Контроль дебиторской задолженности

Коротко

Контроль дебиторской задолженности — это регулярная сверка того, кто, сколько и на сколько дней задержал оплату, и что с этим долгом уже сделано. Он держится на двух вещах: отчёте, где видно каждый долг и его возраст, и человеке, который по этому отчёту звонит и пишет должнику. Без первого нечего контролировать, без второго отчёт остаётся файлом в папке.

Что это и зачем собственнику

Долг покупателя превращается в убыток не в тот день, когда контрагент перестал платить, а когда в компании этого не заметили вовремя. Контроль дебиторской задолженности нужен, чтобы замечать просрочку на первой неделе, а не через полгода, когда контрагент уже сменил адрес.

Для собственника это ещё и вопрос денег на счету: дебиторка — это отгруженный товар и оказанные услуги, за которые деньги ещё не пришли. Чем дольше долг висит, тем выше шанс, что его не вернут, и тем больше оборотных средств заморожено.

Что входит в контроль дебиторской задолженности

Реестр долгов с разбивкой по срокам: сколько должны в срок, сколько просрочено на 1–30, 31–60, 61–90 дней и больше.
Кредитная политика: кому и на каких условиях даём отсрочку, какой лимит на покупателя, кто принимает решение о нестандартной отсрочке.
Регламент работы с просрочкой: кто звонит, на какой день после срока, когда уходит письменное напоминание, когда — претензия.
Сверка с контрагентами: акт сверки не реже раза в квартал по крупным долгам, чтобы долг не оказался спорным.
Отчёт собственнику: сумма долга, доля просрочки, сколько денег ожидается к поступлению в ближайшие недели.

Мониторинг дебиторской задолженности: как он устроен

Мониторинг — это ежедневное или еженедельное отслеживание сроков оплаты по каждому счёту и договору. Практичнее всего строить его на платежном календаре: в нём видно, какие поступления ожидаются на этой неделе, и сразу становится понятно, кто из покупателей не заплатил в срок.

Второй элемент мониторинга — реестр старения. В нём каждая задолженность разложена по корзинам возраста, и видно, какая часть долга уже перешла из «в срок» в «просрочено больше двух месяцев». Реестр обновляют регулярно, а не раз в год перед сдачей отчётности.

Третий элемент — сигналы о самом должнике: смена адреса, смена директора, задержки зарплаты в открытых источниках, новые иски к компании. Это повод раньше начать официальную переписку, не дожидаясь обычного срока напоминания.

Напоминание, претензия, иск: когда что

	Напоминание	Претензия	Иск
Когда	Первые дни после срока оплаты	После того как напоминания не дали результата	Иск в арбитражный суд по денежному спору возможен только после обязательной претензии и истечения 30 календарных дней со дня её направления (если договором не установлен другой срок). Иначе иск оставляют без рассмотрения.
Форма	Звонок, письмо, сообщение	Письменная претензия с расчётом долга	Исковое заявление в суд
Что даёт	Быстрое закрытие долга без конфликта	Фиксирует позицию компании и запускает срок ответа по договору	Взыскание через суд
Риск	Нет	Нужно следить за сроками ответа	Пропуск срока исковой давности

Сроки, которые нельзя пропустить

Общий срок исковой давности — три года (статья 196 Гражданского кодекса). Он отсчитывается не от даты отгрузки, а от дня, когда покупатель должен был заплатить по договору. Признание долга (в том числе подписанный уполномоченным лицом акт сверки) прерывает течение срока, и три года текут заново, но общий срок не может превышать 10 лет со дня нарушения права — поэтому акт сверки это не только бухгалтерская формальность.

Если договором предусмотрена неустойка за просрочку, её считают по ставке договора за каждый день до дня фактической оплаты. Если неустойки нет, можно требовать проценты по статье 395 Гражданского кодекса по ключевой ставке Банка России. Одновременно неустойку и проценты по 395-й не взыскивают: если договором предусмотрена неустойка, применяется она.

Частые вопросы

Чем контроль дебиторской задолженности отличается от её взыскания?

Контроль — это наблюдение и ранние действия: отчёт, напоминание, сверка. Взыскание — это уже претензионная и судебная работа по долгу, который не закрылся. Контроль нужен, чтобы до взыскания доходило как можно меньше долгов.

Как часто обновлять реестр старения?

Для компании с ежедневными отгрузками — не реже раза в неделю, а в пиковые периоды хоть каждый день. Для компании с небольшим числом крупных сделок достаточно еженедельного обновления и ежемесячного разбора с собственником.

Что делать, если покупатель не отвечает на звонки?

Переходить к письменной претензии с расчётом долга и отправлять её так, чтобы осталось подтверждение получения. Дальше — по условиям договора и в сроки, которые не дают пропустить исковую давность.

Зачем нужно страхование дебиторской задолженности?

Страховка снимает с компании часть риска неплатежа и избавляет от самостоятельной оценки каждого покупателя: этим занимается страховая компания. Решение принимают, сопоставив стоимость премии с возможными потерями от невозврата, и лучше на нескольких периодах, а не по одной ситуации.

Можно ли вести контроль в 1С?

Да, в «1С:УФА» есть подсистема «Контроль дебиторской задолженности», которая пришла на смену прежнему сервису «Дебиторка». Она помогает видеть долги клиентов и не допускать кассовых разрывов, но регламент работы с просрочкой всё равно задаёт компания.

Читать в журнале

Долги клиентов не должны съедать время менеджеров

Соберу ИИ-агента, который сам напоминает должникам

Когда должников десятки, напоминания и сверки съедают часы продавцов и бухгалтера. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он смотрит сроки оплаты в CRM и 1С, пишет клиенту напоминание и передаёт менеджеру тех, кто не ответил.

Агента проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы — чтобы он не путал клиентов и не слал напоминания тем, кто уже заплатил. Это для компаний, где одна и та же рутина с долгами повторяется каждый месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»