Реестр заявлений
Коротко
Реестр заявлений — это список всех обращений, которые пришли в компанию, с датой, источником, содержанием и статусом обработки. Одна таблица вместо переписки в разных каналах: по ней видно, что заявка пришла, кому передана и чем закончилась.
Зачем нужен реестр
Заявки приходят из разных мест: почта, форма на сайте, мессенджеры, звонки, встречи. Без общего списка часть обращений остаётся без ответа, а повторы теряются. Реестр сводит их в одно место и делает видимой каждую заявку.
По реестру видно, сколько обращений пришло за период, из какого источника, сколько закрыто и сколько висит. Это основа для решения, где теряются заявки и куда стоит вкладывать силы в привлечении.
Какие поля включить
- Номер заявки и дата поступления — чтобы обращаться к записи и считать сроки.
- Источник: сайт, телефон, мессенджер, почта, рекомендация.
- Контакт заявителя и суть обращения в одной строке.
- Ответственный — кто взял заявку в работу.
- Статус: новая, в работе, закрыта, отказ.
- Итог: что сделали и на какую сумму, если заявка стала сделкой.
Как вести реестр
Правило одно: заявка попадает в реестр в момент поступления, а не после разговора. Если запись делают задним числом, часть обращений так и остаётся вне списка.
Статус меняют сразу, как только заявка сдвинулась. Тогда реестр показывает реальную картину, а не историю, восстановленную по памяти. Раз в неделю стоит просматривать записи без движения: именно там копятся потери.
Частые вопросы
Чем реестр заявлений отличается от CRM?
Реестр — это учёт обращений: что пришло, кто взял, чем закончилось. CRM добавляет к этому воронку, напоминания и автоматику. Небольшой компании на старте хватает таблицы, но при росте числа заявок ручное ведение начинает отнимать время.
Кто должен заполнять реестр?
Тот, кто первым получил обращение. Если заявки принимает несколько человек, правило одно для всех: запись появляется в момент поступления, иначе часть обращений останется вне учёта.
Как понять, что заявки теряются?
Сравните число обращений в реестре с числом входящих писем, звонков и сообщений за тот же период. Расхождение показывает, сколько заявок не дошло до списка. Второй признак — записи, которые неделями стоят в статусе «новая».
Можно ли поручить ведение реестра ИИ-агенту?
Да, если задача повторяется: агент разбирает входящие сообщения, вытаскивает контакт и суть обращения и заносит строку в реестр. Дальше работу ведёт человек — агент снимает с него рутину переноса данных.
Когда заявок много и они приходят из разных каналов
Чтобы каждая заявка попадала в реестр сама
Ручной перенос обращений в таблицу съедает время и пропускает то, что пришло в мессенджер или на почту. Эту часть работы можно передать ИИ-агенту: он разбирает входящее сообщение и заносит заявку в реестр с контактом и сутью обращения.
Я собираю такого агента под одну задачу, подключаю к почте, мессенджерам и CRM и проверяю на ваших настоящих случаях, прежде чем запускать в работу.