Что такое ГИС ЭПД
Коротко
ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов. В ней собираются, хранятся и обрабатываются транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, железнодорожные и авиационные накладные, экспедиторские документы. Оператор системы — Минтранс России, разработчик — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».
Зачем нужна система
ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года, а с 1 сентября 2026 года оформление перевозочных документов в ней стало обязательным: это установил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. За четыре года через систему прошло больше 50 млн документов, к ней подключились больше 38 тыс. организаций из 83 регионов.
Система даёт государству и участникам перевозки единый цифровой контур: движение груза видно в реальном времени, документы не теряются по дороге, а спор между отправителем, перевозчиком и получателем разбирается по одной версии накладной, а не по трём бумажным.
ГИС ЭПД — государственная доверенная среда. Она фиксирует, передаёт и хранит юридически значимый документ о перевозке, а участники рынка работают с ней не напрямую, а через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
Какие документы оформляют в системе
- Транспортная накладная — основной документ автомобильной перевозки груза.
- Заказ и заявка на перевозку груза автотранспортом.
- Транспортная железнодорожная накладная.
- Грузовая накладная для воздушных перевозок.
- Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
Кто в цепочке и кто обязан
С 1 сентября 2026 года электронные документы оформляют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и экспедиторы. По общему правилу эти документы оформляют электронно. В случаях, установленных для соответствующего вида перевозки, сохраняется бумажное оформление.
Форматы файлов утверждает ФНС России — это XSD-схемы. Опечатка в ИНН, отсутствие обязательного реквизита или файл не по схеме приводят к тому, что документ отклоняет оператор или сама система, и машина встаёт на погрузке.
Часть сведений в электронной накладной нельзя исправить по инициативе участников — например, оговорки и замечания перевозчика при приёмке или выдаче груза. Поэтому приёмку и выдачу оформляют внимательно и сразу.
Как подключиться
Напрямую в ГИС ЭПД компании не заходят: доступ к системе есть только у аккредитованных Минтрансом операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Компания заключает договор с оператором, и он передаёт документы в систему.
Операторы обмениваются документами в роуминге: перевозчик, отправитель и получатель могут быть подключены к разным операторам, и это не мешает перевозке. Минтранс аккредитовал 16 операторов, 14 из них работают в продуктивном контуре системы.
Если ГИС ЭПД временно недоступна, перевозка не останавливается: документы накапливаются на стороне оператора и уходят в систему автоматически, когда доступность восстанавливается.
Для подписания нужна электронная подпись предусмотренного для документа вида. Электронные экспедиторские документы можно подписывать усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью физического лица, оформленной с помощью «Госключа»; сертификат ключа проверки создаётся в инфраструктуре взаимодействия государственных информационных систем.
Когда бумага остаётся
Исключения из обязательного электронного оформления есть. Бумажный документ допустим в случаях, установленных законодательством и приказами Минтранса для соответствующего вида документа: оборона и безопасность государства, воинские и специальные грузы, перевозки грузов в международном сообщении, личные нужды физических лиц. Отсутствие техники или электронной подписи к этим случаям не относится.
Минтранс определил и рабочие случаи, когда без бумаги не обойтись: у перевозчика нет интернета или нужного программного обеспечения, у грузоотправителя нет квалифицированной электронной подписи, груз идёт по специальному перечню.
Частые вопросы
С какой даты электронные перевозочные документы обязательны?
С 1 сентября 2026 года — по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ. До этой даты система работала в добровольном режиме с 2022 года.
Кому подчиняется ГИС ЭПД?
Оператор системы — Минтранс России, разработчик — ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Форматы документов утверждает ФНС России, поэтому оформление идёт по её XSD-схемам.
Можно ли подключиться к системе напрямую?
Нет. Прямой доступ есть только у аккредитованных Минтрансом операторов, компания работает через своего оператора по договору. Операторы передают документы между собой в роуминге, так что стороны перевозки могут быть у разных операторов.
Сколько хранятся накладные в системе?
Оператор ГИС ЭПД хранит накладные 5 лет с момента размещения в системе.
Что будет, если система недоступна?
Перевозка не останавливается: документы аккумулируются на стороне оператора и автоматически передаются в ГИС ЭПД, когда доступность восстанавливается.
Какие документы нельзя поправить после оформления?
Оговорки и замечания перевозчика при приёмке или выдаче груза скорректировать по инициативе участников нельзя. Их фиксируют сразу, при приёмке и выдаче.
Что грозит за документ не по формату?
Документ отклонит оператор или ГИС ЭПД: файл не пройдёт по XSD-схеме ФНС, из-за опечатки в ИНН или пропущенного реквизита. На практике это простой транспорта на погрузке или выгрузке, поэтому форматы и реквизиты проверяют до выхода машины.
Когда перевозки стали обязательными электронно
Чтобы видеть, во что переход обходится и где рвётся документ
Электронная накладная меняет не только форму документа: в цепочке появляются оператор, подпись, форматы и сроки, и каждая ошибка в них стоит простоя машины.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: видно, где документы застревают и сколько это стоит.