Что такое инвойс
Коротко
Инвойс — это счёт на оплату в международной сделке. Продавец выставляет его покупателю вместе с партией товара: в документе перечислены позиции, количество, цена, условия поставки и оплаты, реквизиты сторон. По инвойсу покупатель платит, а таможня и банк проверяют по нему сделку.
Что такое инвойс простыми словами
Внутри России продавец выставляет счёт на оплату в привычной форме, и этого достаточно. С зарубежным партнёром так не выходит: у каждой стороны свои правила оформления, поэтому в международной торговле принят инвойс — счёт, который понятен и покупателю, и таможне, и банку.
Инвойс составляет продавец и отправляет покупателю вместе с грузом или до отгрузки. В нём — что именно продаётся, сколько, по какой цене, на каких условиях и куда платить. Для покупателя это подтверждение сделки и запрос на оплату, для проверяющих — документ, по которому видно, что за товар пересекает границу и сколько он стоит.
По-русски инвойс называют коммерческим счётом. Английское слово прижилось потому, что документ ходит между странами, и партнёры в переписке и в банке называют его одинаково.
Что указывают в инвойсе
- Номер и дату документа, реквизиты продавца и покупателя.
- Перечень товаров: наименование, артикул, количество, цена за единицу и общая стоимость по каждой позиции.
- Валюту и общую сумму сделки.
- Условия поставки: кто и за чей счёт везёт товар, до какого места, в какой срок.
- Условия оплаты: аванс или оплата после отгрузки, срок платежа, банковские реквизиты.
- Страну происхождения товара и вес — эти данные нужны таможне.
- Подпись и печать продавца, если их требуют стороны.
Чем инвойс отличается от проформы, счёта и счёта-фактуры
| Когда появляется | Зачем нужен | |
|---|---|---|
| Инвойс (коммерческий) | После отгрузки, с фактическими данными | Счёт на оплату и документ для таможни и банка |
| Проформа-инвойс | До отгрузки, с ориентировочными данными | Подтвердить договорённости и получить аванс; счёт ещё не окончательный |
| Счёт на оплату | В любой сделке, в том числе внутри России | Сообщить сумму к оплате; подробного перечня условий в нём обычно нет |
| Счёт-фактура | По итогам сделки | Подтвердить продажу и провести её в учёте; в России нужен для вычета НДС |
Зачем инвойс таможне и банку
При ввозе и вывозе товара инвойс входит в обязательный набор документов: без него груз не оформят. Таможня сверяет по инвойсу наименование, количество, вес и стоимость товара с тем, что заявлено в декларации.
Банк смотрит инвойс при валютном контроле по внешнеторговому контракту: по нему видно, за что и сколько денег приходит из-за границы или уходит туда. Контракт ставят на учёт в уполномоченном банке, если сумма обязательств по нему не меньше 3 млн рублей по импорту и по кредитам и не меньше 10 млн рублей по экспорту. Документы по сделке, включая инвойс, резидент представляет банку по его запросу независимо от суммы контракта.
Для сделок с Арменией, Беларусью, Казахстаном и Киргизией инвойс обычно не нужен: хватает счёта на оплату, счёта-фактуры и товарных документов.
Частые вопросы
Инвойс и счёт-фактура — это одно и то же?
Нет. Инвойс — счёт на оплату в международной сделке, его выставляет продавец до или вместе с отгрузкой. Счёт-фактура — российский документ, который оформляют по итогам сделки для учёта и вычета НДС. В международной сделке могут быть оба документа.
Может ли инвойс заменить договор?
Иногда да: если стороны не составляли отдельный договор, инвойс с условиями поставки и оплаты подтверждает сделку. Но надёжнее, когда инвойс дополняет рамочный договор, а не заменяет его: в инвойсе не описать все условия сотрудничества.
Чем проформа-инвойс отличается от инвойса?
Проформу выставляют до отгрузки, и часть данных в ней предварительная: ориентировочное количество, цена, вес. Коммерческий инвойс оформляют после отгрузки, с фактическими данными. По проформе обычно просят аванс, по инвойсу — оплату поставленного товара.
Кто составляет инвойс?
Продавец. Он заполняет документ на себя и на покупателя и отправляет партнёру вместе с грузом или заранее. Покупатель проверяет, что данные совпадают с договорённостями, и платит по указанным реквизитам.
На каком языке заполняют инвойс?
Обычно на английском или на языке страны покупателя, иногда с переводом на русский. Важно, чтобы наименование товара, суммы и условия понимали обе стороны, таможня и банк.
Нужен ли инвойс при сделках внутри России?
Нет. Внутри страны продавец выставляет обычный счёт на оплату, а по итогам сделки — счёт-фактуру, если работает с НДС. Инвойс — документ для международных сделок.
Когда счёт на оплату — часть большой системы продаж
Чтобы заявки и оплаты считались в одной цепочке
Счёт, инвойс и оплата — последние шаги сделки. Если до них клиент доходит не каждый, деньги теряются раньше: на рекламе, на обработке заявки, на звонке менеджера.
Я прохожу путь каждой заявки от рекламы до оплаты, сверяю кабинеты и CRM, слушаю звонки и показываю, на каком шаге уходят деньги и на чьей стороне потеря.