Как можно распределить затраты на себестоимость платных услуг или работ

Коротко

Распределить затраты на себестоимость услуги или работы — значит привязать каждый расход к той позиции, которая его вызвала, а общие расходы разнести по понятному правилу. Прямые затраты идут на конкретную услугу напрямую, косвенные делят между всеми по базе: часам, зарплате, выручке или другому измерителю.

Прямые и косвенные: главное деление

Себестоимость складывается из двух слоёв. Первый — прямые затраты: материалы, запчасти, оплата подрядчика, сдельная часть зарплаты исполнителя. Их можно без расчётов записать на конкретную услугу или работу, потому что связь видна. Второй слой — косвенные: аренда, коммунальные, оборудование, оклад администратора, реклама, бухгалтерия. Они нужны всем услугам сразу, и вопрос «как распределить» касается именно их.

Ошибка новичка — считать себестоимостью только прямые затраты. Тогда каждая услуга кажется выгодной, а в конце месяца деньги не сходятся: накладные съели прибыль. Вторая ошибка — разносить всё поровну на все услуги. Если одна работа занимает час станка, а другая восемь, равное деление искажает картину до наоборот.

Какие базы распределения бывают

Часы работы — самый честный измеритель для услуг: сколько времени исполнитель или оборудование потратили на конкретную работу.
Прямая зарплата исполнителей — когда у людей разная квалификация и оклад, а время учесть сложно.
Машино-часы — для работ на станках, технике, спецоборудовании: распределяем по времени загрузки.
Выручка услуги — простая база, но опасная: дорогая услуга забирает больше накладных, хотя может быть не сложнее дешёвой.
Количество заказов или площадь — для склада, упаковки, хранения, аренды помещений.
Материалы — когда накладные пропорциональны объёму закупки, например доставка и приёмка.

Как посчитать себестоимость услуги

Порядок такой. Сначала соберите прямые затраты на единицу услуги: материалы по цене закупки, сдельную оплату, услуги подрядчиков. Затем выберите базу распределения и посчитайте ставку: общая сумма косвенных расходов за период делится на общее количество базы за тот же период. Например, все накладные за месяц делят на все отработанные часы — получается стоимость накладных на один час. Дальше себестоимость услуги равна прямым затратам плюс ставка, умноженная на часы, которые ушли на эту услугу.

Считать лучше по факту прошлого периода и пересматривать ставку раз в квартал: аренда и зарплаты меняются. Если услуга длится несколько месяцев, накладные относят по фактическим часам каждого месяца, а не сваливают в первый.

Сравнение баз распределения

База	Когда подходит	Риск
Часы работы	Услуги, где время — главный ресурс	Нужен учёт времени по заказам
Прямая зарплата	Разная квалификация исполнителей	Оклад не всегда отражает загрузку
Машино-часы	Работы на оборудовании	Требует учёта загрузки станков
Выручка	Простой учёт, мало разных услуг	Дорогие услуги получают лишнюю нагрузку
Количество заказов	Одинаковые по трудоёмкости операции	Не видит разницы в сложности

Зарплата и налоги в себестоимости

В себестоимость услуги входит не только сумма на руки или оклад. Сюда относятся страховые взносы с выплат исполнителям и взносы на травматизм — они начисляются сверх зарплаты и являются таким же расходом на услугу. НДФЛ удерживается из дохода работника и расходом компании не является.

Если исполнитель занят на нескольких услугах, его оклад делят по часам или по доле выручки. Сдельную часть относят напрямую на ту услугу, за которую она начислена. Для собственника, который сам выполняет работы, в себестоимость разумно ставить рыночную стоимость своего часа — иначе услуга выглядит прибыльной, хотя на деле оплачивает только материалы.

Частые вопросы

Обязательно ли распределять все накладные на услуги?

Для управленческого учёта — да, если вы хотите видеть реальную прибыльность каждой услуги. Для налога на прибыль есть отдельный порядок из статьи 318 Налогового кодекса: прямые расходы относятся на реализацию по мере продажи, но тот, кто оказывает услуги, вправе списать их целиком в текущем периоде; косвенные списываются в текущем периоде. Это разные задачи, и путать их не стоит.

Что делать с затратами, которые нельзя привязать ни к одной услуге?

Их всё равно распределяют — иначе они повиснут вне себестоимости. Если связь слабая, берите самую простую базу: часы или выручку. Главное — применять правило одинаково из месяца в месяц, чтобы сравнение периодов было осмысленным.

Как часто пересчитывать ставку распределения?

Раз в квартал или при заметном изменении расходов: новая аренда, повышение зарплат, покупка оборудования. Если ставка устарела, вы принимаете решения по прошлогодним цифрам.

Можно ли считать себестоимость только по прямым затратам?

Можно, но тогда это не полная себестоимость, а сокращённая. По ней удобно оценивать срочные заказы, когда мощности простаивают, но нельзя понять, покрывает ли услуга все расходы бизнеса.

Куда отнести рекламу и продвижение?

Это косвенные расходы. Их можно разнести по выручке услуг или оставить отдельной строкой и вычитать из общей прибыли, не включая в себестоимость единицы. Второй вариант проще, но тогда цена услуги не учитывает стоимость привлечения клиента.

Себестоимость видна, а денег всё равно нет

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждой услуге

Распределить затраты — половина дела. Дальше нужно увидеть, какая услуга или клиент приносит прибыль после всех расходов, а какая тянет вниз.

Я считаю юнит-экономику каждой услуги и канала, нахожу точку безубыточности и строю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при изменении цен и объёмов.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»