Что такое структурное подразделение
Коротко
Структурное подразделение — это официально выделенная часть компании со своими задачами, функциями, правами и ответственностью за их выполнение. Так его определяют в методических документах по делопроизводству и так же понимает Росстат: к структурным подразделениям относят не только филиалы и представительства, но и отделы, цеха, участки, секторы, службы, управления, департаменты, блоки, бюро и лаборатории.
Что такое структура подразделения
Структура подразделения — это его внутреннее устройство: из каких частей оно состоит, кто кому подчиняется и как распределены задачи. У маленького отдела структура простая: начальник и несколько специалистов. У департамента она двух-трёх уровневая: во главе руководитель, под ним отделы или службы, в каждом свои сотрудники.
Структуру подразделения закрепляют в двух документах: в Положении о подразделении и в штатном расписании. Первое отвечает на вопрос «что подразделение делает и за что отвечает», второе — «сколько в нём людей и на каких должностях». Если документы расходятся, работа встаёт: люди числятся в одном месте, а задачи им ставят из другого.
От структуры компании в целом структура подразделения отличается масштабом. Компания делится на подразделения и уровни управления, а подразделение — на должности, группы и секторы. Меняя структуру подразделения, вы меняете, кто в нём принимает решения и перед кем отчитывается.
Какие бывают структурные подразделения
- Департамент — крупная единица из нескольких отделов или служб. Часто встречается в холдингах и корпорациях: например, департамент розничных продаж, внутри которого маркетинг, закупки и региональные точки.
- Управление — близко к департаменту, но чаще в госструктурах и на крупных предприятиях: финансовое управление курирует бухгалтерию, плановый отдел и аудит.
- Отдел — самый частый формат: группа сотрудников с однородными функциями под руководством начальника. Отдел кадров, продаж, логистики; от трёх человек до нескольких десятков.
- Служба — сотрудники разных специальностей на общий результат: служба безопасности объединяет охрану, аналитиков и специалистов по защите данных.
- Цех, участок, сектор, бюро, лаборатория — единицы поменьше: производственные, исследовательские, вспомогательные.
- Филиал и представительство — обособленные подразделения вне места нахождения компании. Их создают по статье 55 Гражданского кодекса: филиал выполняет все или часть функций компании, представительство представляет и защищает её интересы.
- Внутреннее (необособленное) подразделение — то, чьи рабочие места находятся по адресу компании в пределах того же муниципального образования или населённого пункта. Если стационарные рабочие места оборудованы по другому адресу, подразделение считается обособленным по статье 11 Налогового кодекса, даже когда это не филиал и не представительство.
Обособленное и внутреннее подразделение
| Обособленное | Внутреннее | |
|---|---|---|
| Где находится | Вне места нахождения компании | По адресу компании или в её пределах |
| Что это | Филиал или представительство | Отдел, цех, управление, служба, департамент |
| Сведения в ЕГРЮЛ | Вносят по статье 55 Гражданского кодекса | Не вносят |
| Своя отчётность и баланс | Может вести отдельный баланс, если так решено | Нет, работает в общем учёте компании |
| Руководитель | Действует по доверенности от компании | Подчиняется руководителю компании или вышестоящего подразделения |
Зачем нужно Положение о подразделении
Положение о структурном подразделении — локальный документ, который определяет его статус, место в компании, отношения с другими подразделениями, внутреннюю структуру, задачи, функции, права и ответственность. Без него границы размываются: два отдела делают одну работу, а спорную задачу никто не берёт.
В Положении обычно пять частей: общие положения (кому подчиняется, кем создаётся и ликвидируется), задачи и функции, права, ответственность, порядок взаимодействия с другими подразделениями. К нему прикладывают штатное расписание подразделения и должностные инструкции сотрудников.
Положение утверждает руководитель компании, а не само подразделение. Когда структура меняется — отдел объединяют, делят или переименовывают, — Положение переписывают в тот же день, иначе люди продолжают работать по старому документу.
Частые вопросы
Чем структурное подразделение отличается от обособленного?
Статья 55 Гражданского кодекса делит на два вида только филиалы и представительства. Обособленное подразделение по статье 11 Налогового кодекса — это любое территориально обособленное подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места, независимо от того, отражено ли оно в учредительных документах. Оно может быть филиалом, представительством или обычным подразделением без такого статуса: в ЕГРЮЛ его не вносят, но на налоговый учёт ставят и НДФЛ и взносы платят по его месту нахождения. Внутреннее подразделение — отдел, цех, служба — рабочие места по адресу компании, отдельного учёта и баланса у него нет.
Является ли отдел структурным подразделением?
Да. Росстат прямо относит к структурным подразделениям отделы, цеха, участки, секторы, службы, управления, департаменты, блоки, бюро и лаборатории — то есть внутренние единицы компании, а не только филиалы и представительства.
Нужно ли указывать структурное подразделение в трудовом договоре?
Обязательно — только когда человека берут в филиал, представительство или другое обособленное подразделение в другой местности: тогда в месте работы указывают это подразделение и его адрес. Отдел или цех в той же местности вписывают по желанию сторон, как уточнение места работы. Если подразделение в договоре названо, перевести человека в другое можно только с его письменного согласия: это перевод. Если не названо, работодатель вправе без согласия переместить его в другое подразделение в той же местности, пока не меняются условия договора. Точную формулировку лучше сверить с кадровиком или юристом по Трудовому кодексу.
Можно ли переименовать или объединить подразделения?
Да, это решение руководителя компании. Но вместе с приказом о новой структуре надо обновить Положения о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и записи в трудовых договорах, где подразделение названо. Иначе документы начнут противоречить друг другу.
Что писать в Положении о подразделении?
Минимум: статус и подчинённость, задачи и функции, права, ответственность, порядок взаимодействия с другими подразделениями и внутреннюю структуру. Этого достаточно, чтобы подразделение отвечало за свой участок и не спорило с соседним о границах работы.
Читать в журнале
Когда структура мешает работать
Чтобы было видно, какое подразделение приносит деньги, а какое их тратит
Подразделение можно описать красиво, но собственнику важно другое: сколько денег оно приносит и сколько стоит. Пока этого не видно, структура остаётся схемой на бумаге.
Я собираю цифры компании так, чтобы у каждого подразделения, канала и направления была своя экономика: выручка, расходы и вклад в прибыль. Тогда видно, что укреплять, а что перестраивать.