Что такое аппарат управления
Коротко
Аппарат управления — это руководители и специалисты, которые управляют компанией, а не выполняют работу наравне с исполнителями: директор, его заместители, руководители отделов, а также те, кто готовит решения для них — плановый, финансовый, кадровый отдел. Аппарат принимает решения, ставит задачи и проверяет результат; остальные сотрудники эти задачи выполняют.
Кто входит в аппарат управления
В аппарат управления включают всех, чья работа — управлять: собственника, если он работает в компании, генерального директора, его заместителей, руководителей направлений, отделов и участков. К нему же относят специалистов, которые обслуживают управление: экономистов, финансистов, кадровиков, юристов, если их задача — готовить решения и документы для руководителей, а не производить продукт.
Мастера участка, начальника смены и бригадира тоже относят к аппарату управления, если у них в подчинении есть люди. В небольшой компании аппарат — это директор и два-три руководителя; в крупной — несколько уровней: от собственника до начальника участка.
Чем аппарат управления отличается от собственника и исполнителей
Собственник владеет бизнесом и решает, кому доверить управление. Аппарат управления этим доверием пользуется: он управляет в рамках полномочий, которые дали ему устав, доверенность или приказ. Один человек может быть и собственником, и частью аппарата — если он сам работает директором.
Исполнители выполняют работу: продают, производят, обслуживают клиентов. Аппарат управления не производит продукт, а решает, что и как производить, кто это делает и по каким правилам. Если руководитель постоянно подменяет исполнителя и делает работу за него, аппарат управления перестаёт управлять: решения не принимаются, а задачи не ставятся.
Какие функции выполняет аппарат управления
- Ставит цели: куда компания или отдел идёт в этом году и по каким цифрам это измеряется.
- Планирует: сколько нужно людей, денег и времени, чтобы цели достигнуть.
- Организует работу: распределяет задачи, полномочия и ответственность между исполнителями и подразделениями.
- Принимает решения: выбирает из вариантов и отвечает за последствия.
- Контролирует: сверяет результат с планом и разбирает расхождения.
- Мотивирует: выстраивает оплату и условия так, чтобы люди делали нужную работу.
Из чего складывается численность аппарата
Численность аппарата управления зависит от числа людей в подчинении и от того, сколько разных задач приходится решать. Норма управляемости — сколько человек один руководитель может держать под контролем без потери качества. У мастера на производстве это может быть двадцать человек, у руководителя отдела продаж — десять, у директора — пять-семь прямых подчинённых.
Когда у руководителя больше подчинённых, чем он успевает проверять, появляется ещё один уровень управления: старший менеджер, начальник участка, руководитель группы. Каждый уровень стоит денег и удлиняет путь решения. Поэтому численность аппарата считают от задач и нормы управляемости, а не от желания дать хорошему сотруднику красивую должность.
Как выстроить аппарат управления в компании
Сначала описывают, какие решения кто принимает: кто утверждает цену, кто нанимает, кто подписывает договор, кто останавливает отгрузку. Без этого аппарат управления существует на бумаге: все согласовывают всё, а решение не принимает никто.
Дальше за каждым руководителем закрепляют отдел, цели и цифры, по которым видно, справляется он или нет. И проверяют, что решений у него ровно столько, сколько он успевает принимать: лишние уровни убирают, недостающие добавляют. Как это устроено в конкретной компании, видно по её структуре и по тому, сколько времени решения идут от собственника до исполнителя.
Частые вопросы
Аппарат управления и менеджмент — это одно и то же?
Почти: менеджмент — это управление как деятельность, а аппарат управления — люди и подразделения, которые эту деятельность ведут. Собственник, который не работает в компании, в аппарат управления не входит, хотя решения принимает.
Собственник входит в аппарат управления?
Только если он работает в компании и управляет: например, занимает должность директора или руководит направлением. Собственник, который приходит на собрания и утверждает бюджет, остаётся за пределами аппарата.
Считается ли бухгалтер аппаратом управления?
Главный бухгалтер — да, если он готовит решения и документы для руководителя и отвечает за участок. Рядовой бухгалтер, который ведёт первичку, — исполнитель.
Зачем отделять аппарат управления от исполнителей?
Чтобы видеть, сколько компания тратит на управление и не раздувается ли оно. Когда управленцев больше, чем нужно для задач, решения идут дольше, а работа стоит дороже.
Как понять, что аппарат управления раздут?
По числу уровней и согласований: если простое решение проходит через трёх-четырёх руководителей, а ответственный за него не называется, уровней больше, чем нужно. Помогает проверка: у каждого руководителя есть свой отдел, цели и цифры, по которым видно его результат.
Когда структура мешает расти
Чтобы было видно, кто в компании за что отвечает
Пока аппарат управления не описан, решения копятся у собственника, а руководители ждут указаний. Исправить это можно, только увидев структуру целиком: кто кому подчиняется, какие решения принимает и по каким цифрам отвечает.
Я разбираю бизнес по цифрам и структуре на стратегической сессии: за два часа проходим, где компания теряет деньги и на чём держится, и выходим с планом, кому какие решения передать.