Акт и УПД это одно и тоже
Коротко
Нет. Акт выполненных работ или оказанных услуг — первичный учётный документ: он подтверждает, что работы сданы или услуги оказаны. УПД — универсальный передаточный документ, который может выполнять сразу две роли: первичного документа и счёта-фактуры. Один и тот же УПД со статусом «1» заменяет и акт, и счёт-фактуру, а со статусом «2» работает только как первичный документ, без функции счёта-фактуры.
Чем акт отличается от УПД
Акт — это документ об одном факте: подрядчик сдал работы, исполнитель оказал услуги. В нём есть обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона «О бухгалтерском учёте»: название, дата, стороны, содержание операции, измерители, подписи. Счёт-фактуру акт не заменяет: если исполнитель платит НДС, к акту отдельно выставляют счёт-фактуру.
УПД устроен иначе: это одна форма, в которой совмещены реквизиты счёта-фактуры и первичного документа. В левом верхнем углу стоит статус. Статус «1» — документ заменяет и счёт-фактуру, и акт (или накладную). Статус «2» — только первичный документ, а счёт-фактуру выставляют отдельно. Поэтому вопрос «акт или УПД» точнее звучит так: нужен вам отдельный счёт-фактура или нет.
Акт и УПД рядом
| Акт | УПД со статусом 1 | УПД со статусом 2 | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Выполнение работ, оказание услуг | Работы или отгрузку и одновременно право на вычет НДС | Только выполнение работ или отгрузку |
| Заменяет счёт-фактуру | Нет, нужен отдельный | Да | Нет, нужен отдельный |
| Обязательные реквизиты | Статья 9 закона № 402-ФЗ | Реквизиты счёта-фактуры и первичного документа | Реквизиты первичного документа |
| Когда удобен | Нет НДС или счёт-фактура уже отдельно | Одна сделка — один документ | Нужен первичный документ в форме УПД без НДС |
Что изменилось с 1 января 2026 года
С 2026 года электронные форматы отдельного акта выполненных работ и товарной накладной, утверждённые приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552 и № ММВ-7-10/551, больше не действуют. Обмениваться электронными актами и накладными по этим форматам через оператора электронного документооборота нельзя — ФНС предупредила об этом заранее и рекомендовала перейти на УПД.
Важно не перепутать: отменены электронные форматы, а не сами документы. Бумажные акт и товарную накладную по форме ТОРГ-12 по-прежнему можно оформлять, и запрета на них нет. Электронный первичный документ теперь создают в формате УПД 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@): он годится и для товаров, и для работ и услуг, и его можно использовать как вместе со счётом-фактурой, так и отдельно от него.
Как выбрать документ под сделку
- Работаете с НДС и хотите один документ вместо двух — оформляйте УПД со статусом 1: он закроет и вычет у заказчика, и первичный учёт у исполнителя.
- НДС не платите или счёт-фактура уже выставлена отдельно — хватит акта либо УПД со статусом 2.
- Обмениваетесь документами через ЭДО — с 2026 года берите формат УПД 5.03: старые электронные форматы акта и накладной не принимаются.
- Ведёте бумажный документооборот — можно оставить привычный акт: его отмена не коснулась.
- Проверяйте статус в УПД перед подписанием: от цифры в углу зависит, есть ли у вас право на вычет НДС.
Частые вопросы
Можно ли вместо акта приложить УПД?
Да. УПД со статусом 1 заменяет и акт, и счёт-фактуру. Если в договоре написано «стороны подписывают акт», УПД со статусом 1 эту роль выполняет: первичная часть в нём есть.
Обязателен ли УПД с 2026 года?
Обязателен только электронный формат УПД для тех, кто обменивается первичными документами через ЭДО: прежние электронные форматы акта и накладной отменены. Бумажные акт и ТОРГ-12 оформлять можно, как и раньше.
Нужен ли отдельный счёт-фактура, если есть УПД?
Нет, если у УПД статус 1: счёт-фактура в нём уже совмещён с первичным документом. При статусе 2 счёт-фактуру выставляют отдельно, иначе покупатель не получит вычет.
Чем УПД отличается от счёта-фактуры?
Счёт-фактура — только налоговый документ для вычета НДС, он не подтверждает передачу работ или товара. УПД объединяет счёт-фактуру и первичный документ, поэтому закрывает обе задачи сразу.
Что будет, если после 2026 года отправить электронный акт по старому формату?
Такой документ не пройдёт по действующему формату: старые форматы утратили силу. Контрагент не сможет принять его как электронный первичный документ — придётся переоформить в УПД 5.03.
Документы не должны тормозить сделки
Соберу ИИ-агента, который сам разбирает закрывающие документы
Когда акты, УПД и счета-фактуры приходят сотнями, бухгалтер вручную сверяет реквизиты, суммы и статусы. Я собираю агента, который берёт одну понятную задачу: проверяет входящие документы по вашим правилам, находит расхождения и раскладывает файлы по местам.
Подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на настоящих документах из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же проверка повторяется сотни раз в месяц.