Что такое накладная
Коротко
Накладная — это документ, которым одну партию товара или материалов передают от одного лица другому. В ней перечисляют, что именно передают, сколько и по какой цене, и ставят подписи те, кто сдал и кто принял. Для бизнеса накладная — подтверждение, что товар дошёл до покупателя или до другого склада, и основание записать это в учёт.
Зачем нужна накладная
Накладная закрывает три задачи сразу. Она показывает, что товар физически передан: по ней покупатель принимает партию и сверяет количество и качество. Она служит первичным документом для учёта: по ней приходуют товар, списывают материалы и считают себестоимость. И она нужна при спорах: если покупатель говорит, что недополучил товар, а продавец — что отгрузил всё, смотрят на подписанную накладную.
Без накладной передача товара держится на честном слове. Поэтому её оформляют в день отгрузки, а если это не получилось — сразу после неё.
Какие бывают накладные
- Товарная накладная — передача товара от продавца покупателю. Чаще всего её оформляют по форме ТОРГ-12.
- Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15 — когда материалы передают из одного подразделения в другое или отдают в переработку.
- Накладная на внутреннее перемещение — когда товар или материалы перевозят между складами и точками одной компании.
- Транспортная накладная — отдельный документ для перевозки груза: она подтверждает не передачу товара, а условия перевозки.
- Расходная накладная — общее название для документа, которым отпускают товар; форму компания выбирает сама.
Какие формы действуют в 2026 году
Обязательной формы накладной нет. Компания вправе взять унифицированный бланк из альбома Госкомстата или разработать свой и утвердить его в учётной политике. Главное — чтобы в документе были обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дата, кто составил, что передали, сколько, в чём измеряется, кто подписал.
Одно изменение 2026 года касается электронного документооборота: с 1 января 2026 года электронную форму ТОРГ-12 отменили, обмениваться ею через ЭДО больше нельзя. Бумажная накладная по этой форме работает, её можно оформлять по унифицированному бланку или по своему. Для электронной передачи товара используют универсальный передаточный документ.
Чем накладная отличается от счёта-фактуры и УПД
| Накладная | Счёт-фактура | УПД | |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Передачу товара или материалов | Сумму налога и право на вычет НДС | И передачу товара, и налог — два документа в одном |
| Кто подписывает | Сдал и принял: кладовщик, водитель, представитель покупателя | Продавец; покупатель не подписывает | Обе стороны, как в накладной |
| Нужна ли при УСН без НДС | Да, как первичный документ | Нет | По желанию: заменяет и накладную, и счёт-фактуру |
| Где применяют | Отгрузка, перемещение, передача в переработку | При отгрузке с НДС, при получении аванса, при ввозе товаров и при обязанностях налогового агента | Отгрузка с НДС, если стороны договорились об одном документе |
Частые вопросы
Кто подписывает накладную?
Тот, кто отпустил товар, и тот, кто его принял. Со стороны продавца это обычно кладовщик или водитель, со стороны покупателя — кладовщик или другой работник по доверенности. Подпись руководителя не обязательна, если он сам не принимает товар.
Что делать, если покупатель не подписал накладную?
Товар фактически получен — покупатель принимает его к учёту. Без подписанной накладной подтвердить расходы сложнее, но право на них сохраняется, если есть иные документы о передаче: УПД, акт приёмки, транспортные документы, переписка сторон.
Нужна ли накладная при самовывозе?
Да. Накладную оформляют независимо от того, как товар попал к покупателю: привезли его или он забрал сам. В документе указывают, кто получил товар, и он расписывается на месте.
Можно ли оформить накладную задним числом?
Оформлять накладную задним числом нельзя: её составляют в момент передачи или непосредственно после. Если документ оформляют позже, в нём указывают фактическую дату составления, а не прошедшую дату отгрузки.
Чем накладная отличается от товарного чека?
Товарный чек — упрощённый документ для розницы, в нём нет подписи принимающей стороны. Накладная — документ для передачи партии между компаниями или между подразделениями, и в ней обе стороны расписываются.
Хранить накладные обязательно?
Да, как первичные документы. Срок хранения — не меньше пяти лет после года, в котором документ использовали для учёта (статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ). Электронные накладные хранят в том же виде, в котором их подписали.
Когда накладных стало слишком много
Чтобы разбирать документы без ручной сверки
Когда отгрузок сотни в месяц, кладовщик и бухгалтер вручную сверяют накладные с заявками и счетами. На это уходят дни, а ошибки всплывают уже в учёте.
Я собираю ИИ-агента, который сам разбирает документы: сверяет накладные с заявками, находит расхождения и передаёт данные в CRM или 1С.