Чем отличается компенсация за отпуск от отпускных
Коротко
Отпускные — это средний заработок за дни ежегодного оплачиваемого отдыха: сотрудник отдыхает, а компания платит ему за эти дни. Компенсация за отпуск — деньги вместо дней, которые сотрудник не отгулял. Чаще всего её платят при увольнении, а в остальное время — только за часть ежегодного отпуска сверх 28 календарных дней.
Отпускные и компенсация: в чём разница
Отпускные выплачивают, когда сотрудник уходит в отпуск. Основание — график отпусков и заявление работника. Сумма равна среднему дневному заработку, умноженному на число календарных дней отпуска. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отдыха, а средний дневной заработок считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Оно действует с 1 сентября 2025 года и заменило прежнее Положение № 922.
Компенсация за неиспользованный отпуск — это замена дней отдыха деньгами. При увольнении — статья 127 Трудового кодекса (компенсация за все неиспользованные отпуска); без увольнения — статья 126 Трудового кодекса (часть, превышающая 28 календарных дней). Если отпуск целиком 28 дней, денег вместо него без увольнения не будет.
Ключевое отличие: отпускные — оплата отдыха, компенсация — отказ от отдыха. Первые платят в обязательном порядке перед отпуском, вторая — только когда есть неиспользованные дни и соблюдены условия статьи 126.
Когда положены отпускные, а когда компенсация
- Отпускные: сотрудник идёт в ежегодный основной или дополнительный отпуск по графику. Выплата не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК).
- Компенсация при увольнении: в последний рабочий день вместе с остальным расчётом (статья 140 ТК). Дни считают за весь период работы, включая текущий год.
- Компенсация без увольнения: любая часть ежегодного отпуска (основного и дополнительного) свыше 28 календарных дней; в дополнительном отпуске за вредные условия — только дни сверх 7. Нужно письменное заявление работника, и заменить деньгами можно не больше определённой части — закон устанавливает предел.
- Нельзя заменить деньгами: отпуск беременным женщинам, несовершеннолетним, работникам с вредными условиями за первые семь дней дополнительного отпуска (статья 126 ТК).
Как считают сумму
Для отпускных и компенсации используют один и тот же средний дневной заработок. По Положению № 540 берут заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска или увольнения. Если все месяцы отработаны полностью, средний дневной заработок равен заработку, делённому на 12 и на 29,3. Если были больничные, командировки или другие исключённые периоды, считают по фактически отработанным дням.
Сумма отпускных — средний дневной заработок умножить на календарные дни отпуска. Компенсация при увольнении — средний дневной заработок умножить на число неиспользованных дней. Дни считают по правилам: за каждый месяц стажа, дающего право на отпуск, — 2,33 дня при отпуске 28 календарных дней. Излишки меньше половины месяца отбрасывают, от половины и больше — округляют до целого месяца (пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках 1930 года).
Если сотрудник отработал меньше года, средний заработок считают за фактически отработанные месяцы. При повышении окладов в расчётном периоде применяют коэффициент повышения.
Сравнение по ключевым признакам
| Отпускные | Компенсация за неиспользованный отпуск | |
|---|---|---|
| Когда платят | Перед отпуском, не позднее чем за три дня | При увольнении в последний рабочий день или по заявлению — за дни сверх 28 |
| За что платят | За дни отдыха по графику | За дни, которые сотрудник не отгулял |
| Средний заработок | По Положению № 540 | По тому же Положению № 540 |
| НДФЛ | Облагается, код дохода 2012 | Облагается, код дохода 2013 |
| Страховые взносы | Начисляются | Начисляются |
| Срок выплаты | До начала отпуска | При увольнении — в день расчёта; без увольнения — в ближайшую зарплату |
Налоги и отчётность
И отпускные, и компенсация облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Но в отчётности их различают по кодам дохода. Отпускные отражают с кодом 2012, компенсацию за неиспользованный отпуск — с кодом 2013 (приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@). Ошибка в коде приведёт к расхождениям в 6-НДФЛ и вопросам налоговиков.
Срок уплаты НДФЛ с отпускных и с компенсации за неиспользованный отпуск одинаковый: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют до 28-го числа того же месяца, удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца, а удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года. Страховые взносы платят в обычные сроки — до 28-го числа следующего месяца.
В расчёте 6-НДФЛ отпускные и компенсацию показывают в разных строках, потому что у них разные коды дохода. Это важно для корректного заполнения и сверки с налогоговой.
Частые вопросы
Можно ли заменить деньгами весь отпуск без увольнения?
Нет. Статья 126 ТК разрешает компенсацию только за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Если отпуск 28 дней, денег вместо него не будет.
Положена ли компенсация, если сотрудник отработал меньше месяца?
Если отработано меньше половины месяца, компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется. Если половина и больше — округляют до целого месяца и платят за 2,33 дня при отпуске 28 дней.
Чем отличается расчёт при увольнении и без увольнения?
При увольнении компенсируют все неиспользованные дни за весь период работы. Без увольнения — только дни сверх 28 календарных дней ежегодного отпуска, и только по заявлению работника.
Нужно ли платить страховые взносы с компенсации?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами так же, как отпускные. Компенсация за неиспользованный отпуск (в том числе выплаченная при увольнении) облагается страховыми взносами полностью, без лимита; необлагаемый трёхкратный/шестикратный средний заработок относится только к выходному пособию и среднему заработку на период трудоустройства.
Что будет, если не выплатить отпускные вовремя?
За задержку начислят проценты не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки (статья 236 ТК). Кроме того, возможен штраф по статье 5.27 КоАП.
Разберитесь с отпускными и компенсациями без ошибок
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Расчёт отпускных и компенсаций — регулярная задача, которую можно автоматизировать. Я смотрю, на что в бухгалтерии и кадрах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.