рядом — это мнение. Вывод, который держится на одном удачном месяце или на выборочных цифрах, стоит перепроверить. И последнее: есть ли в конце решение — что делать, в каком порядке и по какому признаку будет видно, что стало лучше.
Если отчёт пришёл от подрядчика, сравнивают его с тем, что закреплено в договоре: перечень вопросов, формат, срок. Отчёт, который отвечает не на те вопросы, — повод вернуть его на доработку, а не читать между строк.
Частые вопросы
Чем отчёт отличается от аналитики?
Аналитика — это работа: собрать данные, разобраться, что они значат. Отчёт — её результат на бумаге или в файле. Можно провести большую аналитику и не оформить отчёт, и тогда решение примут по памяти и ощущению.
Обязателен ли отчёт в какой-то форме по закону?
Зависит от ситуации. Для бухгалтерской и налоговой отчётности форма и сроки заданы законом и приказами ФНС, для внутренних отчётов компания устанавливает форму сама. Если отчёт нужен по договору с подрядчиком или по контракту по 44-ФЗ, состав и порядок приёмки задаёт договор или закон о закупках — эти условия смотрят в самом документе.
Кто составляет отчёт?
Тот, у кого данные и кто отвечает за результат: бухгалтер, маркетолог, аналитик, подрядчик. Заказчик отчёта формулирует вопрос и принимает работу. Если вопрос размыт, отчёт получится общим — поэтому задание стоит проговорить до начала работы.
Сколько должен быть отчёт по объёму?
Столько, сколько нужно, чтобы ответить на вопрос и показать данные. Отчёт на сто страниц без выводов решений не ускоряет. Часто хватает нескольких страниц с числами, источниками и списком действий.
Что делать, если цифры в отчёте не сходятся с учётом?
Спросить, откуда взяты цифры и за какой период. Причины бывают разные: разные даты отсечения, разные источники, неучтённые возвраты и скидки. Если объяснения нет, отчёт нельзя брать в основу решения — сначала сверяют данные.
Читать в журнале
Когда отчёт нужен, чтобы принять решение по деньгам
Чтобы цифры в отчёте сходились с продажами
Отчёт отвечает на вопрос, только если его цифры сходятся между собой: заявки из рекламы, сделки в CRM и выручка в учёте. Когда каждый источник живёт отдельно, отчёт получается красивым и бесполезным.
Я связываю рекламу, сайт, звонки, мессенджеры и CRM так, чтобы у каждой продажи был источник, а у каждой кампании — цена продажи, и отчёт обновляется сам.