БДР, БДДС и баланс
Коротко
БДР, БДДС и баланс — это три управленческих отчёта, которые вместе отвечают на три разных вопроса. БДР (бюджет доходов и расходов) показывает, заработал ли бизнес прибыль за период. БДДС (бюджет движения денежных средств) показывает, сколько денег пришло и ушло и хватит ли их на платежи. Баланс показывает, чем бизнес владеет и кому должен на определённую дату.
Что показывает каждый отчёт
БДР считают по методу начисления: выручку и расходы относят к периоду, в котором они возникли, а не к дате оплаты. Поэтому в БДР видна прибыль, даже если покупатель ещё не заплатил. С поставщиком так же: товар получен, а деньги не ушли — в БДР уже есть расход, а в балансе виден долг поставщику. Если деньги ушли вперёд, это аванс выданный, и расход появится позже, когда товар придёт.
БДДС считают по кассе: в него попадают только реальные поступления и списания со счетов. Здесь видно, хватит ли денег на зарплату, налоги и кредит в конкретные даты. Отчёт о прибыли этого не покажет: прибыльный месяц может закончиться кассовым разрывом.
Баланс — снимок на дату: деньги на счетах, склад, дебиторка, оборудование с одной стороны; кредиты, долги поставщикам и налоги с другой. Разница между ними — собственный капитал бизнеса. Баланс связывает два других отчёта: прибыль из БДР увеличивает капитал, а движение денег из БДДС меняет остатки.
Чем три отчёта отличаются
| БДР | БДДС | Баланс | |
|---|---|---|---|
| Вопрос | Заработали или потеряли | Хватит ли денег на платежи | Чем владеем и кому должны |
| Момент | Период: месяц, квартал, год | Период, часто по дням | Дата: на конец дня или месяца |
| Метод | Начисление: по факту операции | Касса: по факту движения денег | |
| Что видно | Прибыль, маржа, расходы по статьям | Остаток денег, разрывы, график платежей | |
| Чего не видно | Есть ли деньги на счету | Прибыльность и долги | |
| Кому нужен | Собственнику и коммерческому блоку | Собственнику, финдиректору, бухгалтерии | Собственнику, банку, инвестору |
Как три отчёта сходятся между собой
Прибыль из БДР за период должна увеличить собственный капитал в балансе — с поправкой на то, что часть прибыли собственник забрал себе. Движение денег из БДДС меняет строку денег в балансе: остаток на начало плюс поступления минус списания равен остатку на конец.
Если отчёты не сходятся, значит где-то потерялась операция или её записали дважды. Например, оплату поставщику провели в БДДС, а долг в балансе не закрыли — и баланс показывает лишнюю кредиторку. Такие расхождения ищут сверкой: каждая операция должна быть видна во всех трёх отчётах, где она имеет значение.
Вести только один отчёт опасно именно этим. По одному БДР бизнес прибыльный, а платить нечем. По одному БДДС денег полно, но они пришли авансом и завтра превратятся в долг. По одному балансу видно имущество, но не видно, зарабатывает ли оно.
Что ломается, если вести только один отчёт
- Только БДР: прибыль есть, а кассовый разрыв случается в день зарплаты — потому что выручка ещё в дебиторке.
- Только БДДС: деньги на счету растут, но это авансы, а расходы по ним уже наступили — прибыли нет, есть долг перед клиентами.
- Только баланс: видно, что бизнес стоит дорого, но не видно, окупает ли он кредиты и приносит ли прибыль.
- БДР и БДДС без баланса: не видно накопленных долгов и запасов, поэтому прибыль и деньги сходятся случайно, а не по правилам.
- Все три, но с разными правилами учёта: каждая форма живёт своей жизнью, и сверка превращается в ручную работу на неделю.
Частые вопросы
БДР и БДДС — это одно и то же?
Нет. БДР показывает, заработал ли бизнес прибыль за период, и считает по методу начисления. БДДС показывает, сколько денег реально прошло по счетам. Прибыль и остаток денег почти никогда не совпадают: разницу дают дебиторка, кредиторка, авансы и запасы.
Зачем нужен управленческий баланс, если есть бухгалтерский?
Бухгалтерский баланс собран по правилам учёта и часто с опозданием, а часть операций в нём не отражается так, как нужно собственнику. Управленческий баланс собирают под решения: в нём видно реальные долги, деньги на всех счетах, запасы и обязательства перед собственником.
Как часто собирать три отчёта?
БДДС — по мере платежей, часто на неделю вперёд. БДР — раз в месяц, иногда раз в неделю для быстрой реакции. Баланс — на конец месяца. Главное, чтобы все три собирались из одних и тех же операций и сходились при сверке.
Почему прибыль есть, а денег нет?
Прибыль считается по отгрузке, а деньги приходят позже. Разницу образуют дебиторка, авансы поставщикам, запасы на складе и платежи по кредитам, которые в БДР не попадают целиком. Ответ даёт сверка БДР, БДДС и баланса: она показывает, где прибыль осела.
Можно ли вести БДР, БДДС и баланс в одной таблице?
Можно, если таблица устроена как единый регистр операций, из которого собираются все три отчёта. Но такая таблица быстро усложняется, и ошибки в ней трудно ловить. Чаще берут специальную программу или собирают отчёты из учётной системы по заданным правилам.
С чего начать, если отчётов нет совсем?
С БДДС: он отвечает на самый острый вопрос — хватит ли денег на ближайшие платежи. Затем БДР, чтобы увидеть, зарабатывает ли бизнес. Баланс собирают последним, когда операции уже описаны единообразно и их можно разложить по строкам.
Читать в журнале
Когда три отчёта есть, а картины нет
Чтобы БДР, БДДС и баланс сходились на одном экране
Отчёты могут быть аккуратными и всё равно не отвечать на главный вопрос: что происходит с бизнесом сейчас. Цифры лежат в разных файлах, обновляются с разной скоростью, и к моменту, когда их собрали, решение уже принято.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, деньги, маржа, заявки. Собственник видит бизнес за пять минут в день и получает сообщение, когда цифра уходит за заданные пределы.