Что такое онлайн-касса
Коротко
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника, которая при расчёте с покупателем печатает чек, шифрует данные о нём и через оператора фискальных данных отправляет их в налоговую. Обычный кассовый аппарат хранил чеки у себя, онлайн-касса передаёт каждый расчёт в ФНС сразу.
Из чего состоит онлайн-касса
Внутри кассы три главные части. Фискальный накопитель хранит и шифрует данные о расчётах: без него касса не работает и не регистрируется. Принтер печатает бумажный чек. Связь с интернетом нужна, чтобы чек ушёл оператору фискальных данных — ОФД, а тот передаёт его в налоговую.
Ещё нужны договор с ОФД и регистрация кассы в налоговой инспекции. Регистрацию сейчас оформляют через личный кабинет, ехать в инспекцию не обязательно. Требования к кассе и порядок расчётов задаёт Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Как чек попадает в налоговую
Покупатель платит — касса формирует чек с обязательными реквизитами: дата, время, сумма, перечень товаров или услуг, признак расчёта и система налогообложения продавца. Данные шифруются фискальным накопителем и уходят в ОФД.
ОФД проверяет чек и передаёт его в ФНС, а покупателю возвращает ответ: чек принят. Если интернет пропал, касса продолжает работать и копит чеки в фискальном накопителе, а когда связь вернётся — отправит их. Поэтому касса без интернета не встаёт, но накопитель нужно вовремя менять: срок его действия ограничен.
Кому можно работать без кассы
- Самозанятым на НПД: чек формируется в приложении «Мой налог», касса не нужна.
- При видах деятельности из части 3 статьи 2 закона № 54-ФЗ: рынки и ярмарки, газеты и журналы, билеты, приём стеклотары, ремонт обуви и ключей, присмотр за детьми и больными, сдача жилья в аренду и другие виды из этого перечня. Право не применять кассу здесь зависит только от вида деятельности — независимо от налогового режима и от того, есть ли у продавца работники.
- Всем остальным на упрощённой системе и на патенте, включая ИП без сотрудников, контрольно-кассовая техника нужна.
- Продавцы на маркетплейсах и в интернет-магазинах: здесь касса, как правило, обязательна, потому что продажа через сайт считается обычной розничной реализацией.
- Если сомневаетесь, попадает ли ваш вид деятельности под исключение, проверяйте по части 3 статьи 2 закона № 54-ФЗ и разъяснениям ФНС, а не по советам знакомых: за расчёт без кассы штрафуют.
Облачная касса
Облачная касса — это та же онлайн-касса, только стоит она не у вас на стойке, а в центре обработки данных, а подключаетесь вы к ней через интернет. Ей пользуются интернет-магазины, службы доставки, такси и те, кто принимает оплату на выезде.
Фискальный накопитель, договор с ОФД и регистрация в налоговой нужны и здесь: закон не делает для облачной кассы исключений. Отличие только в том, где физически стоит устройство и как вы к нему обращаетесь.
Что будет за расчёт без кассы
За расчёт без кассы, повторный расчёт без кассы и за чек, который не передан в налоговую, отвечает продавец. Размеры штрафов установлены статьёй 14.5 Кодекса об административных правонарушениях: для организаций суммы выше, для ИП ниже, а в некоторых случаях предупреждение заменяет штраф. Точную сумму по вашей ситуации смотрят в самой статье, потому что она зависит от того, что именно нарушено.
Покупатель вправе получить чек, а если его не выдали — пожаловаться в ФНС. Жалоба проверяется по данным ОФД: налоговая видит, был ли чек и когда он ушёл.
Частые вопросы
Чем онлайн-касса отличается от обычного кассового аппарата?
Обычный аппарат печатал чек и хранил данные у себя. Онлайн-касса шифрует каждый расчёт и через ОФД передаёт его в налоговую, поэтому проверка идёт по данным, которые нельзя задним числом подделать.
Нужна ли касса интернет-магазину?
Как правило, да: продажа через сайт, маркетплейс или соцсеть считается обычной розничной реализацией и под исключения из закона № 54-ФЗ не попадает. Проверять нужно по статье 2 закона, а не по общему правилу.
Что делать, если пропал интернет?
Касса продолжает работать: чеки копятся в фискальном накопителе и уходят в ОФД, когда связь вернётся. Следите за сроком действия накопителя и за тем, чтобы он не переполнился.
Можно ли не покупать кассу, а арендовать облачную?
Да, облачную кассу можно арендовать у провайдера. Договор с ОФД и регистрация в налоговой нужны в любом случае.
Кто такой ОФД?
Оператор фискальных данных — организация, которая принимает чеки от кассы, проверяет их и передаёт в налоговую, а вам возвращает подтверждение. С ним заключается отдельный договор.
Когда касса уже стоит, а денег в кассе не сходится
Чтобы видеть, сколько на самом деле зарабатывает каждая точка и каждый товар
Касса исправно передаёт чеки, но выручка в отчёте ещё не значит прибыль: часть товаров и услуг продаётся в убыток, и общая цифра это прячет.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов, и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.